Você já ouviu falar em síndrome de burnout? E estresse? Esses são alguns dos problemas cada vez mais enfrentados por profissionais do mercado — especialmente do varejo — que prejudicam muito os resultados de uma empresa. Para lidar com eles, é importante investir em práticas para otimizar o tempo no trabalho e garantir um ambiente cada vez mais produtivo.
A gestão ineficiente do tempo é um dos principais causadores de problemas no ambiente de trabalho. Ela causa estresse nos colaboradores, atrapalha sua rotina, gera refação de atividades, perda de prazos e aumenta a taxa de turnover da empresa. Tudo isso impacta diretamente nos indicadores de resultados financeiros e em sua imagem no mercado.
No varejo, o cenário é ainda mais preocupante: tradicionalmente, esse ambiente é mais acelerado e seus profissionais precisam lidar com muitas tarefas, prazos apertados, pressão de metas e cobranças de entregas, o que acaba facilitando que seu tempo seja curto e estressante.
Por esses motivos, é importante investir em práticas que amenizam esse cenário e fornecem um ambiente mais organizado para os colaboradores. Além de evitar problemas de saúde para os profissionais, a gestão do tempo aumenta a produtividade da equipe e reduz falhas e custos do negócio.
Existem diversas atividades que podem ser feitas para otimizar a rotina dos profissionais e garantir esses benefícios. Entretanto, é preciso compreender o que é a gestão do tempo, os fatores que influenciam de forma negativa a produtividade interna e o que pode ser feito para mudar esse cenário.
Quer saber como fazer isso? Então confira esse guia completo sobre como otimizar tempo no trabalho e como fazer isso de forma eficiente na sua empresa. Acompanhe a leitura!
O que é gestão do tempo?
Primeiramente, vamos entender o que é gestão do tempo. O conceito, também chamado de gerenciamento do tempo, se refere ao processo de planejar e organizar como o tempo de uma pessoa deve ser usado, sendo dividido entre as diversas atividades de uma rotina. Dessa forma, ela define:
- o que será feito;
- quando será feito;
- como será feito;
- por quanto tempo.
Um bom gerenciamento de tempo exige uma mudança de percepção sobre o foco dado para cada atividade, bem como para os resultados de uma rotina. Muitas pessoas acreditam que ser produtivo é estar sempre ocupado, entretanto, isso não é sinônimo de eficiência — e essa é a primeira mudança para otimizar seu tempo.
Ainda não ficou claro? Então, responda: quantas vezes você começou uma tarefa e não a finalizou porque teve que parar para iniciar alguma outra atividade? Ou então, mesmo quando terminada, pensou que poderia ter feito melhor? Quantas vezes você perdeu prazos ou entregou algo em cima da hora?
Se respondeu muitas, ou algumas, existem falhas na sua organização do tempo. Essas situações são resultados da necessidade de dividir nossas atenções com as diversas tarefas que surgem no meio de nossa rotina, de forma inesperada.
Mesmo isso sendo algo normal no meio corporativo — e na vida —, é preciso aprender a lidar com esses momentos de forma organizada, aproveitando melhor e usando o tempo a nosso favor.
Agora, confira três regras de ouro para a gestão do tempo eficiente:
- gestão do tempo é sobre os lugares certos para realizar as tarefas certas;
- gestão do tempo é sobre conhecer prioridades, sua rotina, agenda e obrigações;
- gestão do tempo da vida profissional impacta nas outras áreas da vida pessoal.
Dessa forma, a gestão do tempo não diz respeito a encontrar formas para trabalhar mais, e sim de usar o tempo de forma mais eficiente e correta, ou seja, fazer mais em menos tempo, garantindo que não haja desperdício de algo tão precioso — seu tempo.
Por que a gestão de tempo é tão importante?
Em um cenário cada vez mais competitivo, dinâmico e acelerado é comum encontrar colaboradores cheios de trabalho, que fazem mais horas do que o normal e se sentem na obrigação de entregar melhores resultados em suas funções.
