Entenda como fazer a gestão de fornecedores da sua empresa

Você já ouviu falar em gestão de fornecedores? A prática é, sem dúvida, uma das atividades mais importantes para o bom desempenho de um negócio.

Quando pensamos em varejo, ela é ainda mais necessária, uma vez que a maior parte das empresas desse segmento lida com diversos fornecedores em sua rotina.

Caracterizada pelo controle, organização e avaliação do conjunto de empresas que prestam algum tipo de serviço para o negócio…

A gestão de fornecedores é fundamental para garantir que o estabelecimento funcione sem problemas, além de trazer diversos outros benefícios que impactam em sua lucratividade.

O controle adequado permite compreender quais fornecedores não falham com suas promessas, entregam serviços de qualidade, são flexíveis e ajudam o negócio em momentos de necessidade.

Pensando nisso, colocamos abaixo as melhores práticas para desenvolver uma gestão de fornecedores eficiente, garantindo todos esses benefícios para o seu varejo. Confira!

Escolha fornecedores estratégicos

O ideal é que eles sejam vistos como parceiros do seu negócio e ofereçam garantias, como:

• Produtos e serviços de qualidade;
• Capacidade de produção superior à demanda da empresa;
• Prazos e cronograma de entrega similar ao buscado;
• Preço competitivo;
• Flexibilidade para negociações.
• Descontos para maiores quantidade.

Os melhores fornecedores são aqueles que estão dispostos a construir uma parceria com a empresa. Fazendo transações em que os dois lados são beneficiados.

Assim, o seu estabelecimento consegue preços competitivos e aumenta sua margem de lucro.

No caso dessa relação ser positiva, a empresa também pode contar com seu fornecedor em momentos de crise. Como exemplo, podemos citar duas situações:

• Quando a demanda ultrapassa a previsão e pedidos com urgência são exigidos;
• Quando o estoque está acima do máximo e é necessário fazer devolução de itens.

Algo que não pode ser deixado de lado nessa análise de fornecedor, é a sua reputação no mercado. De nada adiantam promessas, se o histórico do fornecedor o condena.

Na realidade, muitas vezes a melhor forma de avaliar uma empresa é procurando a opinião de ex-clientes ou ex-parceiros sobre ela.

Claro que uma empresa nunca será perfeita. Não é porque o fornecedor atendeu mal a um antigo cliente, que ele atende mal a todos. As circunstâncias mudam muito.

Faça um controle eficiente de custos

Como todo varejista sabe, uma boa gestão envolve o controle de custos.

Isso não é diferente quando falamos de fornecedores, que precisam ser avaliados não apenas em questão de seus preços praticados, mas também no custo total.

O ideal é fazer um acompanhamento detalhado do preço dos itens comprados, sempre comparando esses valores ao restante do mercado.

Muitos fornecedores conquistam seus clientes com promoções e descontos iniciais. Porém, com o passar do tempo, acabam se tornando mais caros que outras opções.

Uma dica muito utilizada é o uso de contratos de parcerias de longo prazo, onde o fornecedor se compromete a oferecer o menor preço do segmento ou, no mínimo, ter limites de percentual de aumento no período.

Essa prática dá garantias de estabilidade de custo para a empresa.

Mantenha um relacionamento positivo

Como falamos, é importante buscar por fornecedores que atuam como parceiros do seu negócio, garantindo mais benefícios para a empresa.

Porém, o sucesso dessa relação também depende da sua atuação, sendo um cliente de qualidade.

Nesse sentido, é indicado que se realize uma boa gestão de fornecedores e se administre os pagamentos, evitando atrasos.

Garanta também a troca de informações de qualidade, fazendo pedidos dentro do período ideal. Emergências acontecem, mas não devem se tornar rotina.

Em momentos de frustrações, não fale mal do fornecedor para outros profissionais do mercado e procure resolver os problemas dentro do relacionamento.

O fato é que não podemos esperar um bom serviço se não estamos fazendo a nossa parte corretamente como clientes, e isso é um erro muito comum cometido pelas empresas.

Além disso, quando cumprimos a nossa parte do acordo, torna-se muito mais fácil fazer cobranças. A gestão de fornecedores torna-se mais assertiva nas suas escolhas.

