De acordo com o estudo Sobrevivência das Empresas no Brasil, um terço dos empreendimentos fecham em até dois anos de operação e 60% deles em até cinco anos. Isso acontece porque muitas pessoas começam seus negócios sem o preparo para lidar com todos os desafios de uma boa gestão empresarial e cometem erros que tornam o negócio inviável.
A realidade é que cuidar de uma empresa vai muito além de oferecer bons produtos no seu estabelecimento. É necessário lidar com questões financeiras, legais e administrativas que demandam tempo, dedicação e conhecimento de um proprietário, seja para um negócio pequeno, médio ou grande.
O desafio para pequenas e médias empresas é ainda maior, uma vez que pequenos erros podem comprometer todo o capital da organização, tornando as chances de recuperação menores. Além de que, normalmente, esses negócios são administrados por poucas pessoas que ficam responsáveis por realizar diversas tarefas ao mesmo tempo.
Pensando nisso, criamos esse guia completo com as principais informações sobre gestão empresarial para pequenas e médias empresas. Abordamos os seguintes temas:
- a importância da gestão para o negócio;
- como fazer um planejamento estratégico;
- quais indicadores de desempenho são importantes para acompanhar;
- como otimizar seus resultados com métodos e ferramentas; e
- como começar.
Leia até o final para conferir!
O que é e qual a importância da gestão empresarial?
Gestão empresarial é o termo usado para indicar todas as atividades e processos que devem ser realizados para que uma empresa funcione corretamente no mercado. Envolve o planejamento de um negócio, sua criação e administração. Dentre suas atividades, estão:
- criação de um planejamento estratégico;
- avaliação de indicadores de resultado do negócio;
- definição de tarefas e atividades para os funcionários;
- mudanças no escopo da empresa.
Gerir um negócio envolve fazer escolhas que afetam seus resultados. Portanto, é responsabilidade do gestor decidir quais são os objetivos da empresa e quais estratégias serão usadas para alcançá-los, delegando tarefas e tomando decisões.
Num ambiente cada vez mais competitivo, em que novas empresas surgem o tempo todo, é a gestão empresarial que torna o negócio diferente das demais e determina seu sucesso. Dessa forma, independente do tipo do seu tipo de negócio, é fundamental procurar formas de garantir uma boa gestão.
Quais são as áreas da gestão empresarial?
A gestão empresarial pode ser dividida em diferentes áreas de negócio. Algumas empresas possuem mais ou menos setores, porém, colocamos abaixo os mais importantes para pequenos e médio estabelecimentos.
Gestão financeira
A gestão financeira envolve todas as atividades relacionadas às finanças do negócio, como previsão e acompanhamento do fluxo de caixa, contas a pagar, orçamentos e cuidados que envolvem o dinheiro da empresa.
Normalmente, em pequenas e médias empresas essas tarefas são conduzidas pelo proprietário do negócio. Porém, quando o estabelecimento começa a crescer, é indicado ter ajuda de uma pessoa da área financeira, principalmente para lidar com impostos e outros fatores burocráticos que tendem a custar muito para o negócio.
O ideal é que seja feito um planejamento financeiro empresarial para evitar problemas que comprometem a saúde financeira do negócio, como atrasos de pagamentos de fornecedores, funcionários e aumento de dívidas.
Gestão de pessoas
Outra área importante para qualquer empresa é a gestão de pessoas, ou seja, o cuidado com seus funcionários. Dentre suas atividades estão a contratação de colaboradores, execução de treinamentos, supervisão e acompanhamento de desempenho, bem como o cuidado com as questões legais.
Essas atividades garantem que as obrigações trabalhistas estão sendo cumpridas e que seus funcionários estão satisfeitos com o ambiente de trabalho, bem como preparados para lidar com os clientes, oferecendo um bom atendimento e cumprindo com suas tarefas.