Essa situação acaba resultando em diversos problemas, principalmente na saúde do profissional, aumentando suas chances de sofrer com estresse, ansiedade, depressão e síndrome de burnout.
Para impedir que isso aconteça é preciso adotar medidas que melhoram o ambiente de trabalho e a vida do colaborador. Entre elas, está a gestão do tempo, que garante o melhor aproveitamento do período de trabalho e cria uma rotina mais funcional para toda a equipe.
Além de motivar os funcionários e ajudá-los com um ambiente de trabalho facilitador para suas atividades, a gestão do tempo também garante benefícios importantes para o sucesso de um negócio. Entre eles, o aumento da produtividade e a redução de refação de tarefas, perda de prazos, taxa de turnover e todos os custos que envolvem esses problemas.
Outro ponto importante trazido pela otimização do tempo é a possibilidade de fazer a gestão de indicadores dentro do ambiente de trabalho, acompanhando o desempenho de cada profissional. É possível, por exemplo, perceber quando um colaborador começa a reduzir sua produtividade e aparenta ter problemas em sua rotina, permitindo que as medidas necessárias sejam tomadas e os resultados do time não sejam afetados.
Por fim, a gestão do tempo é importante para garantir que a empresa seja mais competitiva no mercado. Considerando que a competição entre os negócios está cada vez maior e a tendência é que ela aumente, as empresas precisam buscar formas de melhorar seu desempenho e ter um time bem preparado e motivado é uma das melhores estratégias para isso!
O que ocasiona perda de tempo no trabalho?
Agora que você já sabe o que é gestão do tempo e a importância de fazê-la em sua empresa, é o momento de entender o que causa problemas no ambiente de trabalho e compromete o desempenho dos profissionais. Confira!
Interrupções
As interrupções causam muitos problemas para os profissionais. Ao ter que parar para tirar dúvidas, ajudar outro colaborador ou resolver algum problema que surgiu inesperadamente, a pessoa precisa largar o que estava fazendo e gastar tempo — que não estava programado na agenda — para dar atenção a essa nova tarefa.
Além de comprometer sua programação do dia, o profissional, ao retomar para a tarefa que estava realizando, vai perder tempo retomando sua execução, relembrando o que foi feito e o que ainda é necessário fazer. Com isso, o tempo necessário para executar essa atividade aumenta.
Falta de foco
Outro problema que compromete o desempenho dos profissionais e seu aproveitamento de tempo é a falta de foco, ou seja, quando eles não conseguem ou podem se dedicar a apenas uma atividade, tendo que ser multitarefas.
O problema de ter que realizar muitas funções de uma única vez é o mesmo apontado no item anterior, toda vez que ele precisa retomar uma atividade, mais tempo é gasto em sua execução. Dessa forma, ao executar muitas tarefas de forma simultânea, o tempo médio gasto para cada uma delas aumenta.
Desorganização
Outro fator que impede os profissionais de otimizar tempo no trabalho é a desorganização. Pessoas desorganizadas facilmente perdem documentos e se esquecem de tarefas e prazos, o que faz com que o número de refações e atrasos aumente.
Vale lembrar que a desorganização pode estar também no ambiente de trabalho, como mesas e arquivos bagunçados, falta de material e destinos padronizados para materiais físicos — que dificultam sua procura para consultas e uso pelos profissionais.
Excesso de trabalho
O excesso de trabalho é outro inimigo da gestão do tempo. Isso porque, mesmo com uma agenda organizada, o profissional perde qualidade de vida e se sente pressionado por todos os prazos e tarefas que deve fazer, não tendo tempo para tudo.
Esse fator é muito preocupante, uma vez que o sentimento de sobrecarregamento é o principal causador de estresse, o que desencadeia a síndrome de burnout — distúrbio psíquico que leva a um estado de esgotamento mental e físico do profissional no ambiente de trabalho.