Realize avaliações de desempenho dos fornecedores

Outro ponto trazido anteriormente é a necessidade de avaliar o desempenho dos seus fornecedores.

Essa é uma atividade fundamental para a gestão de fornecedores e deve ser feita pela análise e acompanhamento de indicadores de resultado, como:

• Preços praticados vs. mercado: O preço cobrado pelos serviços é condizente com o valor médio do mercado? Se for maior, existem compensação?
• Taxa de aumento de valores: O reajuste dos valores cobrados está de acordo com a média? Qual indexador foi utilizado?
• Custo total do fornecedor para a empresa: Quanto está custando para a empresa manter a relação com o fornecedor escolhido?
• Nível de serviço prestado: O serviço prestado, dentro de uma escala de qualidade, está aceitável, ruim ou bom?
• Índice de não conformidades (extravios, pedidos de troca e avarias): Quanto menor for este índice, melhor pode ser vista o serviço do fornecedor.

O ideal é monitorar esses indicadores de forma contínua, identificando se eles seguem o que foi estabelecido em contrato e se atendem as estratégias pré-definidas da empresa.

Caso sejam identificados problemas e pontos que podem ser melhorados, é importante analisar possíveis causas e soluções.

Por exemplo, um fornecedor que atrasa muito deve modificar seu sistema logístico para garantir o prazo e a qualidade do serviço.

Uma forma de estimular o bom desempenho desses fornecedores é adotar políticas de ônus ou benefícios em seus contratos, ou seja…

Quando os itens acordados não forem cumpridos — como entrega dentro do prazo ou taxa máxima de produtos defeituosos —, podem ser aplicadas penalidades para o negócio.

O mesmo é válido quando eles desempenham suas funções de forma satisfatória, estabelecendo maneiras de reconhecer e bonificar o fornecedor.

Invista em tecnologia

A maneira mais simples de fazer a gestão de fornecedores é usando a tecnologia como aliada, por meio de um sistema de gestão de varejo automatizado e digital.

Existem diversas opções de softwares que facilitam todas as atividades citadas anteriormente, realizando desde o cadastro e controle de fornecedores, até a previsão de pedidos e gestão de pagamentos.

Com um software de qualidade, a empresa consegue otimizar a gestão de fornecedores e outras frentes do negócio, como logística de produtos, controle de estoque e gestão financeira.

Além de construir relações mais positivas, o estabelecimento também ganha em organização e produtividade.

Compreenda que, apesar de existirem muitas opções diferentes no mercado de softwares de gestão, escolher o melhor para a sua empresa é algo que deve ser feito com cuidado.

Isso porque cada solução possui características diferentes, sendo mais apropriados para perfis específicos de empresas. O ideal é analisar a fundo os seus benefícios.

Leve em consideração também que, o valor não pode ser o principal critério de avaliação. Foque no que a tecnologia pode fazer pela empresa e como ela pode otimizar a operação.

Inclusive, se você estiver procurando um software de qualidade garantida, uma das melhores opções do mercado é o sistema da RCKY.

Não tenha medo de mudar de fornecedor

Uma boa gestão de fornecedores também implica ser capaz de reconhecer quando as coisas não estão tão boas quanto poderiam estar, e nem sempre dá para melhorar.

Em último caso, na relação com o fornecedor, pode ser o caso de simplesmente encerrar a parceria e procurar outras opções no mercado que atendam às necessidades da empresa.

O fato é que, dependendo do ramo da sua empresa, podem haver muitas opções de fornecedores no mercado, e as razões para se trocar de parceria podem ser várias. Veja:

• Reajuste acima do ideal na mensalidade;
• Problemas com a qualidade do serviço ou produto entregue;
• Problemas de atendimento ou suporte;
• Ofertas melhores de novos fornecedores;
• Outras razões.

Na realidade, algo que é recomendável para qualquer empresa é sempre ter três opções de fornecedores. Isso ajuda a melhorar as negociações e obter melhores acordos.

Gostou de saber mais sobre a gestão de fornecedores e como realizar essa atividade com mais eficiência no seu varejo?

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