Quem faz uso de um software de gestão, dificilmente precisa lidar com problemas financeiros decorrentes de falta de informações ou ferramentas de análise.
Entretanto, nem todas as empresas conhecem as vantagens de ter um auxílio tecnológico às ajudando no dia a dia da organização. Muitos acham que é um investimento caro.
Com isso em mente, a RCKY decidiu escrever este artigo justamente para quem tem dificuldade de controlar o orçamento e precisa conhecer um software de gestão. Vamos lá?
O que é um software de gestão?
Softwares de gestão são sistemas que têm a função de apoiar a gestão financeira e administrativa de um estabelecimento. E esse sistema faz isso da seguinte forma:
- Automatizando todas as tarefas que são possíveis;
- Guardando todas os dados de forma segura e acessível;
- Oferecendo relatórios administrativos.
Fazendo uso de um sistema desse tipo, o empreendedor/administrador da empresa consegue analisar dados como o faturamento, contas a pagar, estoque e outros.
Tudo que está relacionado à operação da empresa começa a passar por esse sistema. Isso permite um controle centralizado e simples que gera uma maior produtividade geral.
Isso ocorre porque se passa a economizar muito tempo com tarefas administrativas que antes consumiam horas da equipe, mas que agora podem ser feitas automaticamente.
Vale ressaltar, todavia, que esses sistemas podem ser encontrados em versões pagas ou gratuitas. Mas tenha em mente que as versões pagas são melhores.
3 benefícios de um software de gestão
Acompanhe, a seguir, os principais benefícios decorrentes da adoção de um software de gestão das finanças.
1. Precisão no registro das informações
Uma das questões que um software de gestão resolve rapidamente é quanto ao registro das informações geradas ou colhidas por uma empresa. A principal vantagem disso é:
- Rapidez no processo de registrar informações;
- Diminuição de erros cometidos por registros feitos de forma manual;
- Poder aposentar cadernos e planilhas confusas.
O resultado disso é um aumento grande da confiabilidade dos dados, permitindo uma visão realista da empresa. Algo que muitos empreendedores, novos ou velhos, ainda não tem.
2. Padronização no arquivamento
Quando lidamos com um número muito grande de dados oriundos de diversas fontes e sobre diversos assuntos, arquivá-los de forma que faça sentido pode ser um problema.
Entretanto, com um software de gestão, todos os dados nele alimentados são guardados seguindo uma ordem cronológica e podem ser pesquisados por diversos filtros.
A razão do porque isso ocorre é porque a base de dados passa a ser comum para todos…
Todos os funcionários alimentam o mesmo banco de dados. Isso evita problemas como:
- Dados registrados em duplicidade;
- Dados não registrados por qualquer razão.
3. Aumento de produtividade
Como já comentamos anteriormente, uma das principais coisas que se pode esperar de um software de gestão é o aumento da produtividade geral do estabelecimento.
Isso ocorre em decorrência da automatização de tarefas que antes precisam ser feitas de forma manual e que consumiam um tempo precioso que poderia ser melhor alocado.
Algumas das tarefas que um sistema como esse consegue automatizar são:
- Emissão de boletos de cobrança;
- Emissão de notas fiscais;
- Coleta de dados internos e externos.
Quando as tarefas são automatizadas, o papel do gestor da empresa muda. Ao invés de se preocupar em fazer contas, agora ele toma decisões corroboradas por informações reais.
Inclusive, vale destacar que as tomadas de decisão se tornam muito mais efetivas, já que elas podem ser pensadas com mais calma e cuidado.
O que esperar de um software de gestão?
Cada software de gestão tem as suas peculiaridades próprias. Entretanto, algumas funcionalidades básicas podem se tornar uma expectativa. Vamos vê-las…
Integração
Todo software de gestão é capaz de integrar a parte financeira com a parte administrativa, juntando dados de faturamento, lucro e estoque junto das contas a pagar do mês.
Em outras palavras, ele permite uma integração muito mais fácil eficiente de todas as áreas da empresa, o que, por fim, gera um resultado muito mais realista.
Não obstante, muitos desses programas conseguem integrar facilmente com outros sistemas de marketing, como um CRM, ou mesmo sistemas do governo.
Automação
Um software de gestão que não oferece automação de tarefas cotidianas não pode ser chamado de software de gestão. Isso é o básico que se espera de forma geral.
Entre algumas das atividades possíveis de serem automatizadas, estão:
- Acompanhamento de vendas;
- Evolução do estoque de produtos e materiais;
- Cálculo da folha de pagamento;
- Conciliação bancária (essencial para verificar se está tudo certo com as finanças).
Considere ainda que com a automatização os retrabalhados são muito reduzidos, o que pode contribuir para redução do quadro de funcionários.
Armazenamento seguro dos dados
Uma das coisas que também podem ser esperadas de um software de gestão, é o armazenamento correto e seguro dos dados na nuvem.
Com essa possibilidade se torna desnecessário ter grandes arquivos físicos que ocupam espaço, acumulam pó e tornam a consulta dos dados muito imprecisas e demoradas.
Muitos sistemas de gestão, inclusive, possuem versões mobile, que permitem o administrador consultar tudo do celular em tempo real, pois os dados estão na nuvem.
Conheça o software de gestão da RCKY
O software de gestão da RCKY é um dos sistemas mais completos do mercado, oferecendo vários tipos de recursos, ferramentas e vantagens.
Isso sem contar que ele consegue atender a vários tipos de segmento, tais como:
A gestão da sua empresa fica ainda mais fácil com o PDV Mobile que a RCKY oferece, que permite gerenciar, fazer pedidos e até executar vendas pelo próprio app de celular.
Considere ainda que o sistema da RCKY permite uma gestão online completa do seu estabelecimento, estando sempre disponível onde houver acesso à internet.
Isso sem contar que todos os dados obtidos com os clientes estarão seguros na nuvem podendo sempre serem consultados. Isso significa que será possível:
- Acompanhar o faturamento;
- Ficar de olho no estoque;
- Saber quais são os pratos mais pedidos;
- Analisar vários tipos de indicadores de venda e desempenho.
Para concluir, ainda é possível centralizar todas as contas da empresa em um único só lugar, permitindo uma visão de 360º sobre tudo que está acontecendo na companhia.
Quer saber mais sobre o sistema RCKY? Então venha conversar com a gente pelo WhatsApp e tire todas as suas dúvidas a respeito da melhor solução do mercado.