Falta de processos de trabalho padronizados
Algo que contribui de forma muito positiva para o bom funcionamento do ambiente de trabalho é a presença de processos padronizados e bem definidos. Quando o profissional sabe exatamente o que deve ser feito, a execução de tarefas ocorre sem problemas e dúvidas, em tempo reduzido.
Além disso, a falta dessa organização prejudica a equipe quando algum profissional deixa a empresa, principalmente se ele era o único colaborador responsável por alguma função. Isso porque, ao ser substituído, o novo funcionário não vai ter um guia para realizar as práticas da melhor forma, tendo que aprender do zero, sem instruções.
Esse cenário causa dependência da empresa sobre os profissionais e perda de conhecimento sobre o negócio. O ideal é ter um manual de boas práticas e processos bem estruturados para todas as atividades da equipe, mesmo que seja a forma como um documento deve ser copiado. Dessa maneira, o fluxo de trabalho é mais organizado e menos tempo é perdido com confusões.
Excesso de burocracias
Da mesma forma que a falta de processos bem definidos causa problemas na gestão do tempo, o excesso deles também gera o mesmo resultado. Quando as organizações adotam estruturas muito burocráticas, na qual até para imprimir um documento é necessário fazer uma solicitação, o ambiente de trabalho é muito prejudicado.
Isso acontece porque os profissionais enxergam todas as burocracias, formulários e solicitações como tarefas adicionais que impedem seu trabalho de forma fluida. Quando essas respostas levam muito tempo para serem emitidas, o colaborador ainda perde tempo esperando e precisa retomar as tarefas do começo, aumentando seu tempo de execução.
Ineficácia da liderança
Os líderes de uma empresa têm papel fundamental na gestão do tempo dos profissionais. Isso porque eles são responsáveis pela delegação de tarefas e instrução do time, ou seja, se não há uma boa execução dessas atividades, o time fica perdido em relação ao que se é esperado e como realizar suas funções.
Dessa forma, é importante que os gestores, diretores e líderes das equipes estejam bem preparados para lidar com os desafios do ambiente de trabalho e adotem práticas que garantem o bom funcionamento da rotina de atividades dos colaboradores.
Comunicação falha
Por fim, o outro fator que impacta na otimização do tempo é a comunicação falha entre os profissionais. Quando os colaboradores de um time não conseguem trocar informações de forma eficiente, diversos problemas podem surgir, como conflitos, duplicidade de atividades e execuções fora do esperado ou do prazo.
Como consequência, a eficiência da equipe é prejudicada, o ambiente fica estressante e pesado entre os colaboradores e as chances do tempo ser usado de forma errada são muito maiores.
Como otimizar tempo no trabalho?
Já sabemos a importância e o que causa a má gestão do tempo. Agora, vamos apresentar o que pode ser feito para evitar esses problemas e garantir um ambiente mais produtivo para o negócio. Acompanhe!
Priorize atividades
Uma das melhores formas de melhorar sua gestão do tempo é saber priorizar atividades, organizando sua agenda conforme os prazos e importância de cada função. Deve-se saber diferenciar o que é importante do urgente, priorizando de forma adequada.
Considere que atividades importantes são aquelas que contribuem para os resultados e ajudam no cumprimento de metas. Defina como urgente as tarefas com prazos muito próximos, evitando que eles sejam descumpridos.
Ao definir suas tarefas da semana, ou do dia, avalie quais são as urgentes a serem feitas e quais importantes devem ser acrescentadas. Essa avaliação permite priorizar e distribuir seu tempo de forma mais eficiente, evitando problemas, como atrasos e execuções com baixa qualidade.
Estipule metas
Estipular metas e objetivos é uma atividade muito eficiente para ajudar na execução de tarefas dentro de uma rotina. A prática estabelece um local que o colaborador e equipe desejam alcançar, funcionando como fator de motivação — usar elementos de premiação aumenta esse efeito.
