Bem-vindo à Era do Cliente. Com a disseminação da internet residencial, iniciada há duas décadas — especialmente depois da popularização dos dispositivos móveis —, o acesso à informação criou uma geração de consumidores criteriosos. Por isso, o sistema de gestão online se torna a melhor opção para o comércio.
Imagine a perspectiva: a web facilita a busca por produtos, o compartilhamento de opiniões sobre as empresas e as pesquisas de mercado. A facilidade de encontrar marcas que praticam bons preços e oferecem ótima qualidade faz com que o cliente selecione melhor de quem consumir.
Diante de um público tão exigente, como chamar a atenção para os diferenciais competitivos do seu varejo? A solução também tem a ver com a tecnologia. Continue a leitura deste post e descubra tudo sobre o sistema de automação e como implementá-lo no seu negócio.
Qual é a importância de usar um sistema de gestão online no varejo?
Como a sua empresa lida com as obrigações diárias de gestão? Apostar em processos analógicos é sinônimo de gastar com métodos que já se tornaram obsoletos.
Como resultado, a produtividade sofre uma baixa, e a sua competitividade, diante da intensa concorrência, passa por uma gradativa diminuição. Com esses dados alarmantes em vista, a saída mais saudável é apostar na automatização para lidar com os processos do setor.
Com a corrida intensa por mercado consumidor que hoje dita o empreendedorismo brasileiro, é um desafio para as organizações se manterem em evidência.
Quando falamos em tornar os processos inteligentes, o objetivo é otimizar as atividades do gestor e de sua equipe de colaboradores. O próximo ponto positivo é o aumento da sua eficiência e a manutenção da saúde financeira.
Como funciona a automação
As obrigações de um gestor são inúmeras. Por conta do fluxo constante de informações em um varejo e também da exigência de rapidez na era da internet, os deveres devem ser cumpridos rapidamente, sem, no entanto, perder eficiência.
O sistema de gestão online chega para satisfazer esse propósito, dando respaldo para as tomadas de decisão e otimizando os processos administrativos, como a gestão dos estoques, o contato com o consumidor e a gestão de indicadores.
A automação é a estratégia que, utilizando as ferramentas mais modernas, pode alinhar gestão e eficiência digital. Quando incorporada no mundo do business, ela serve para automatizar as tarefas, aumentando o desempenho do gestor e dos colaboradores em atividades que costumam ficar sujeitas aos erros provocados por fator humano.
Qualquer empresa pode — e deve — se automatizar. Seu varejo não deve ficar para trás na aplicação da novidade.
Quais problemas o sistema de gestão online pode evitar?
Aumentar a produtividade no trabalho é uma tônica para qualquer organização, mas diferentemente do que gestores mais conservadores podem pensar, conseguir resultados com estratégias digitais não precisa ser um desafio.
Alguns conjuntos de processos e táticas ajudam a aumentar a produção, poupando recursos financeiros e tempo. O sistema, com sua praticidade, ajuda inclusive a motivar funcionários. Se o desempenho do time não está dentro do planejado, a causa pode ser a ausência um bom sistema de gestão.
Apesar de muitos gestores não incorporarem ainda a tecnologia ao trabalho diário, a verdade é que essas soluções servem a varejos de qualquer nicho e tamanho, ajudando a automatizar processos e a reunir os registros da empresa na mesma plataforma.
Retrabalho em processos internos
Quando falamos em gestão empresarial, muitos gestores ainda evocam a ideia do funcionário que passa o dia lidando com formulários e gerenciando papeladas. Essa prática, além de exaustiva, é improdutiva para a empresa.
Ao adotar um sistema de gestão online, essas ações obsoletas podem ser automatizadas e desempenhadas com muito mais acerto. Qualquer registro de venda, por exemplo, pode ser delegado ao software, eliminando a necessidade do colaborador passar tempos na frente do computador digitando documentos.
Alto índice de erros
Sem o uso de um sistema, seus processos ficam sujeitos a erros causados por fator humano. Resultado: pode ser necessário refazer grande parte do trabalho. Como aumentar a produtividade com processos arcaicos que comprometem a otimização do tempo?
Além da dor de cabeça, erros nos planos de ação podem demorar a ser encontrados e corrigidos, gastando tempo e recursos. Se o objetivo do varejo é produzir e vender mais, é preciso evitar as falhas e abrir mão de gastos desnecessários. A computação ajuda a desempenhar uma gestão sem deslizes, desafogando a rotina empresarial.
