Hoje em dia é inerente ao empreendedorismo a combinação de atributos, fatores e ferramentas capazes de auxiliar, manter, dar apoio e suporte ao negócio para que ele seja bem-sucedido. E uma dessas ferramentas tem sido a adoção da tecnologia.
A tecnologia veio para facilitar a vida do empreendedor e contribuir para a manutenção e desenvolvimento da atividade da empresa. Por exemplo:
- Em forma de um software de gestão e controle que possibilita o registro das atividades e disponibiliza relatórios com seus resultados por período para análise e tomada de decisão;
- Em forma de um sistema de videomonitoramento para maior segurança;
- Em forma de um maquinário moderno que possa otimizar os processos de produção da empresa;
- Em forma de um sistema PDV como um programa para caixa de loja;
Identificando a necessidade de trocar seu programa para caixa de loja
No entanto, não é sempre que “se acerta de primeira” quando o assunto é escolher entre as várias opções do mercado, um programa para caixa de loja que melhor satisfaça as necessidades de sua empresa e suas particularidades.
Se este é o seu caso, e infelizmente tem se esbarrado em empecilhos como o carregamento de informações, alimentação de um novo banco de dados e importação dos registros, saiba que existe a solução.
O primeiro passo é buscar por programas para caixa de loja que sejam compatíveis com seu banco de dados, pois isso facilitará o momento da importação das informações para o novo sistema.
Dessa forma, o processo se tornará mais simples e será possível mitigar ou até mesmo eliminar a quantidade de horas que seriam gastas carregando as informações no novo sistema.
Motivos para trocar o seu programa para caixa de loja
O que à primeira vista parecia ser uma boa opção de sistema PDV ou até mesmo a melhor alternativa de baixo custo, pode virar um verdadeiro pesadelo quando o programa se torna obsoleto e os seus recursos se mostram insuficientes para atender as necessidades da loja.
Um bom sistema é desenvolvido por empresas especialistas em softwares para solução de problemas e melhoramento de processos, mas que sempre se preocupam em manter seus softwares atualizados para disponibilizar os melhores recursos que um sistema possa ter no mercado.
O casamento da tecnologia com a inovação possibilita o desenvolvimento de programas para caixa de loja que atenda as necessidades das empresas clientes e dos clientes da loja também, afinal a parte mais interessada do programa é justamente seu usuário final.
Como são muitas as razões que podem caracterizar a necessidade da substituição de um programa por outro, segue abaixo alguns motivos:
- Dificuldades para conseguir atendimento do suporte técnico do sistema: vários minutos na linha telefônica ouvindo “musiquinha” ou prazos longos para agendamento de atendimento ou soluções de problemas também desestimulam as empresas a permanecer com o sistema;
- Sistema muito obsoleto ou com poucas atualizações: se o sistema não acompanha a inovação, em breve apareceram programas substitutos, mais eficientes e no mesmo valor;
- Sistema que disponibiliza menos recursos do que os necessários para operacionalização da loja: a ineficiência de um programa é um dos motivos mais sérios que levam as empresas a trocar de sistema. Justamente por não atender as particularidades da loja, isso configura a necessidade da troca de um sistema por outro;
- Sistema que “burocratiza” os processos das atividades: as inúmeras janelas abertas necessárias para executar apenas uma ação compromete a capacidade de processamento da máquina, e muitas vezes impossibilita o andamento de outra atividade paralela em simultâneo;
- Incompatibilidade com a nova máquina ou sistema operacional: por vezes é possível que ao efetuar a troca de sistema operacional ou de computador (hardware) também é possível que haja incompatibilidade dessas novas plataformas com o antigo sistema causando a mudança de programa para caixa de loja;
- Falhas constantes de carregamento das informações: as janelas que carregam mensagens de erro, bloqueio ou necessidade de reinicialização do computador por travamento incomodam qualquer um, principalmente nos momentos em que a atividade demanda maior tempo de execução;
- Alto custo para manutenção, atualização e treinamentos: os altos custos para manter o programa e seus módulos também é um fator importante levado em conta quando se pensa em mudar de sistema.
Depois de tanta dor de cabeça com o antigo programa e exaustiva procura por um novo sistema que atenda a loja, agora é a hora de escolher a melhor opção do mercado para a loja e preparar a equipe para operar o novo software.
“Preparando o terreno” para operar o novo programa
Após se certificar de que detém dos recursos necessários quanto à conexão, segurança, maquinário e pessoal qualificado para operar o sistema, é chegado o momento de preparar o backup das informações do antigo sistema e reservar em um HD externo o arquivo de importação do banco de dados para carregar o novo programa para caixa de loja.
Os lojistas sabem que isso pode levar certo tempo e exigir alguns gastos, mas é importante que eles se atentem a segurança deste processo, avaliem e administrem os riscos e os imprevistos.
As atividades da loja não podem parar, e mesmo que seja necessária muita paciência, toda essa etapa pode ser mais prazerosa com a chegada do novo se o lojista puder contar com os serviços de uma empresa responsável e competente.
Que tenha boas referências, que passe segurança e seja confiável, que ofereça o todo suporte adequado, tenha experiência em conversão de banco de dados, disponha de um representante do sistema para uma visita técnica se necessário, entre outras medidas.
Como evitar problemas no momento da troca de um programa para outro
Os problemas e imprevistos são riscos inerentes a qualquer processo, mas é possível evita-los e mitiga-los ao ponto de ocorrência mínima, para que não demandem muito tempo deixando esta etapa menos traumática.
Como o sistema PDV para loja é um aliado indispensável para as empresas que realizam venda em estabelecimento físico, se torna verdadeiramente considerável a importância do suporte deste software.