O ideal é não apenas ter metas, mas também atividades detalhadas que impactam em seu alcance. Dessa forma, é possível mensurar exatamente como o colaborador está impactando nos resultados. Isso é importante para o gestor e para o próprio profissional, criando um sentimento de contribuição e importância que aumenta sua produtividade.
Delegue tarefas
Para profissionais em cargos e posições de chefia, é importante que eles saibam como delegar atividades, passando para seus colaboradores o que é de responsabilidade de cada um, compartilhando o trabalho. Um erro comum é esse líder assumir funções que não deveriam ser suas, abraçando mais do que pode executar, o que gera estresse e outros problemas nos indicadores de desempenho.
Por esses motivos, é importante que esses profissionais fiquem responsáveis somente por aquilo que faz sentido para sua posição e deleguem as demais atividades. Isso faz com que todo o time trabalhe de forma mais harmoniosa, entregando melhores resultados.
Não procrastine
A procrastinação é um dos piores inimigos da gestão do tempo. O pensamento de que “isso pode ser feito depois” normalmente resulta em falta de tempo para executar atividades, perda de prazos e muito estresse em cima da hora.
Por isso, é importante adotar aquele velho jargão “não deixe para amanhã o que pode ser feito hoje” e eliminar as tarefas o quanto antes. A sensação de finalizar uma atividade é ótima e gera motivação para as demais, aumentando sua produtividade.
Outros fatores que aumentam a procrastinação são as distrações e atividades supérfluas, como uso de redes sociais e participação em grupos de conversa. Parar por cinco minutos para tomar um café e descansar a mente é normal — até mesmo saudável e recomendado — porém, essa prática não pode se tornar meia hora ou se repetir de hora em hora.
Saiba dizer não
Você se lembra do problema que falamos sobre abraçar tudo e aceitar tarefas que ultrapassam seu limite? Isso não acontece apenas com líderes, qualquer profissional pode passar por isso, seja por subestimar sua produtividade, seja por não ter alternativas e se sentir pressionado.
O ideal é que o profissional saiba quando negar uma atividade, indicando que, se colocá-la em seu cronograma, outras sofrerão atrasos. Para isso, é preciso que ele entenda bem sua rotina, sua capacidade e tenha liberdade para expressar a negativa — sem repressão e retaliação por parte de outros colaboradores.
Adote técnicas de gestão do tempo
Existem algumas técnicas que podem ser usadas para gerir o tempo de forma mais eficiente. A mais famosa e usada é a pomodoro, na qual o colaborador deve criar uma lista de tarefas para seu dia e trabalhar em blocos de concentração — os pomodoros — de 25 minutos cada.
Ao final de cada bloco, deve-se marcar o progresso das tarefas e fazer uma pausa de 5 minutos. Após quatro ciclos, é indicado aumentar o tempo de parada para 15 a 20 minutos. Para sua execução é preciso um timer e a organização da lista de tarefas.
Acredita-se que a técnica aumenta a agilidade mental, fazendo com que o colaborador se concentre mais em suas funções e use o tempo de pausa para descansar e recuperar as energias.
Tenha uma boa organização
Como falamos anteriormente, a desorganização é uma das principais inimigas da boa gestão de tempo. O ambiente de trabalho deve ser construído de forma lógica e dinâmica, colocando ferramentas e tudo que é essencial para o colaborador próximo a ele.
Materiais que não são usados devem ser armazenados e catalogados, reposições também, com indicação de sua localização para os profissionais. Isso impede que eles percam tempo procurando por ferramentas e itens que são necessários para suas funções.
Tenha a tecnologia como aliada
Uma das melhores e mais indicadas práticas a se fazer para melhorar a gestão do tempo dos profissionais e equipe é a adoção da tecnologia. O ideal é buscar por soluções que facilitam as atividades do ambiente de trabalho, como um sistema de automação e sistema de gestão empresarial.
