Cuidar do estoque, da compra de produtos, gerenciar as atividades da equipe interna e de atendimento e conferir o planejamento financeiro são apenas algumas das várias outras responsabilidades encaradas por um empreendedor — isso porque nem falamos daqueles que administram uma rede de lojas.
Ao final do dia, depois de todo trabalho, sempre resta algo a ser feito, não é mesmo? Essas atividades são complexas e exigem muita atenção e acompanhamento contínuo, mas, o mercado oferece um poderoso e indispensável aliado para o controle do seu negócio: o sistema de gestão empresarial.
Talvez você ainda não tenha ouvido falar sobre ele ou não conheça as opções de sistemas de automação de processos no varejo. E é por isso que criamos este artigo, reunindo tudo o que você precisa saber sobre os famosos sistemas de gestão. Se interessou? Então, continue a leitura e confira!
O que é o sistema de gestão empresarial?
Em poucas palavras, trata-se de uma ferramenta que veio atualizar os processos administrativos de um negócio, substituindo métodos ultrapassados com o uso da tecnologia. Ou seja, saem as planilhas manuais, a agenda de papel, as pastas espalhadas no computador e mesas do escritório e entra um programa — ou software, se você preferir — capaz de reunir e analisar informações estratégicas do seu negócio.
Nele, você consegue criar planilhas de controle de compras, gerenciar as mercadorias no estoque, cadastrar vendas, inserir informações sobre clientes e fornecedores, gerar diferentes relatórios de desempenho e muito mais!
O que este sistema pode fazer para sua empresa?
Demos apenas uma amostra das vantagens que o uso de uma ferramenta de gestão empresarial pode fazer em seu negócio. Quer conhecer outros benefícios para melhorar a administração de sua empresa? Então, continue a leitura!
Adaptável a todos os tipos de empresa
Felizmente, os sistemas de gestão são acessíveis a qualquer empresa, independentemente do porte ou área de atuação. Ou seja, todos podem se beneficiar das melhorias que são proporcionadas por essa ferramenta na gestão de custos e pessoas.
Ótimo custo-benefício
Com o aumento da procura por esse tipo de serviço, os custos para a adoção das ferramentas de gestão também acabaram tornando os sistemas de gestão mais acessíveis. O valor investido na aquisição desses sistemas retorna em pouco tempo para o bolso da empresa devido a toda economia, controle e informação estratégica proporcionada pela contratação do produto.
Integração dos processos
Agora você não precisa mais sair pela empresa perguntando aos seus colaboradores onde está a planilha de controle financeiro ou de faturamento. Isso porque o sistema de gestão empresarial consegue reunir todas essas informações em uma única plataforma, e sempre que você precisar acessar as informações de um determinado setor, basta clicar na aba correspondente.
Atualização automática
Cada vez que uma nova informação é incluída no sistema, os dados são atualizados automaticamente. Imagine que você tenha realizado o registro de uma nova venda: com a plataforma, ao verificar a planilha de receitas armazenadas, você perceberá que essa venda já foi contabilizada. Ou seja, muito mais praticidade para o seu dia a dia.
Menos erros
Além do tempo perdido, o registro manual das informações administrativas é mais propenso ao erro, especialmente quando comparado ao controle eficiente dos sistemas automatizados de gestão empresarial. Sendo assim, a sua firma terá muito mais segurança na hora de obter os relatórios.
Diminuição de custos
A solução oferecida pelo sistema de gestão com centralização das informações em um único sistema já é bastante econômica, e, com o tempo, você perceberá que os custos em geral serão reduzidos graças às informações detalhadas sobre os diferentes setores do negócio.
Vale lembrar, também, que tempo de trabalho de uma tarefa concluída pelo sistema de gestão empresarial é uma economia a mais para o seu negócio.
Mais união entre os setores
Como gestor, é sua responsabilidade trabalhar pela integração entre os diferentes setores de sua empresa. A integração dos dados em uma única plataforma e análise em conjunto das métricas disponíveis podem ajudar na criação de planos cada vez mais eficientes para o negócio, o que é possível com o trabalho em equipe.
Outro ponto positivo é que essa integração também traz impactos no clima organizacional do empreendimento. Afinal, quando a equipe trabalha feliz, motivada e alinhada aos objetivos da empresa, o negócio anda bem.
Segurança das informações
Ao optar por uma empresa reconhecida no mercado dos sistemas de gerenciamento automatizados, você obtém um serviço extremamente seguro e capaz de proteger os dados do seu negócio.
Isso porque é possível que você defina os perfis dos usuários que acessam o sistema. Você pode, por exemplo, limitar o acesso do funcionário responsável pelo controle do estoque para acessar somente as informações que ele precisa para executar suas tarefas.