Ter uma equipe responsável por implementar o programa e treinar seus funcionários pode ser fundamental neste momento de transição, e realizar o processo de migração dos dados de forma bem-sucedida exige experiência e responsabilidade.
Ao escolher o novo sistema, com ele se elege um novo fornecedor e sua equipe de suporte técnico. Se esta equipe é competente, ela te ajuda a definir melhor o que pode ser migrado e o que deve ser cadastrado novamente, dessa forma é possível prever ao menos quanto tempo será gasto no carregamento das informações.
Monitorar os progressos dos treinamentos e seus resultados permite ao lojista perceber os benefícios da mudança de sistema no curto prazo.
O retorno sobre o investimento pode demorar, mas com as execuções de atividades mais rápidas e o uso de melhores recursos para registros das vendas com certeza surtirá efeitos positivos.
As vantagens da substituição do programa para caixa de loja
Quando o antigo programa utilizado no caixa da loja já não atende mais é necessário investir em um sistema PDV adaptável e funcional.
Mas como investir em um sistema é algo complexo, e assim conforme outros investimentos a serem feitos por qualquer empresa, este emprego de recursos demanda um planejamento eficiente e bem elaborado, tendo sempre como sustentação para esse planejamento fatores internos e externos diretamente ligados com o cotidiano da loja.
Contudo, é importante destacar que nas empresas existem aspectos favoráveis e desfavoráveis para a implantação de um novo programa, dentre os favoráveis, são destacados aqueles que envolvem os negócios, a legislação e a tecnologia.
Relacionados aos negócios estão àqueles aspectos ligados a economia e a lucratividade do negócio, bem como a sua rentabilidade financeira (o sistema PDV irá registrar todas as vendas).
Já os que estão de acordo com a legislação podemos destacar a adequação do sistema as leis e normas do país em que o mesmo está sendo implantado e finalmente temos os fatores ligados à tecnologia que se referem à perda da competitividade ocasionada pela obsolescência econômica das tecnologias em uso e a necessidade de que esse novo programa tenha compatibilidade com os demais softwares já utilizados pela loja para geração de relatórios de acompanhamento dos resultados:
- Produtos com maior saída;
- Produtos a serem descontinuados;
- Volume de vendas, etc.
Quanto aos aspectos desfavoráveis, podem ser elencados a dificuldade de implantar esse tipo de sistema, o seu custo, e o prazo necessário para a sua implantação, obrigando as empresas a ter que mudar muitas vezes outras ferramentas já existentes para se adaptar às novas exigências do programa.
Uma das maiores vantagens da troca de um sistema é a diminuição dos custos e aumento da segurança dos dados. Quanto menor é a chance de retrabalho e menor é o tempo gasto com a execução de uma atividade, melhor é o aproveitamento do sistema e menor é o custo. Ainda que seja mais perceptível no longo prazo, a substituição do programa para caixa de loja pode permitir a redução dos custos de forma segura protegendo todas as informações da empresa.
O que levar em consideração na escolha de um novo programa
A insatisfação com o velho e as expectativas com o novo configuram a balança que tende para a substituição do programa para caixa de loja. Mas cada uma das vantagens dessa mudança é analisada para se avaliar o custo-benefício da adoção de um novo sistema.
São dezenas de coisas que devem ser levadas em conta quando se pretende optar por outro software de caixa. No entanto, algumas delas são triviais para se evitar que seja necessária outra troca em um período muito curto. São elas:
- Suporte: antes de adquirir outro serviço ou produto, pesquise pelo fornecedor e pelo sistema em sites de reclamações para conhecer a pontuação da empresa. De repente, procurar saber se também existe a opção de período de teste do programa pode ser uma alternativa para conhecer melhor o software e a empresa;
- Atendimento: muito semelhante ao item anterior, o atendimento é o ponto que avalia o tempo de espera e a qualidade do atendimento. Não adianta ser rápido se não solucionar, e não adianta resolver se não for em tempo oportuno. O ideal é que o atendimento leve o tempo suficiente e seja assertivo. Outro item interessante é procurar saber se no site do fornecedor existe um acesso particular para o cliente, onde ele também possa acompanhar seus pedidos a partir de ID ou números de protocolo contendo o status do andamento. Por exemplo: em processamento, em avaliação, faltam x dias, e-mail enviado, etc.;
- Funcionalidades: avalie se os recursos disponíveis são realmente necessários e se há opção de adquirir o programa e seus módulos separadamente de modo a customizar as aplicações que serão utilizadas pela empresa. Desse modo é possível economizar dinheiro e processamento;
- Exigências de sistema operacional e hardware: pesquise por sistemas que sejam compatíveis aos demais recursos que a loja já possui para que a troca e adaptação de tudo só ocorram se houver necessidade. Economizar e gastar somente o suficiente são sinônimos;
- Qualidade, experiência e credibilidade da empresa e do programa: procure as referências da empresa e avalie as opiniões de outros usuários do sistema, afinal o lojista estará se tornando um cliente;
- Custo de manutenção: tenha ciência dos custos com a licença do software, o valor das mensalidades, o valor da hora do suporte técnico, entre outros custos para se estimar os gastos de manter o programa em funcionamento.
Implementar um sistema, como vimos anteriormente, definitivamente não é uma tarefa fácil, mas é possível realiza-la sem ter dor de cabeça. É de extrema importância que a empresa avalie não só as decisões a serem tomadas até a implantação, mas como as decisões que irão ser tomadas em seguida, tendo que adequar seu pessoal e sua estrutura para que com isso ambos possam extrair o máximo possível deste sistema potencialmente vantajoso para a organização.