O primeiro permite que funções burocráticas e repetitivas sejam automatizadas e realizadas de forma computacional, ou seja, sem a participação humana. Isso elimina o gasto de tempo do profissional com essas funções e permite que ele se dedique para questões mais importantes e estratégicas.
A segunda opção é mais completa em termos de gestão, uma vez que oferece um ambiente com todas as funções e atividades necessárias para a execução de diversas atividades de uma área. Dessa forma, o profissional pode centralizar suas funções num único local e acompanhar seu desempenho de forma digital.
Quais os benefícios da otimização de tempo?
Como falamos, otimizar o tempo garante diversos benefícios para o ambiente de trabalho e resultados do negócio. Apresentamos melhor os principais deles para você. Veja!
Aumento da produtividade
Quando o ambiente permite e motiva o colaborador a executar melhor sua função, mais atividades são realizadas e, com isso, sua produtividade aumenta — e, com ela, a da empresa. Dessa forma, são garantidos melhores resultados de desempenho para o negócio.
Redução do estresse e problemas de saúde ocupacional
Outro problema que apontamos durante esse artigo foram os riscos com a saúde ocupacional dos colaboradores — como o estresse, a ansiedade e a síndrome de burnout. Quando eles passam por isso, automaticamente sua produtividade, motivação e engajamento são reduzidos e, em casos mais graves, o afastamento pode acontecer.
Quando o ambiente de trabalho é positivo, organizado e práticas de gestão de tempo são adotadas, as chances do profissional se sentir desmotivado, sufocado pelo trabalho e numa situação psicologicamente abalada são muito menores. Na realidade, o efeito é totalmente o oposto.
Menos retrabalho
Um ambiente organizado, com uma comunicação bem-feita e tarefas delegadas com precisão resultam em menos retrabalho das atividades, garantindo que todas elas fiquem dentro do prazo e nada saia do planejado.
A gestão do tempo também faz com que os colaboradores se preparem melhor para executar cada uma delas, não esquecendo de nenhum elemento que cause a refação.
Redução de surpresas e problemas
Ao otimizar tempo no trabalho, é muito difícil ser pego de surpresa e ter atividades de última hora, com prazo super apertado para fazer. Os problemas com refação e falta de comunicação também são reduzidos, gerando um ambiente mais alinhado e funcional para todos.
Ganho de tempo para focar em questões estratégicas
Ao adotar a gestão do tempo, os colaboradores aproveitam melhor sua disponibilidade dentro da empresa, podendo contribuir com atividades mais estratégicas. O uso de soluções de automação e sistemas de gestão aumenta ainda mais esse cenário, tirando por completo algumas tarefas das mãos dos funcionários.
Redução da taxa de turnover
Uma das principais preocupações da área de Recursos Humanos e gestores é a taxa de turnover dos profissionais, ou seja, o quão rápido um funcionário deixa a empresa após ser contratado — quanto maior, mais custos para a organização e necessidade de adaptação para o time.
Como resultado de um ambiente de trabalho motivador, funcional e bem organizado, profissionais melhor orientados e com rotinas bem estruturados, essa taxa tende a ser reduzida, bem como todos os custos que ela gera.
Esses benefícios mostram como otimizar tempo no trabalho é uma prática importante para aquelas empresas que desejam melhorar seu desempenho no mercado. Com ela, é possível manter um time altamente motivado, preparado e engajado.
Além disso, num cenário cada vez mais acelerado e dinâmico, o ambiente de trabalho tende a apresentar mais atividades e agendas bem lotadas. Por isso, é fundamental que essas práticas sejam adotadas e facilitem seu desempenho, reduzindo as chances de problemas de saúde que prejudicam tanto a empresa, como o próprio profissional.
Agora que você sabe a importância e como otimizar tempo no trabalho, confira 7 práticas para aumentar sua produtividade e melhore ainda mais o desempenho do seu negócio!
