Gestão de estoque é uma das questões com a qual todos os empreendedores devem se preocupar, independentemente do tipo ou segmento de negócio que desenvolvem.
Por outro lado, nem sempre estão claras as medidas que devem ser tomadas para se fazer um gerenciamento claro e correto do estoque de uma empresa.
Por isso, hoje a RCKY decidiu escrever este artigo, detalhando exatamente como criar uma gestão de estoque inteligente para a sua franquia. Vamos começar?
1. Tenha foco na padronização
Não é possível falar em gestão de estoque eficiente sem que primeiro exista um grande foco na padronização com que os itens do estoque são catalogados ou mesmo guardados.
Há muitos tipos de critérios que podem ser utilizados para se fazer essa padronização. Alguns deles são:
- Quem é o fornecedor do produto;
- O valor dos itens;
- Qual é a utilidade dos objetos;
- Data da compra;
- Data de validade;
- Se são frágeis ou não;
- Entre outros.
Podem ser empregados mais de um critério de forma simultânea, contanto que eles não se confundam e sejam assim escolhidos para complementar um ao outro.
A definição dos critérios, por sua vez, deve ser feita de acordo com as características da franquia. Isso porque cada tipo de empresa é diferente e tem suas necessidades.
Não custa avisar que usar critérios demais, não só pode tornar a organização ineficiente, como acabar atrapalhando na hora de procurar um produto, criando uma perda de tempo.
Também é importante escolher bem o tipo de padronização. Se possível, peça ajuda a um profissional da área, para não correr o risco de dificultar ainda mais a gestão de estoque.
2. O registro deve ser sempre acompanhado
Um dos grandes erros cometidos por quem administra o estoque de uma franquia é não se atentar aos registros feitos da compra e do armazenamento dos produtos ou itens.
Vale ressaltar que, por mais que uma franquia seja um negócio previamente formatado, isso não exclui os cuidados que o administrador deve ter com as questões gerenciais.
Em outras palavras, mesmo que já exista uma metodologia que deve ser seguida para se armazenar itens e produtos, isso não é garantia de facilidade do trabalho.
O ideal é que cada item que entra ou que sai seja verificado para se evitar maiores dores de cabeça relacionados a perda de estoque ou com problemas de devolução.
Esse acompanhamento, por sua vez, ajuda muito quando for necessário fazer a reposição dos itens, o que evita estoques em falta ou mesmo excessos que podem ocasionar prejuízos financeiros diversos.
Vale ressaltar que o acompanhamento dos produtos que entram e que saem pode ser muito facilitado tanto com o uso de tecnologia e com uma rotina bem estabelecida.
3. Se atente aos melhores períodos de reposição
Um dos principais benefícios de se fazer uma boa gestão de estoque está relacionado à economia que é possível encontrar na hora da reposição dos itens.
Quando um estoque é bem controlado, a franquia consegue prever quais são os melhores períodos para se fazer uma compra, já se prevenindo contra períodos de escassez.
Dependendo do tipo de produto, é possível condicionar o estoque da franquia a funcionar de forma que a empresa consiga descontos em períodos específicos do ano.
Analisar as opções e condições dos fornecedores, também é fundamental para planejar os melhores períodos de reposição. Nada garante que um fornecedor não possa ter contratempos.
Não se esqueça que cada tipo de produto tem uma validade média diferente. Existem produtos que podem acabar estragando se ficarem muito tempo estocados.
Por outro lado, existem produtos que não passam por isso. É importante analisar esse detalhe muito bem no momento de fazer a reposição do estoque.
4. Negocie com mais de um fornecedor
Para fazer uma boa gestão de estoque é fundamental negociar com mais de um fornecedor, para que assim a franquia não sofra com problemas de demanda.
Ter mais de um fornecedor à disposição, significa encontrar as melhores propostas e negócios. Significa conseguir bons acordos com um razoável custo-benefício.
Quando uma franquia negocia com apenas um fornecedor, ela se torna refém das suas condições que, na maioria das vezes, podem não ser as melhores.
Também é perdido o poder de barganha porque não há como comparar. Ainda mais porque é necessário avaliar muitos pontos antes de escolher um fornecedor. Como por exemplo:
- Tempo de entrega média;
- Preço e condições de pagamento;
- Qualidade dos produtos;
- Validade e garantia.
Em muitos casos, uma parceria de anos entre uma empresa e um fornecedor, por mais confortável que seja, nem sempre pode ser a mais vantajosa financeiramente.