Maior vantagem competitiva
Quando você pode contar com os relatórios precisos gerados por essa ferramenta, você tem à disposição informações importantes que ajudam a elaborar as projeções de sua empresa a curto, longo e médio prazo.
Assim, fica mais fácil verificar o que precisa ser ajustado para reduzir custos e quando é possível pensar em uma expansão. Esse conhecimento aprofundado do seu negócio garante, inclusive, uma maior vantagem competitiva em relação à concorrência.
Quais os principais tipos de sistema de gestão empresarial?
Falamos sobre o que é e quais são as principais vantagens dos sistemas de automatização dos processos gerenciais. Agora, chegou o momento de saber um pouco mais sobre as duas ferramentas de gestão mais utilizados pelas empresas: o ERP e o CRM. Veja:
Entreprise Resource Planning
O ERP — que em português significa Planejamento de Recursos da Empresa — é um sistema de gestão empresarial voltado para o gerenciamento dos processos internos da firma. Ele cuida de todas aquelas atividades rotineiras de um empreendimento, tanto no âmbito administrativo quanto operacional. Entre as principais utilidades da ferramenta destacamos:
- automatização de atividades;
- gestão especializada;
- maior inteligência, qualidade e segurança das informações;
- integração de todos os departamentos da empresa;
- informações consistentes e completas;
- controle de estoque, de prazos, de custos, de pessoal;
- simplificação dos processos operacionais da empresa;
- melhora da eficiência e produtividade.
Normalmente, o sistema ERP é dividido em módulos e você pode escolher aqueles que são mais adequados à rotina de sua empresa. Os mais importantes são os de vendas, controle de estoque, fiscal, compras, recursos humanos e processos.
Customer Relationship Manager
Quem trabalha no segmento de vendas sabe de cor os processos necessários para conquistar ou manter um cliente. Com a adoção do CRM você adquire uma ferramenta fundamental para criar e gerir oportunidades de negócios.
Esse sistema reúne informações de todas as etapas do ciclo de vendas, fornecendo ao departamento comercial algumas informações importantes para abordar o cliente de maneira mais adequada em cada fase da compra. Além disso, como foi desenvolvido para permitir que sua empresa mantenha um relacionamento com seu cliente, o CRM pode armazenar informações que ajudam a:
- melhor gestão de oportunidade de vendas;
- compreensão da jornada de compra dos seus clientes;
- aprimorar técnicas de vendas;
- alinhar os departamentos de marketing e vendas;
- automatizar relacionamentos;
- registrar um histórico dos clientes;
- garantir mais agilidade no processo de compra e venda.
O CRM oferece muitas oportunidades para você incrementar suas abordagens de venda e gestão de oportunidade de negócios. Aproveite essa informação organizada e sempre à disposição para tratar cada cliente como único. Afinal, estamos na chamada “era da personalização” e os consumidores não querem mais ser vistos apenas como um comprador do seu produto ou serviço.
ERP ou CRM: qual é o melhor?
Cada um possui finalidades diferentes e complementares, cabendo a você definir qual é sua prioridade no momento. Se seu objetivo for melhorar os processos operacionais do negócio, sem dúvida o ERP deve ser sua melhor opção, mas, caso o seu foco seja os clientes, escolha o CRM.
Em geral, a solução adotada pela maioria das empresas é a adoção dos dois modelos, uma vez que a profissionalização de uma organização depende do uso de todos os recursos disponíveis no mercado.
Por que ele é importante para as empresas do varejo?
Até agora você viu que o sistema de gestão empresarial traz benefícios valiosos para as firmas de todos segmentos. Então, chegou a hora de entender um pouco sobre a importância que ele tem para as empresas do varejo. Preparado?
Maior controle operacional
Com todos os processos do dia a dia no varejo acontecendo ao mesmo tempo, é necessário um controle preciso. Então, um sistema de gestão empresarial surge como um recurso indispensável ao gestor do varejo. A ferramenta oferece uma visão panorâmica das áreas estratégicas do seu negócio onde quer que você esteja e sempre que precisar, sendo um modo prático de acompanhar os resultados e realizar planejamentos.
Maior produtividade
Já parou para calcular o tempo necessário que um funcionário gasta para verificar todo o estoque da sua loja? E quantos minutos se passam do momento em que o cliente faz o pedido até ele finalizar a compra?
Pensando nisso, as ferramentas de automatização de processos contribuem para o aumento da produtividade. Afinal, cada segundo desperdiçado por um profissional ao realizar uma atividade que poderia ser otimizada com o uso da tecnologia sinaliza uma produtividade mal aproveitada e que pode gerar prejuízos a longo prazo.
Aplicações no PDV
Qualquer ferramenta que auxilie o varejista a agilizar o atendimento na frente de caixa é bem-vinda, certo? É por isso que os sistemas de gestão desenvolvidos para o varejo oferecem toda a estrutura necessária para tornar a experiência da venda a melhor possível.
