Toda empresa que vende produtos precisa fazer um bom controle de estoque para conseguir manter a eficiência da operação.
Entretanto, há muitos donos de empresas que não sabem muito bem como melhorar a sua operação, ou mesmo por onde começar, caso estejam pensando em iniciar um comércio.
Pensando nessa questão, hoje a RCKY resolveu listar 10 dicas para nunca errar no controle do seu estoque…
Ah! E após ler este super conteúdo, não deixe de conferir também o vídeo abaixo, nele você vai encontrar mais dicas para evitar erros na sua loja!
1. Registre tudo que entra e sai do estoque
A primeira dica sobre controle de estoque eficiente é o registro de tudo que entra e sai do estoque. Nenhum objeto do estoque pode entrar ou sair dele sem um registro.
Alguns exemplos de documentos que podem ser usados para esse registro são:
- Nota fiscal: Utilizada para controlar entradas e saídas;
- Ordem de produção: Contendo descrição, código e quantidade.
Existem algumas empresas que fazem o registro por meio de uma tabela no Excel, ou de forma manual. Todavia, hoje existem sistemas de gestão que são bem mais eficientes.
Inclusive, considere que registros manuais possuem grandes probabilidades de serem feitos de forma errada ou de serem perdidos.
Trata-se de um grave erro depender de processos manuais, pois além de eles serem mais custosos, demandarem tempo e dinheiro, eles não são eficientes.
2. Esteja atento a demanda
Controle de estoque tem tudo a ver com comprar apenas o necessário, com uma margem um pouco maior para o caso de eventualidades.
Porém, para saber a quantidade certa de itens que precisam ser comprados é muito importante estar atento à demanda individual de cada item do estoque.
Comprar uma quantidade maior do que o necessário pode gerar desperdício, ainda mais com produtos perecíveis. Comprar uma quantidade menor pode gerar escassez.
O equilíbrio, portanto, deve ser o objetivo. Dessa forma a companhia pode economizar e ter uma operação mais eficiente.
No entanto, nem sempre se trata de uma tarefa fácil saber exatamente qual é a quantidade ideal de um determinado item, ainda mais porque podem haver variações.
Na realidade, algum desperdício sempre haverá, mas o objetivo é minimizá-lo ao máximo. E caso algum imprevisto ocorra, é necessário remediar a situação.
Se, por exemplo, algum produto, em um determinado mês não alcançar a demanda mínima, pode ser interessante fazer uma queima de estoque.
3. Faça inspeções de estoque planejadas
As pessoas cometem erros porque são humanas e ninguém é perfeito. No entanto, não significa que não seja possível se precaver contra eventualidades.
Por isso, o controle de estoque, mesmo que este use de muita tecnologia, não pode dispensar as inspeções planejadas mensalmente, ou em alguma outra frequência.
Quanto mais formas redundantes de conferir a estocagem de itens estiverem à disposição de quem organiza o estoque, menores serão as chances de um erro humano.
Entretanto, é importante ressaltar que a melhor periodicidade para a inspeção do estoque é de fato mensal, pois assim se tem uma previsibilidade maior.
4. Invista em segurança
Não se pode falar em controle de estoque sem falar em segurança. Em muitos casos não se trata apenas de uma questão de organização, mas sim de um infortúnio.
Estoques podem ser roubados, ainda mais aqueles maiores que comportam milhares de itens. Eles podem ser saqueados por bandidos ou mesmo por funcionários.
Levando isso em conta, torna-se praticamente imprescindível investir em um robusto sistema de segurança, com câmeras e diferentes níveis de acesso para os funcionários.
Por sorte, hoje em dia existem muitas opções interessantes e acessíveis no mercado de sistemas de segurança completos.
A grande questão é que, não basta apenas ter a tecnologia, também é imprescindível que os colaboradores da companhia tenham o treinamento adequado.
Sempre lembrando que isso é um investimento e que, provavelmente, não será barato. Porém, deixar o estoque a própria sorte pode sair bem mais caro.
5. Invista em práticas de separação
Um estoque organizado é um estoque que funciona. Por isso, um bom controle de estoque precisa prezar por boas práticas de organização.
Algumas ideias que podem ser utilizadas para organizar e separar melhor os itens do estoque:
- Sempre considere as características de cada item para encontrar o melhor espaço;
- Separe itens por tamanho e similaridade;
- Itens frágeis devem ser armazenados com cuidados especiais.