De acordo com especialistas, o ideal é que a empresa sempre tenha três opções de fornecedores diferentes no momento em que ela forçar uma compra.
Inclusive, dependendo da compra, pode ser muito vantajoso negociar com fornecedores de outras cidades. Tudo é uma questão de analisar as condições da compra.
5. Tenha cuidado com os prazos de validade
Se a sua franquia trabalha com produtos perecíveis é fundamental alinhar toda a sua estratégia de compra de itens e reposição de estoque com os prazos de validade.
Para isso, é essencial saber qual é a demanda mensal média da franquia…
Analisar métricas, mercado e os consumidores é algo que deve ser feito com muito cuidado.
Uma das piores situações que uma franquia pode enfrentar é ter uma carga de itens com a validade vencida no seu estoque. Isso indica uma péssima gestão.
No momento de uma compra é preciso se planejar para saber se todos ou se pelo menos a maioria dos itens comprados serão comercializados antes do prazo.
Em contrapartida, dependendo do tipo de franquia, sempre é possível fazer promoções caso ocorra algum imprevisto. Essas promoções como “queimas de estoque”, por exemplo, tem o objetivo de se livrar de itens prestes a estragar.
Em todo caso, não conte sempre com a possibilidade de fazer uma queima de estoque, pois nem todas as franquias oferecem esse tipo de opção.
O ideal é ter uma gestão de estoque muito bem alinhada com prazos realistas e que respeitem a demanda mensal que a empresa tem, ou seja, se baseie em dados.
6. Siga a regra do “First in, first out”
Em português a expressão “First in, First out”, significa “Primeiro a entrar, primeiro a sair”. Em outras palavras, tudo que entrar primeiro, deve sair primeiro da empresa.
Uma boa gestão de estoque, então, prioriza os itens mais antigos aos mais novos. Isso porque é necessário administrar os prazos de validade, como explicado no subtítulo anterior.
Para que isso seja possível, por sua vez, é essencial que os vendedores sejam treinados para avaliar qual item da franquia deve ser melhor ofertado ao cliente.
A principal consequência de não seguir esse princípio é correr o risco de a empresa ter um estoque cheio de itens que não podem mais ser vendidos e precisarão ser descartados.
7. Conte com um bom sistema de gestão
Por fim, para que a gestão de estoque seja feita da melhor forma possível, é fundamental ter o auxílio de um sistema de gestão, como o da RCKY.
O sistema de gestão de estoque da RCKY possui uma série de funcionalidades que podem entregar muitos benefícios aos gestores de empresas. Veja alguns:
- Minimiza os custos com pedidos mal calculados;
- Gera relatórios completos sobre o estoque;
- Economiza tempo com registros de entrada e saída;
- É capaz de fazer a manifestação de notas de compras;
- Entre vários outros.
No fim do dia, a franquia terá ganhos no seu faturamento e consequentemente no seu lucro, além de poder otimizar melhor o seu tempo para investir nas operações da companhia.
Extra: as funcionalidades do sistema de gestão da RCKY
Veja a seguir algumas das principais funcionalidades que o sistema da RCKY tem para oferecer a uma franquia:
- Dados guardados em nuvem: É possível ter o controle total sobre a sua franquia e de várias lojas de forma online e segura;
- Atualizado em tempo real: Qualquer informação que precise ser consulta será entregue atualizada em tempo real pelo sistema;
- Homologado em todos os estados: Por ser um sistema com mais de 25 anos de mercado, ele se encontra homologado em todos os sistemas fiscais do país;
- Integração com PDV Móvel: Todas as vendas feitas em um PDV móvel serão automaticamente transferidas e guardadas nos sistemas, um fluxo de caixa ativo;
- Maior segurança de acesso: É possível cadastrar múltiplos usuários e dar a cada um deles um nível de acesso diferente, o que aumenta muito a segurança.
Em outras palavras, com o sistema da RCKY, a gestão do estoque será muito mais eficiente, pois todas as informações financeiras serão centralizadas em um único lugar.
Também é importante destacar que as informações dos clientes da RCKY são guardadas em quatro data centers diferentes, o que garante um nível de segurança muito maior.
Caso você queira saber mais sobre a nossa solução, entre em contato pelo WhatsApp da RCKY e descubra tudo que nosso sistema pode fazer pela sua franquia.
Boas Venda$!
