A gestão de compras é importante para todas as atividades que envolvem o seu comércio. Para que ela ajude a proporcionar os resultados esperados, é necessário fazer uma administração adequada.
Apesar disso, muitos varejistas ainda não se atentaram para o fato de que devem contar com uma equipe qualificada no setor de compras. Uma aquisição bem-feita tem uma consequência estratégica e fundamental para o aumento dos lucros no varejo.
Dessa forma, confira neste artigo os resultados da má gestão de compras dentro da empresa. Leia o nosso post e entenda tudo o que não deve ser feito!
Tributação
A definição de custos possibilita separar de maneira adequada os tipos de gastos. No entanto, uma dúvida bastante recorrente se refere aos tributos sobre as aquisições, como ICMS e IPI. Nada como ter o auxílio profissional de quem entende do assunto, contratar um bom contador para isso e não ter prejuízos no que diz respeito à tributação.
Contabilmente, o custo é entendido como um gasto necessário para a fabricação do produto ou a prestação do serviço que esteja a ele associado. Por outro lado, a despesa não é inteiramente consumida especificamente nesse processo, mas sim no esforço para a manutenção do negócio ou até que aconteça a obtenção de receita.
Quando falamos de matérias-primas, o custo compreende, além dos valores de aquisição, os gastos consumidos até o momento em que os itens chegam ao estabelecimento da empresa que os comprou, tais como seguros e fretes.
Depreciação de produtos
Comprar grande quantidade de itens que têm baixa saída gera alguns problemas sérios para a empresa:
- custo com a manutenção dessas mercadorias paradas em estoque;
- produtos com a validade vencida por não terem sido utilizados ou comercializados a tempo;
- depreciação da mercadoria.
Esses contratempos impactam diretamente o departamento financeiro dos negócios e atrapalham bastante todos os processos de logística. Além disso, aumentam os gastos com reposição de mercadorias.
Portanto, é preciso manter sempre atualizada uma rigorosa planilha de controle de estoque para que a equipe de compras receba informações importantes sobre os produtos a serem adquiridos e sua saída. Além disso, é extremamente necessário levar em consideração a sazonalidade.
Fornecedores que atrasam a entrega
Quando falta algum produto em seu catálogo ou quando há atraso na entrega de alguma mercadoria, o relacionamento com os clientes é comprometido. Assim, eles podem deixar de dar preferência para a sua marca e buscar o que procuram na concorrência.
Em uma situação ainda mais delicada, fechar parceria com um fornecedor que tenha problemas com a logística ou até mesmo com a justiça pode ser fatal para o seu negócio e paralisar suas vendas, uma vez que isso afeta todo o seu empreendimento.
Com o intuito de evitar esse tipo de problema, monte uma base de fornecedores com o máximo de informações bem detalhadas sobre cada um deles. Lembre-se de que é preciso avaliar possíveis parceiros pela sua reputação no mercado, saúde financeira e, principalmente, seu histórico de entrega.
Problemas com a negociação da forma de pagamento
Uma estratégia de gestão de compras mal executada gera consequências graves para um varejo e ainda causa problemas de rentabilidade.
Sem um gerenciamento correto de contratos, por exemplo, a empresa não é capaz de analisar como são firmadas as parcerias com fornecedores, assim como avaliar quais formas de pagamento foram negociadas. Isso certamente faz com que a gestão de compras deixe de aproveitar valiosas oportunidades de negócio.
Por outro lado, a falta de boas práticas de relacionamento com fornecedores também impede que o varejo obtenha vantagens importantes no momento de adquirir os produtos que precisa. Isso neutraliza as chances de a empresa conseguir melhores condições de preço, entrega e até mesmo pagamento, por exemplo.
Análise de vendas de cada produto
Para otimizar a gestão de estoque, é fundamental analisar o fluxo de vendas. Isso porque o histórico feito pela gestão de vendas poderá embasar as decisões do empreendedor e ajudá-lo a encontrar as melhores soluções. Portanto, é essencial ter acesso e saber interpretar os dados fornecidos pelo setor comercial.
É por meio dessa análise que o gestor sabe se algum produto passa por épocas de pico ou baixa demanda, ou seja, se ele sofre sazonalidade. Quando a sazonalidade é identificada, as empresas têm a chance de evitar perdas de materiais e prejuízos financeiros.
Nesse sentido, as informações sobre aquisições devem ser registradas em planilhas ou sistemas específicos de gestão e precisam ser avaliadas mensalmente, com um estudo acerca do valor médio investido em cada item e do recurso gasto com cada um dos fornecedores.
Para tanto, é relevante fazer uma divisão e relacionar as compras feitas para a operação geral da empresa (mobiliário, computadores, impressoras, papéis, recarga de tinta, grampeadores, entre outras), as aquisições efetuadas com a finalidade de produzir bens que serão vendidos e ainda a compra de produtos já acabados que serão revendidos.
Problemas com o abastecimento
O supply chain — ou abastecimento da cadeia de suprimentos — é uma atividade de responsabilidade do setor de compras. Dito isso, sem uma gestão de compras adequada, o resultado é que a marca corre o risco de enfrentar um dos dois problemas: um estoque pequeno ou grande demais.
Dessa forma, o primeiro cenário leva à condição de desabastecimento, o que faz com que o varejo perca oportunidades de fechar negócios praticamente consolidados. Além disso, o abastecimento escasso causa impacto em toda a cadeia produtiva, como é o caso de restaurantes, por exemplo, o que gera uma queda de produtividade.
Por sua vez, o estoque grande demais também causa problemas, como perda de liquidez e imobilização dos recursos de maneira geral.
Portanto, gerenciar corretamente as aquisições é colocar em prática uma série de procedimentos. Em um cenário ideal, o setor de compras faz pesquisas para a seleção adequada de fornecedores e materiais, controla os indicadores, acompanha todo o processo para garantir as entregas em tempo hábil e inspeciona a qualidade e as quantidades de itens adquiridos.
Assim, fazer uso de um ciclo de compras principal é a melhor maneira de gerenciar todas essas funções de forma integrada. Em outras palavras, a gestão de compras deve definir antecipadamente e acompanhar todas as etapas pelas quais a empresa passa antes de concretizar uma aquisição.
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