Analise muito bem o espaço que você tem no seu almoxarifado ou galpão para identificar onde melhor os itens podem ser encaixados.
6. Priorize comunicação entre o estoque e o comercial
Quando uma empresa cresce e começa a vender bastante, muitas vezes a demanda por seus produtos pode superar as expectativas e a capacidade do próprio estoque.
Não ser capaz de atender a demanda por conta da escassez no estoque irá gerar diversas consequências, ainda mais se for vendido ao cliente um item em falta.
Por isso, para não correr o risco de firmar um contrato de venda que não pode ser cumprido no prazo, preze pela comunicação entre o estoque e o departamento comercial.
Para fazer isso, pode ser interessante estabelecer uma metodologia de comunicação e procedimentos que devem ser seguidos à risca.
Os colaboradores devem ser bem treinados e o seu treinamento deve ser revisado com alguma periodicidade. Também é importante que o ambiente de trabalho seja favorável.
Caso haja algum problema, os funcionários devem ser incentivados a se comunicarem com os seus supervisores o mais rapidamente possível.
7. Faça queima de estoque se necessário
Se por um acaso um determinado item se encontra em excesso no estoque porque ele não teve demanda o suficiente durante o mês, tente promover uma queima de estoque.
Uma queima de estoque, por sua vez, não se trata de jogar os produtos fora e, sim, criar uma campanha para vendê-los mais rapidamente, por um preço menor.
Essa estratégia de controle de estoque é útil para evitar desperdício e manter o espaço do estoque organizado para armazenar novos itens, quando estes chegarem à empresa.
Vale a ressalva de que queimas de estoque devem ser feitas por razões emergenciais e apenas quando o estoque estiver cheio de itens.
Promoções elaboradoras fora de hora ou sem um planejamento prévio, podem até criar um grande faturamento, porém podem deixar a empresa desabastecida.
Também é importante calcular muito bem o desconto que vai ser ofertado aos itens que a empresa quer se livrar. Se for alto demais, pode haver prejuízo.
Em contrapartida, se o desconto for muito tímido, a queima de estoque pode simplesmente não criar interesse nas pessoas, e esse erro não pode ser cometido.
Criar uma grande promoção que não atrai a atenção das pessoas pode criar uma imagem ruim para a empresa.
8. Fique atento a datas para diminuir desperdício
Muitos produtos, ainda mais os perecíveis, possuem uma data de validade. Ser capaz de utilizá-los antes que estraguem é absolutamente essencial.
Evitar desperdício é fundamental para negócios da área alimentícia, como restaurantes e bares que fazem e servem comida feita na hora para os seus clientes.
Para esse tipo de empreendimento é muito importante conhecer bem quais são as opções mais pedidas do menu, para ter mais foco nas compras e um melhor controle de estoque.
Por outro lado, até produtos manufaturados, caso fiquem muito tempo armazenados ou sejam armazenados em condições ruins, também podem estragar.
9. Tenha parceiros ágeis e flexíveis
Uma das dicas fundamentais sobre ter um bom controle de estoque tem a ver com possuir boas parcerias com fornecedores ágeis e flexíveis.
Ter fornecedores bons, que consigam cumprir prazos e atender a sua demanda é indispensável para um estoque eficiente. Ainda mais demandas extraordinárias.
A questão é que é muito importante saber como escolher esses parceiros, sempre buscando aqueles que oferecem o melhor custo-benefício.
Não se limite apenas a procurar por fornecedores que estejam perto da sua empresa. Em alguns casos, o frete pode até valer a pena dada a qualidade.
Também é importante verificar a reputação do fornecedor, para saber se ele entrega no prazo e se os produtos são entregues em bom estado de conservação.
Vale ressaltar que quanto mais opções de fornecedores uma empresa tiver para os mesmos itens.
10. Use um sistema de gestão de estoque
Agora, a dica mais importante de todas sobre controle de estoque: use um sistema de gestão de estoque, porque depender de controles manuais não é muito inteligente.
Lembre-se que um estoque bem gerido significa menos desperdício e mais vendas. Sem contar que um sistema de gestão também vai ajudar no controle financeiro.
Por fim, fica a dica para experimentar o sistema da RCKY, que é um sistema completo de gestão de estoque que serve para diferentes tipos de negócios.
Se você tem um restaurante, um minimercado, uma padaria, ou uma loja, o sistema da RCKY é capaz de oferecer todos os benefícios mencionados e muito mais.