Gastos desnecessários
Usando um software de gestão, menos pessoal é necessário para fazer os lançamentos de informações, já que não haverá mais a obrigação de preencher diversos documentos por meios analógicos.
Além disso, as tarefas ganham fluidez, permitindo que toda a corporação se dedique a atividades de cunho estratégico, e não apenas aos registros.
Considerando que o sistema reduz a quantidade de papelada utilizada no trabalho do varejo, gestor e equipe gastam menos com material e espaço útil é liberado na companhia, podendo ser redirecionado para fins mais produtivos.
Falta de informações para tomadas de decisão
Aplicando um sistema de gestão online, o varejo consegue criar planilhas e gráficos que mensuram sua taxa de sucesso. Com essa visão dinâmica do desempenho da companhia, fica mais fácil definir metas, planejar as próximas compras, implementar planos de ofertas e gerar avaliações para o trabalho individual ou cooperativo dos seus funcionários.
O sistema ajuda nas tomadas de decisão porque fornece métricas e bases sólidas para o estudo de desempenho. Por meio dessa tecnologia o gestor pode integrar os setores da empresa, compilando os dados e permitindo pesquisas detalhadas.
Atendimento ineficiente
A tecnologia de gerenciamento centraliza os registros e as ações, facilitando a pesquisa aos dados dos clientes e agilizando os atendimentos. A automação permite dar baixa dos produtos vendidos no estoque e no setor financeiro automaticamente, agilizando as transações.
Mais um benefício: como os processos analógicos são eliminados, sobra mais tempo para a equipe dar atenção a cada consumidor do varejo.
Quais são os benefícios de um sistema de gestão online?
Independentemente do segmento, um bom sistema de gestão online é o segredo para a saúde empresarial. Adaptáveis, os softwares dessa categoria oferecem uma série de benefícios ao setor. Quais são seus benefícios quando adotado pelo comércio?
Redução de custos
O sistema de automação gerencia os processos internos e permite identificar falhas que levam ao retrabalho. Portanto, a redução de custos é uma consequência direta quando se aplica o sistema, já que os erros são diminuídos e o time tem tempo para se dedicar a atividades estratégicas.
Você provavelmente já ouviu que tempo é dinheiro. No universo corporativo, podemos dizer que o ditado popular faz bastante sentido.
Imagine as horas gastas pelo seu time para corrigir dados que foram imputados erroneamente e refazendo, com processos analógicos, tarefas que poderiam ter sido resolvidas de primeira. Essas horas significam alto custo, já que a equipe está ocupada corrigindo falhas, e não em elevar o potencial competitivo do seu varejo.
Utilizar o sistema de gestão online permite que você e sua equipe dediquem tempo e recursos ao que realmente importa.
Impulso logístico
Em um varejo, gerenciar o inventário é um dos grandes desafios. Sem uma estocagem de insumos fica difícil atender os clientes com qualidade e eficiência. Esse setor merece atenção do gestor, já que é a base para a atividade de todos os outros.
É preciso evitar o excesso de produtos no inventário, mas os itens que viabilizam o trabalho não podem faltar. Ficar sem algum produto e ter que recusar a demanda do cliente prejudica a conquista do consumidor.
O sistema de gestão online facilita o trabalho logístico, viabilizando o controle de entradas e saídas de mercadorias do estoque, dando uma visão dinâmica sobre o abastecimento da empresa.
Controle das vendas
Um software específico para o varejo monitora detalhadamente a lucratividade das vendas, e o melhor: em tempo real. Essa praticidade permite que o gestor avalie o desempenho dos seus funcionários em grupo e estude seu comportamento individual.
Otimização do tempo
Algumas tarefas burocráticas permitem o funcionamento do negócio. No entanto, esses processos não devem consumir mais tempo do que o necessário porque têm pouco valor agregado. A gestão dessas tarefas pode ser repassada ao software, economizando tempo e recursos.
O controle dos impostos, por exemplo, é uma atividade necessária. O sistema de gestão coopera na apuração dos tributos e guarda os registros com segurança.
Gestão de relacionamento com o consumidor
Para aumentar as vendas e fidelizar mais clientes, o varejo precisa dar atenção aos seus processos — e essa tarefa é simplificada com a adoção de um bom sistema.
O software registra todos os dados essenciais do consumidor e permite gerenciá-los com rapidez. Com os dados em mãos, os colaboradores podem partilhar informações, ofertar vantagens com base nos seus comportamentos de compra e colocar a fidelização em prática.