Além disso, com um consumidor cada vez mais exigente e impaciente, é melhor contar com a ajuda da tecnologia para agilizar os pedidos, pagamentos e liberação da nota fiscal.
Controle de estoque eficaz
É necessário muito cuidado para manter a quantidade de mercadorias disponíveis no estoque adequada à demanda. Ao utilizar um sistema automatizado de gestão para o varejo, você conseguirá controlar seu estoque com precisão, identificando rapidamente quais produtos tiveram mais saída, quais estão parados e quais mercadorias precisam ser repostas.
Com o tempo, você perceberá como é fácil prever demandas e controlar o estoque a partir das análises fornecidas pela ferramenta de gestão de estoque.
Aumento das vendas
Este é um benefício desejado e trabalhado por todos os varejistas: aumentar as vendas. A essa altura você pode até se perguntar como isso é possível a partir da automatização de processos em sua loja, e pra ter a resposta, é só pensar nas vantagens listadas anteriormente.
Com uma gestão de estoque eficiente e um controle das contas e faturamento, é possível melhorar a gestão de vendas. No caso do varejo, o registro com o histórico de compras dos clientes, com preferências e o tíquete médio, por exemplo, é possível pensar em estratégias de vendas mais sólidas e eficazes.
E com as ferramentas desenvolvidas especialmente para frente de caixa, você não apenas garante a fidelização dos clientes, como também pode ainda ampliar seu público consumidor.
Controle fiscal
As normas da legislação costumam mudar e um pequeno erro pode gerar multas que comprometem o faturamento do varejo. Não é à toa que o controle fiscal de uma loja está entre uma das grandes responsabilidades de gestão. Sendo assim, os sistemas automatizados de gestão são constantemente atualizados de acordo com as necessidades dos varejistas, atendendo todas as leis em vigor e evitando problemas fiscais.
Tendências do mercado de gestão empresarial: onde investir?
Você já sabe que as organizações varejistas devem acompanhar as mudanças do mercado, então, que tal conhecer alguns sistemas de gestão empresarial inovadores para o seu ramo? Confira.
1. Sistema para gestão de redes
Além da possibilidade de acesso rápido e fácil a todas as informações gerenciais do seu negócio em tempo real, o sistema online para gestão de redes traz novidades para as redes de loja e alimentação. Conheça algumas delas:
- maior controle dos produtos: chega de planilhas manuais para verificar a entrada e saída dos produtos. Com esse sistema de gestão, você pode acompanhar o desempenho de cada um dos itens disponíveis no seu estoque, criando uma análise de dados cada vez mais precisa. Assim, fica mais fácil saber em quais mercadorias vale a pena investir;
- sem prejuízo com mercadorias perdidas: quando pensamos em produtos, há outro ponto importante a ser considerado, a gestão de estoque. Sendo assim, o ideal é reduzir a perda de mercadorias com um controle de estoque detalhado, atualizado e eficiente;
- melhor gerenciamento pessoal: é importante que você possua uma ferramenta que o ajude a gerenciar melhor seu relacionamento com fornecedores, parceiros e clientes. Ao adotar o sistema online para administrar seu negócio, você conseguirá definir com clareza todos os participantes envolvidos na rede de negócios de sua rede de lojas e de alimentação;
- relatórios de faturamento completos: informações precisas e abrangentes são imprescindíveis para você que deseja manter uma vantagem competitiva. Com o sistema online você e os gerentes locais terão acesso completo ao faturamento de cada uma das lojas, facilitando a tomada de decisões.
2. Sistema para gestão de varejo
O Sistema Administrativo para Lojas de Varejo e Alimentação também é uma das principais tendências do mercado do sistema de gestão empresarial. Entre suas principais funcionalidades está a geração de relatórios sobre controle de vendas, mas não é apenas isso!
Todo o processo de vendas pode ser consultado sempre que você quiser, começando do contato com seus fornecedores e a compra de mercadorias, até a análise das vendas realizadas. Esse sistema focado na rotina do comércio varejista descomplica a gestão da sua empresa e permite que você tenha um maior controle do seu negócio, permitindo que decisões sejam feitas com mais segurança.
3. Sistema para frente de caixa
Outra novidade disponível no mercado foi desenvolvida pensando no PDV. O Sistema para automação das vendas traz mais agilidade e praticidade no momento da venda, melhorando a qualidade de atendimento.
Aqui, você ganha mais velocidade de atendimento, ampliando a possibilidade de mais vendas, sendo uma ótima estratégia para a fidelização de clientes. Afinal, um consumidor satisfeito após ser bem atendido tende a voltar mais vezes ao seu estabelecimento.