Gestão da cadeia de suprimentos
Essa área cuida das questões relacionadas com toda a cadeia de suprimentos do negócio, desde a escolha de matéria-prima, seleção de fornecedores, realização e recebimento de pedidos e controle de estoque. Além disso, cuidados com logística de produtos, como entregas de pedidos aos clientes, também são cuidados aqui.
O objetivo da cadeia de suprimentos é manter um fluxo otimizado de entrada e saída de produtos, garantindo que eles não faltem no estabelecimento ou não fiquem parados no estoque, gerando custos desnecessários.
Gestão de marketing e vendas
Por fim, como parte de uma boa gestão empresarial, é preciso pensar nas atividades que garantem mais vendas para o negócio. Para isso, é preciso unir ações de marketing e boas estratégias de vendas.
Marketing
O marketing envolve todas as atividades que visam atrair clientes para o estabelecimento, melhorar a experiência do consumidor e garantir que eles voltem ao local para realizar novas compras, chegando a sua fidelização.
Decisões de campanhas de comunicação e promoções de venda são comuns para atrair clientes. Promover pesquisas sobre a satisfação dos consumidores e pedir feedbacks ajudam na tarefa de melhorar sua experiência.
Vendas
Nesse campo, as atividades são voltadas para criar estratégias para aumentar as vendas do negócio. Treinamento para vendedores, metas e acompanhamento de seus resultados fazem parte dessa área. As decisões envolvem a escolha dos profissionais, definição de suas metas e quais incentivos serão usados para que eles alcancem esses valores.
Fica evidente que a gestão empresarial é responsável pelas decisões que definem o sucesso do negócio. Para lidar com todas suas áreas, é preciso construir um planejamento estratégico, considerando todas as necessidades do empreendimento e seus objetivos no mercado.
Como fazer um planejamento estratégico?
O planejamento estratégico é uma ferramenta que ajuda o gestor na definição e execução das atividades necessárias para alcançar os objetivos da organização, bem como de cada uma das áreas do negócio.
O ideal é fazer um planejamento antes de abrir uma empresa, uma vez que esse documento serve como um passo a passo do que realizar para que o negócio seja um sucesso. O planejamento deve ser atualizado conforme os objetivos são atingidos ou o cenário da organização muda.
Para fazer um planejamento eficiente, é necessário que ele responda as três questões abaixo:
- onde estou?
- para onde quero ir?
- como chegar lá?
Para responder essas questões e construir um bom planejamento estratégico, é preciso seguir sete passos. Detalhamos cada um deles a seguir.
Estudo do mercado e da empresa
A primeira etapa do planejamento é a compreensão do mercado onde a empresa atuará, bem como sua estrutura atual. Essa análise responde a primeira pergunta de uma boa estratégia.
Deve-se entender como funciona esse mercado, quais são os principais concorrentes, como eles atuam e como a sua empresa pode ser diferente das demais. Além disso, é preciso conhecer o público-alvo, seus desejos e necessidades para definir as melhores formas de conquistá-lo.
Uma maneira simples e eficiente de fazer essa análise é usando a matriz SWOT ou FOFA (forças, oportunidades, fraquezas e ameaças). Essa ferramenta fornece uma visão ampla da situação da empresa no mercado. Confira abaixo como construí-la:
- forças: os pontos fortes e diferenciais do negócio, fatores que atraem clientes e tornam a empresa mais interessante;
- fraquezas: os pontos fracos do negócio, que comprometem seus resultados, atividades ou serviços que concorrentes fazem melhor;
- oportunidades: são as oportunidades de negócio no mercado, tendências e necessidades que podem ser aproveitadas pela empresa para conquistar o consumidor;
- ameaças: fatores do mercado que podem prejudicar as empresas que nele atuam e devem ser monitoradas para que a organização saiba como lidar com elas.
As forças e fraquezas são em relação à empresa e sua atuação, enquanto as ameaças e oportunidades são fatores do mercado que afetam todos os concorrentes, ficando a critério de cada companhia decidir como lidar com eles. Um exemplo disso são fatores políticos e econômicos.