Controle financeiro
Gerir os processos internos exige o registro das entradas e saídas de recursos financeiros. A automação permite controlar os faturamentos e déficits financeiros.
Caso o saldo esteja abaixo do esperado, o sistema permitirá identificar se o erro está concentrado no atendimento ao cliente, no mix de produtos, no fluxo de caixa ou nos preços praticados pela marca.
Com os indicadores do software, o gestor aplica as melhores estratégias para corrigir as defasagens e potencializa o que está dando certo. O software de gestão é também um programa para relacionamento com o cliente e um sistema para controle de caixa.
Se os produtos não estão atendendo ao anseio do cliente, por exemplo, e por isso a empresa está com baixa nas vendas, o gestor pode contar com modificações. Novidades no mix são uma boa maneira de chamar a atenção do público.
Como escolher o melhor sistema?
Para ter sucesso em qualquer estratégia de gestão, é preciso conhecer a clientela. Só se conquista um consumidor entendendo seus anseios e demonstrando sua importância para a empresa. No entanto, à medida que a sua base de clientes cresce, fica mais difícil planejar ações.
O sistema de gestão online ajuda nesse processo, mas para aproveitar os benefícios é preciso escolher um bom software. Quais pontos merecem atenção no momento da escolha?
Opte por segurança de dados
Um sistema de gestão empresarial lida com dados importantes e confidenciais, que devem ser mantidos em sigilo, com acesso restrito ao pessoal autorizado e competente. Desse modo, é preciso que o programa escolhido garanta a proteção dos registros.
Certifique-se, junto do desenvolvedor, da qualidade dos recursos e das tecnologias de segurança utilizados pelo software. Preze pela transparência na transação antes de contratar o serviço, pois só assim os dados do seu varejo ficarão protegidos.
Atente-se à estrutura para a implementação do sistema
Saiba qual estrutura técnica será necessária para que o desenvolvedor instale o sistema no seu varejo. É fundamental ter os recursos suficientes: computadores, banda larga com links próprios e tudo mais que for necessário para viabilizar a instalação.
Durante o processo de pesquisa para a escolha do software certo, verifique todos os detalhes sobre a estrutura demandada. Além disso, solicite um orçamento à empresa para poder calcular o investimento total e não se perder nas finanças.
Calcule a relação custo-benefício
Diante dos valores para a contratação e a instalação do sistema de gestão online, além do investimento com equipamentos, é fundamental fazer uma análise do custo-benefício. Será que o investimento vale a pena?
É importante avaliar se o valor total condiz com a capacidade aquisitiva do negócio e, principalmente, se essa quantia contratará um serviço que gere benefícios cotidianos. Se o custo-benefício for vantajoso, não é preciso resistir à atualização. Um sistema de automação é fundamental para a produtividade.
Certifique-se de que o sistema é responsivo
A adaptação para dispositivos móveis é uma necessidade cada vez mais frequente. É essencial garantir que sistemas não perderão funcionalidade caso o usuário faça o acesso utilizando outros dispositivos que não o desktop.
Acessar o software remotamente é uma necessidade, e nem sempre será possível fazer isso em interfaces tradicionais, por isso é fundamental contratar um software que tenha essa possibilidade de adaptação móvel.
Verifique se a interface é amigável
No cotidiano, as operações precisam ser práticas e rápidas. É fundamental que o sistema tenha uma interface intuitiva e responsiva — mesmo para os usuários que não têm grande afinidade com o uso de sistemas.
Não é necessário obter um software que seus colaboradores não conseguirão operar, o que demandaria tempo e atrapalharia a produção. Quanto mais simples, melhor, mas funcionalidade importantes não devem ficar de fora por isso. Escolha um software que, além de completo, preze pela usabilidade.
Avalie se o software atende às necessidades do varejo
Um sistema eficiente para um negócio é aquele que atende a todas as demandas diárias. Qualquer atividade precisa ser atendida, prezando pela integração dos departamentos.
De nada adianta ter no seu varejo um sistema de última geração se as funcionalidades não são necessárias no seu negócio, deixando de lado outras que podem ser essenciais.
Pesquise sobre as futuras atualizações
Com as diferentes necessidades de um negócio, é fundamental que o programa preze pela reciclagem de suas funcionalidades, focando na realidade específica de cada empresa. As atualizações ditam se o software permanecerá relevante ou não.
É essencial se informar sobre a possibilidade de constantes atualizações, para que o sistema continue operando de acordo com o esperado.