Isso é possível pois, o sistema para frente de caixa, centraliza todo o processo de venda do cadastro ao fechamento. No caso do segmento alimentício, ele registra, inclusive, os pedidos dos clientes em comandas, possibilitando o acompanhamento e envio deste pedido imediatamente aos setores responsáveis, como o bar ou a cozinha.
Com a comunicação rápida entre os equipamentos você também agiliza o pagamento com cartões. E o melhor é que o sistema segue as legislações vigentes, atualizando o valor dos impostos e impedindo prejuízos por erros de cálculo.
4. Sistemas personalizados
Apesar de possuírem características comuns, cada segmento varejista possui suas peculiaridades. Por isso, o mercado também oferece a possibilidade de criação de sistemas de gerenciamento e desenvolvimentos personalizados.
Além disso, você pode solicitar atualizações no sistema de acordo com a evolução do seu negócio. Abriu mais uma loja? Não é necessário comprar um novo sistema, basta pedir os ajustes necessários no serviço para garantir as mesmas ferramentas de controle de gestão.
Como escolher a melhor ferramenta de gestão empresarial para sua empresa?
Existe uma diversidade de sistemas de gestão empresarial disponíveis e, por isso, pode ser difícil escolher qual deles é o melhor para seu negócio. Portanto, destacamos, a seguir, algumas questões a serem consideradas antes de escolher sua ferramenta de gestão.
Defina suas prioridades
O seu negócio possui características específicas e precisa de um sistema de gestão adaptado a essas necessidades. O primeiro passo é definir o que é mais importante para o seu negócio no momento ou o que pode trazer mais resultados em um espaço menor de tempo.
Quer melhorar o PDV? Acha melhor organizar a rotina administrativa de sua loja? Precisa de um sistema que integre sua rede de lojas? Conhecendo bem os recursos oferecidos por cada uma dessas ferramentas à disposição, você poderá descobrir qual delas atende às suas prioridades.
Conheça os módulos disponíveis
Como vimos, você pode optar por um sistema fechado ou personalizado, por isso, é importante saber quais são os módulos disponíveis no sistema que você pretende adquirir. Verifique, ainda, que tipo de relatório eles produzem e veja se eles podem fornecer as informações necessárias para o desenvolvimento da sua empresa.
Descubra se o sistema segue as normas em vigor
Falando especificamente de um sistema de gestão empresarial voltado para o varejo e PDV, todo cuidado é pouco! Sendo assim, verifique se esse sistema está de acordo com as exigências em vigor para evitar futuras multas por problemas de tributação mal calculadas ou feitas incorretamente.
Procure por uma empresa reconhecida no mercado
Imagine passar um tempo decidindo sobre a compra de uma ferramenta de gestão empresarial para o seu negócio e, depois de fechar um contrato, descobrir que foi enganado? Certamente, esta é uma história que ninguém quer viver.
Por isso, quando for escolher o seu sistema de gestão, comece a pesquisar quais empresas são reconhecidas no mercado, a cartela de clientes que eles têm e procure saber o que esses consumidores falam do serviço prestado.
Não se esqueça do suporte ao cliente
Você vai precisar de um suporte técnico qualificado e pronto para esclarecer suas dúvidas, especialmente, quando sua companhia for começar a utilizar o sistema. Escolha um serviço que ofereça esse suporte completo e que ainda dê um treinamento sem custo para que você e sua equipe saibam utilizar todas as funcionalidades da ferramenta de gestão em pouco tempo.
Opte por um sistema de fácil implementação
As ferramentas de gestão empresarial vieram para otimizar e agilizar as rotinas administrativas e estratégicas do seu negócio, então, por que complicar adotando uma ferramenta de difícil controle? Você e sua equipe precisam de uma plataforma que possua uma interface amigável e que facilite a inclusão de informações durante as tarefas diárias.
Escolha um sistema adaptável
O seu negócio vai crescer e você precisa de uma solução de gestão preparada para esse progresso, certo? Sendo assim, dê preferência ao sistema de gestão que oferece a atualização dos módulos e a inclusão de novas funcionalidades.
Nosso título foi bem ambicioso: “tudo o que você precisa saber sobre sistema de gestão empresarial!”. Começamos explicando o que é uma ferramenta de gestão, falamos um pouco sobre o que ela pode trazer para as empresas de modo geral e quais os principais sistemas utilizados hoje.
Trouxemos, ainda, algumas das razões para que empresas do varejo também se aproveitem dos sistemas de gestão e anunciamos as 4 tendências no mercado onde vale a pena investir. Para concluir, levantamos o que precisa ser considerado antes de escolher o sistema para o seu negócio.
Agora que você conhece a importância do sistema de gestão empresarial para o varejo, chegou a hora de dar o próximo passo: entre em contato conosco, fale com um de nossos consultores e adquira um dos nossos sistemas para sua empresa!