Definição de objetivo
O segundo passo do planejamento estratégico é a definição de um objetivo macro para o negócio. Esse objetivo é o que a empresa quer alcançar dentro de um determinado período de tempo, respondendo a segunda questão apresentada.
O ideal é que ele seja quantificável para que, ao final do período determinado, seja possível avaliar se ele foi alcançado ou não e quais fatores influenciaram para esse resultado.
Além disso, é indicado que seu objetivo seja audacioso, porém, realista. Estabelecer metas que não são viáveis prejudica o negócio, desmotivando o time e criando um ambiente de incertezas desnecessário na empresa.
Como exemplo, vamos usar um pequeno empreendedor que possui um restaurante. Ele está pensando em aumentar seu estabelecimento, porém sabe que precisará de mais dinheiro para fazer o investimento no próximo ano. Dessa forma, seu objetivo anual poderia ser crescer as vendas em 30% mantendo a estrutura de custos atual.
Um ponto importante é que esse é o objetivo macro do negócio. Ainda é necessário determinar os objetivos micros de cada área, de forma que eles contribuam para o objetivo geral. Porém, essa definição deve ser feita considerando outras variáveis que explicaremos nos próximos tópicos do planejamento.
Estratégias e as ações
Antes de mais nada, é preciso diferenciar estratégias de ações. A primeira diz respeito à forma como o objetivo será alcançado, enquanto a segunda indica as medidas que devem ser implantadas para que isso seja possível. Juntas, elas respondem a terceira pergunta.
No nosso exemplo, o empreendedor pode usar como estratégia criar um happy hour no estabelecimento. Para isso, será necessário fazer algumas ações, como compra de cervejas e bebidas, contratação de garçons para o horário, bem como a criação de uma campanha de divulgação.
Existem diferentes formas de definir suas estratégias e ações, uma delas, é pedir a contribuição dos próprios funcionários, por meio de um brainstorm de ideias. Outra forma é procurar por exemplos de estratégias que já foram feitas por outras empresas e adaptá-las ao negócio.
Independentemente do método escolhido, é necessário organizar as estratégias e ações em um cronograma para todas as áreas do negócio. Dessa forma, é possível acompanhar o desenvolvimento do seu plano estratégico.
Alinhamento com a equipe
Com um plano criado, é preciso que ele seja apresentado para todo o time, afinal, os colaboradores são responsáveis por grande parte de sua execução. Nesse momento, é importante mostrar o papel de cada área e funcionário, apresentando suas metas e como eles devem trabalhar para que sejam alcançadas.
Implementação e monitoramento
Esse é o momento de colocar o planejamento realizado em prática. Siga o cronograma planejado e acompanhe a execução de cada ação definida anteriormente. O monitoramento é fundamental para identificar problemas que não foram previstos no planejamento. Nesse momento, é preciso procurar meios de contornar esses desafios.
Avaliação e ajustes
Como falamos, problemas podem surgir e é preciso acompanhar a execução do planejamento de perto para que eles sejam identificados e corrigidos. Nesse sentido, é importante avaliar o desenvolvimento do que foi planejado, identificando se as previsões foram corretas e se é necessário fazer ajustes para alcançar o objetivo estabelecido.
No nosso exemplo, imagine que o happy hour está acontecendo como planejado, porém, percebe-se que os clientes não estão consumindo como esperado porque eles preferem outras bebidas. Uma saída é trocar as bebidas oferecidas, ajustando o planejado.
Quais são os principais indicadores de desempenho?
Agora que seu planejamento estratégico foi feito com eficiência e está em execução, é preciso decidir quais indicadores de desempenho serão usados para avaliar se as ações estão dando o resultado esperado e se o negócio está seguindo conforme planejado. Colocamos abaixo os principais indicadores que devem ser acompanhados em pequenas e médias empresas.