Questione sobre o suporte
Um desenvolvedor não pode somente vender o sistema e fazer a instalação: é importante oferecer um suporte abrangente, atendendo a todas as necessidades que o negócio pode ter em relação ao software.
Além da atualização, também podem haver demandas por manutenção, dúvidas sobre a operação e sobre a integração dos setores com o programa. Antes de contratar, é fundamental saber se será possível entrar em contato com a empresa caso qualquer dúvida ou problema surja durante o uso do sistema de gestão.
A produtividade aumenta e o varejo cresce com a implementação da tecnologia. A gestão empresarial necessita de informatização. Considere todas as dicas para escolher o sistema mais adequado.
Como o uso desses sistemas aumenta o lucro no varejo?
Os softwares de gestão eliminam barreiras que prejudicam o trabalho do empreendedor que gere seu negócio com métodos analógicos. Além disso, eles focam não apenas no planejamento, mas na implementação de medidas efetivas. Como, objetivamente, o sistema aumenta o lucro?
Gerenciamento do tempo
Os softwares de gestão permitem o lançamento de informações detalhadas, facilitando consultas posteriores. Normalmente, tarefas de registro demandam muito tempo, porque é preciso preparar, formatar e lançar cada documento.
Com o auxílio de um programa, o gestor conta com uma plataforma totalmente preparada para seu registro de informações, facilitando todo tipo de registro, evitando o desperdício de tempo e de recursos. A lucratividade, claro, é impulsionada pela implementação.
Acesso a informações detalhadas
Gerindo manualmente o seu varejo, a chance de errar é grande. Ao lidar com um software preciso, no entanto, a possibilidade de erros é drasticamente reduzida e você tem informações mais detalhadas para consultar.
Os softwares de gestão viabilizam um alto índice de confiabilidade para inserir as suas informações, cooperando para montar uma base de dados confiável e facilmente acessível em consultas posteriores.
Planos de ação podem ser traçados com tranquilidade, permitindo que ações que gerem lucro comecem a ser praticadas o quanto antes.
Detecção de falhas facilitada
Com um sistema de gestão online, os seus dados estão menos suscetíveis a falhas — quando comparado ao modelo tradicional de gerenciamento. Caso haja qualquer erro, ele será facilmente detectado e corrigido antes que gere despesas para o varejo.
Mais segurança
Todos os dados gerados sobre a sua empresa devem ser armazenados de maneira segura, sejam eles dados de clientes ou documentos de colaboradores. É importante preservar toda a documentação para não correr o risco de comprometer suas obrigações legais e a relação com a clientela.
Tudo isso se torna mais fácil com um programa de gestão. Ele concentra seus dados em um único lugar e faz backups programados. Assim, não há o risco de perder dinheiro com o vazamento de informações.
Economia de recursos
O investimento com um software de gestão permite, além de mais lucratividade, economia. Adotando-o, você economiza não apenas em material de escritório, mas também em tempo, podendo colocar outros processos para funcionar.
Mesmo os gastos que passam despercebidos podem ser vilões, e quando acumulados, podem representar um grande rombo no seu departamento financeiro.
Alerta de vencimentos
Perder prazos é extremamente negativo — deixar vencer o pagamento aos fornecedores, os empréstimos, as contas ou até os produtos em estoque é sinônimo de perda de dinheiro.
O software de gestão ajuda você a ficar de olho nas datas: ele emite alerta sobre vencimentos, permitindo que você se programe para receber e pagar no dia acordado.
Visão panorâmica da empresa
Por meio de um sistema, o gestor não só registra e consulta dados, ele também vê com amplitude o funcionamento da sua marca, o desempenho dos funcionários, o sucesso das vendas e demais setores.
Além de o registro de informações ajudar a tomar as melhores decisões para operar com clientes e colaboradores, a visão geral viabiliza a identificação de processos ineficientes.
Se você registra no sistema que muitos clientes se queixaram de uma mercadoria em específico, é sinal de que pode haver algum problema com o lote ou que a qualidade não está de acordo com a expectativa do cliente.
A identificação dos pontos negativos e positivos permitirá tomar decisões de forma a melhorar a imagem da marca. Isso evita que o varejo perca em lucratividade com processos errados e permite que as ações lucrativas continuem sendo praticadas.
Investir em automação é uma necessidade cada vez mais urgente para as empresas modernas que querem continuar em evidência. O varejo, com a alta competitividade do mercado, não pode ficar de fora dessa atualização.
Para aproveitar todos os benefícios, a parceira escolhida deve ter um bom histórico no mercado e ofertar soluções realmente modernas e inovadoras.
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