Responsável por garantir que a empresa siga as regras estabelecidas pelo governo e pelo Fisco, a área de gestão fiscal e contábil é uma das mais complicadas de qualquer negócio. Entre as atividades que devem ser realizadas por ela, está a emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e).
Esse processo é uma exigência do Fisco para todas as empresas do mercado — com exceção do microempreendedor individual (MEI). Quando não realizada de forma correta, o negócio pode ter problemas que comprometem sua saúde financeira, como a paralisação da operação e o recebimento de multas.
Pensando nisso, colocamos abaixo as principais informações sobre a importância dessa prática e como fazer a emissão de nota fiscal eletrônica no seu negócio. Continue a leitura para conferir!
O que é a NF-e?
Basicamente, a nota fiscal eletrônica (NF-e) é a nota fiscal tradicional em formato eletrônico, ou seja, um documento digital que comprova para a Receita Federal a realização de uma transação entre duas partes que envolvem a comercialização de mercadorias ou a prestação de serviços.
Nesse modelo, o documento é apenas um arquivo eletrônico, emitido, armazenado e transacionado de forma totalmente digital. Toda empresa, com exceção do MEI, deve adotar a prática de emissão em sua operação, armazenar esses arquivos de forma segura e fazer seu envio para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de seu estado.
A validade jurídica do documento exige que a empresa tenha autorização para sua emissão, dada pela respectiva SEFAZ da região em que atua, bem como uma assinatura digital do remetente. A NF-e deve ser emitida e enviada para a SEFAZ antes de liberar a entrega do produto ou a realização do serviço.
Por fim, é importante saber que a NF-e se difere do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Enquanto o primeiro é um arquivo digital, o segundo é sua representação física, entregue ao comprador da mercadoria ou do serviço.
Como funciona sua emissão?
A emissão da NF-e pode ser feita no próprio sistema oferecido pela Receita Federal, ou, então, por um software de gestão que apresenta a funcionalidade de forma integrada aos demais sistemas e plataformas usados pela empresa.
Independentemente do modelo escolhido para a emissão, é preciso saber quais informações devem ser apresentadas no documento, bem como qual o processo correto de emissão. Apresentamos tudo isso abaixo!
Requisitos para a prática
Para fazer a emissão, é preciso que a empresa tenha:
- certificado digital: um documento que permite que a empresa realize a emissão. Existem vários modelos e a escolha varia conforme a operação do negócio e deve acontecer com o suporte de seus contadores;
- software: pode ser usado o da própria Receita Federal ou outra plataforma contratada pela empresa;
- dispositivo com acesso à internet: o software precisa de um computador, tablet ou smartphone com conexão à internet para rodar e transmitir as NF-e para o sistema principal da SEFAZ.
Campos obrigatórios da NF-e
As informações que devem ser preenchidas em todos os documentos emitidos são:
- dados do emitente: cadastro da empresa com seu CNPJ, razão social, inscrição estadual e municipal e endereço;
- dados do destinatário: informações do cliente, como CPF ou CNPJ, endereço, nome completo ou razão social;
- produtos ou serviços vendidos: descrição do item com nome, o que é, marca, modelo, número de série, espécie e tamanho, bem como forma de medida (unidade, pacote, metro quadrado), quantidade, valor unitário, valor total, peso bruto, Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), Código Especificador de Substituição Tributária (CEST), tributação, natureza da operação, forma de pagamento, Código Fiscal de Operação e Prestação (CFOP), base de cálculo do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), valor total do ICMS e valores totais da NF-e.
Processo de emissão
Para emitir a NF-e pelo sistema gratuito da Receita Federal, é preciso abrir o software escolhido e seguir as indicações para iniciar um novo documento sempre que uma venda for realizada. Essa prática pode ser desafiadora para negócios com muitas vendas, exigindo mais de um terminal com o software instalado.
Quando a empresa opta por um sistema terceiro, ele pode fazer toda a emissão e o envio do documento de forma automatizada e integrada ao processo de vendas do negócio, ou seja, quando a comercialização é feita, os dados são coletados e inseridos no sistema da NF-e, fazendo sua emissão.
Dessa forma, o uso de uma ferramenta terceira garante mais agilidade e otimização da emissão para a empresa. Além disso, normalmente, um software de gestão que faz a prática também mantém os arquivos salvos em ambiente seguro, garantindo a proteção.
Qual a importância de fazer a emissão de nota fiscal eletrônica?
Além de ser obrigatória, a emissão de nota fiscal eletrônica é um processo que gera benefícios para a empresa. Entre eles, estão:
- redução de custos com impressão de documentos;
- minimização de gastos com papel e ambiente de armazenamento;
- redução do custo de envio de documentos fiscais para a SEFAZ;
- otimização do processo de emissão e envio de dados;
- digitalização e modernização da operação.
Assim, apesar de exigir uma mudança de processos e muito provavelmente um investimento numa solução automatizada, a prática promove mudanças positivas para o ambiente do negócio e sua gestão fiscal e contábil.
Quais os problemas de não emitir NF-e?
Como falamos, empresas que deixam de emitir NF-e ou fazem o processo de forma errada podem ter problemas que afetam sua saúde financeiro. Isso acontece porque a omissão de informações fiscais é vista como sonegação de impostos.
Neste sentido, quando a empresa não faz a emissão de nota fiscal eletrônica de forma eficiente e adequada, a Receita Federal e a SEFAZ podem encontrar inconsistências nas informações da empresa e aplicarem multas ao negócio por suspeita de sonegação, bem como enviar seu responsável para a cadeia por um período de 6 meses a 2 anos.
Os valores cobrados variam entre 10% a 100% sobre o valor de cada NF-e autuada, podendo ser cumulativos. A fiscalização pode ser feita sobre transações de até cinco anos passados. Assim, é importante que a empresa mantenha de forma segura os arquivos XML das NF-es emitidas, caso a Receita Federal faça uma solicitação.
Como um software de gestão pode ajudar?
Uma das ferramentas mais buscadas para modernizar o ponto de venda é um software de gestão. Caracterizado como um sistema que automatiza e integra processos de diferentes frentes do negócio, ele promove uma série de benefícios para qualquer empresa.
Entre as atividades que essa solução pode automatizar e integrar, está a emissão de nota fiscal eletrônica, facilitando essa atividade para o gestor e os profissionais envolvidos. Assim, os dados das vendas são colocados no controle de estoque e financeiro, mantendo as informações sempre atualizadas.
Fica evidente que emitir a NF-e é um processo fundamental para o bom funcionamento de qualquer negócio. Para isso, é preciso adequar a operação e, se possível, investir num software de gestão que faça a atividade de forma automatizada e integrada com as demais práticas do estabelecimento.
Agora que você sabe a importância de fazer a emissão de nota fiscal eletrônica, acredita que é o momento de investir num software de gestão? Então, entre em contato conosco, da RCKY, e comece seu projeto!