Indicadores financeiros
Os indicadores financeiros mostram como está a gestão financeira da empresa. Sua análise mostra os riscos e problemas relacionados ao capital do negócio. As métricas mais importantes são:
- receita: total de vendas do negócio;
- custos: total de gastos;
- lucro: valor real ganho pela empresa;
- margem de lucro: porcentagem de ganho real sobre o a receita.
Esses indicadores são influenciados uns pelos outros, por exemplo, o lucro é calculado pela diferença entre a receita e custos. Isso indica que olhar todos eles permite identificar pontos que podem ser melhorados.
Indicadores do cliente
Esses indicadores mostram como está o relacionamento dos clientes com a empresa, bem como o desempenho da área de marketing e vendas. Os mais importantes são:
- total de clientes;
- nível de satisfação;
- taxa de recompra;
- total de abandonos de compra.
Avaliar esses indicadores mostra se é necessário atrair mais cliente ou focar as ações em melhorar a conversão dentro do seu estabelecimento. Caso seja identificado que a taxa de recompra é baixa ou o abandono é alto, é preciso pensar em como melhorar o atendimento e os benefícios que o negócio possui.
Indicadores internos
Por fim, é preciso acompanhar indicadores que mostram o desempenho dos funcionários e o ambiente interno do negócio. Esses valores mostram se há problemas entre os colaboradores, causando custos desnecessários para a empresa. Os mais importantes são:
- produtividade dos colaboradores;
- alcance de metas;
- satisfação com o ambiente;
- rotatividade de funcionários (turnover).
Muitos pequenos e médios negócios esquecem de avaliar se seus colaboradores estão satisfeitos com as condições de trabalho e acabam tendo muitos custos com turnover ou então precisam contratar mais do que o necessário porque seus funcionários apresentam baixa produtividade.
Quais são as práticas para otimizar a gestão empresarial?
Quando a empresa já está no mercado há algum tempo é possível adotar medidas que otimizam a gestão empresarial, encontrando formas de reduzir os custos e melhorar os resultados de seus indicadores, facilitando o alcance de suas metas e objetivos.
Além de manter o planejamento estratégico sempre atualizado, é indicado procurar outras ferramentas e métodos que facilitam todas as atividades da empresa, assim como a matriz FOFA auxilia na construção do planejamento.
Além disso, é fundamental ter funcionários bem qualificados para que eles sejam capazes de melhorar suas tarefas e produzir cada vez mais. Fornecer treinamentos e dar liberdade para que eles adotem novas técnicas e estratégias são boas práticas.
Outra dica que otimiza sua operação é o uso de parceiros, terceirizando tarefas e processos que não são o objetivo principal do negócio (core business). Essa prática permite que seus funcionários foquem apenas no que é fundamental para a empresa e permite que pessoas especializadas lidem com essas outras funções.
Por fim, a melhor forma de otimizar a gestão empresarial é usando a tecnologia para automatizar tarefas manuais, ganhar capacidade de produção, reduzir gastos e aumentar sua competitividade.
Muitos empreendedores acreditam que soluções tecnológicas não são feitas para pequenos e médio negócios, porém, existem no mercado diversas opções que são criadas pensando exatamente na necessidade dessas empresas. Portanto, basta procurar as soluções que melhor se encaixam no seu negócio.
Quais são as melhores técnicas e ferramentas?
Como falamos, uma forma de otimizar sua gestão empresarial é encontrando técnicas e ferramentas que melhoram seus processos e aumentam sua eficiência — entre elas, estão as soluções tecnológicas. Colocamos abaixo as melhores opções para pequenas e médias empresas.
Sistema de gestão empresarial
A primeira dica é a adoção de um sistema de gestão empresarial para seu estabelecimento. Esse sistema permite a automação de diversas atividades do negócio, como controle do fluxo de caixa, gastos, estoque, clientes e diversas outras funções importantes.
Existem soluções voltadas para o pequeno e médio empreendedor, bem como para aqueles que atuam no varejo, oferecendo sistemas de ponto de venda para que elas sejam feitas de forma mais rápida e eficaz. Além disso, é possível adotar comandas inteligentes e sistema de delivery.
Business Model Canvas
Outra ferramenta que ajuda na construção do planejamento estratégico da empresa é o Business Model Canvas ou apenas Canvas como é conhecido no Brasil. Essa ferramenta permite descrever todas as áreas importantes do negócio e como suas atividades serão conduzidas. Para isso, são usados nove quadros num layout:
- proposta de valor: diferencial entregue pela empresa;
- segmentos de clientes: quais os diferentes tipos de clientes atendidos;
- relacionamento com clientes: como é feito o relacionamento com os clientes;
- canais: quais canais são usados para vender os produtos e se relacionar com o público;
- parceiros-chave: quais parceiros são fundamentais para que a empresa funcione;
- atividades-chave: quais atividades são essenciais;
- recursos-chave: quais recursos são cruciais para a organização;
- estrutura de custos: quais são os gastos da empresa; e
- fluxo de receitas: quais são as fontes de receita.
Esse quadro pode ser criado em papel ou em plataformas online. O ideal é que o gestor o faça com a participação dos responsáveis pelas diferentes áreas da empresa.
Net Promoter Score
O Net Promoter Score (NPS) é a mais conhecida e usada pesquisa de satisfação no mundo. Sua aplicação é muito simples e fácil de ser feita em qualquer negócio, uma vez que se trata de apenas duas perguntas. Abaixo a pesquisa:
“Indique numa escala de 0 a 10 o quanto você indicaria a empresa [nome da empresa] para seus amigos, familiares e conhecidos”.
“Por que escolheu essa nota?”
O resultado é avaliado pela média das respostas, classificando os clientes em detratores, neutros e promotores. Considerando as seguintes faixas de pontuação:
- notas de 0 a 6 — detratores: são aqueles que indicam que estão insatisfeitos com a empresa, não a recomendam e não são fiéis;
- notas de 7 e 8 — neutros: são aqueles consumidores que não estão totalmente insatisfeitos, porém, trocariam a empresa por melhores ofertas;
- notas de 9 a 10 — promotores: são os consumidores mais fiéis e satisfeitos com a empresa, tanto que a indicariam para conhecidos.
O ideal é que seus clientes estejam, em sua maioria, na terceira classificação. Caso seja percebido que essa não é a realidade, é preciso adotar medidas que mudem essa condição.
Além disso, o NPS pode ser usado internamente, com os colaboradores, prática conhecida como e-NPS. A única alteração é que a pergunta é em relação ao ambiente de trabalho.
Objetivos e Resultados-chave (OKR)
Por fim, a definição de objetivos e resultados-chave da empresa podem ser construídos, implementados e otimizados com a ajuda da metodologia OKR. Criada pelo Google e usada no mundo inteiro, ela determina as melhores maneiras para atingir objetivos.
Existem no mercado opções de softwares e plataformas que permitem sua criação e acompanhamento de forma automatizada e simples, facilitando a adoção por diferentes empresas.
Como começar?
Após ler todas essas informações você provavelmente está se perguntando: como começar? O indicado é que você comece aceitando que a gestão empresarial é importante e se comprometa e melhorá-la no seu negócio. Depois disso, inicie o planejamento estratégico.
Adotar todas essas medidas leva tempo e dedicação, porém, com as decisões corretas, em pouco tempo você pode mudar sua empresa e garantir que ela não entre para as estatísticas de estabelecimentos fracassados.
Uma dica importante é procurar ajuda e trabalhar com seus parceiros para otimizar suas decisões. Você pode, por exemplo, procurar um sistema de gestão empresarial fornecido por uma empresa que trabalha com você na adaptação do negócio com esse novo formato e esteja sempre disponível para solucionar dúvidas, te ajudando a alcançar seus objetivos.
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