Como funciona a rotina de cadastrar produtos em sua empresa? Você procura manter um cadastro bem organizado e padronizado? Sabe quais são as vantagens de manter um cadastro de produtos com elevado padrão de qualidade ou ainda não parou para fazer uma análise sobre este tema?
No artigo de hoje, você conhecerá algumas dicas para cadastrar produtos com elevado grau de qualidade e poderá entender como isso poderá influenciar no desempenho positivo ou negativo da sua empresa. Não deixe de acompanhar este artigo até o final, muitas pessoas não costumam conferir o devido valor ao cadastro de produtos, mas ele é muito importante para qualquer negócio.
Como cadastrar produtos de forma adequada?
Separamos algumas dicas para ajudar você a otimizar o cadastro de produtos da sua empresa. Acompanhe atentamente cada tópico e cada detalhe, para aplicar essas valiosas dicas ao cadastro de produtos do seu negócio.
Utilize o código de barras ao cadastrar produtos
Muitas pessoas acabam deixando de lado, o código de barras na hora de cadastrar um produto, seja para ganhar tempo na hora de cadastrar ou por simples esquecimento. No entanto, precisamos alertar você que ao deixar de informar o código de barras, você poderá ter problemas no futuro e até mesmo perder vendas.
O código de barras é único por produto e visa facilitar a sua localização e identificação. Quando não cadastramos o código de barras de um produto, precisamos realizar a sua busca geralmente por seu nome, o que acaba sendo mais trabalhoso e muitas das vezes não eficiente. Ao utilizar o nome do produto apenas, como critério de busca, você pode até mesmo deixar de realizar uma venda, por não encontrar o produto em estoque no seu sistema, você pode também, cadastrar o mesmo produto mais de uma vez, desorganizando o seu cadastro e dificultando ainda mais a localização de itens e a contabilização de quantidade em estoque.
Na hora de dar entrada em uma nota fiscal ou concretizar uma venda, será muito mais fácil identificar os produtos pelo seu código de barras, se possível com a ajuda de uma leitora de códigos, equipamento muito importante para agilizar nossas rotinas no dia a dia de uma loja.
Pense agora você, em um supermercado, se ele não utilizasse o código de barras em seus produtos, imagine o tempo que seria necessário para localizar itens pelo nome e passar um carrinho inteiro de compras pelo caixa da loja? Inevitavelmente, as filas seriam intermináveis, não é mesmo?
Portanto, essa é a nossa primeira dica, na hora de cadastrar seus produtos no seu sistema de gestão comercial, não esqueça dos códigos de barra!
Padronize o nome dos produtos
Outra importante dica ao cadastrar produtos está relacionada a padronização do nome de cada item. Defina alguns padrões para que o cadastro de produtos da sua empresa seja o mais organizado possível. Não é legal por exemplo, que um produto esteja cadastrado com letras minúsculas, enquanto outros com letras maiúsculas.
O ideal neste caso, é definir um padrão, se você optar por cadastrar todos os produtos com letras maiúsculas, facilitando a sua visualização, mantenha esse padrão daqui em diante, agora se você optar por manter apenas a primeira letra como maiúscula, siga também esse padrão. O importante, é padronizar!
Outra dica importante, ainda quando falamos na descrição dos produtos, diz respeito as siglas e abreviações. Sabemos que nas notas de compra de mercadorias, cada fornecedor, segue um diferente padrão, no entanto você não deve copiar exatamente da forma como o produto está descrito na nota, mais sim adaptar a nomenclatura ao padrão da sua empresa. Vamos a um exemplo:
Suponhamos que determinado fornecedor vende para a sua empresa um refrigerante sabor cola e descreve em sua nota fiscal o seguinte item: Refri Guaraná 2l. em um outro momento você compra o mesmo produto com a seguinte descrição: Refrigerante 2l Sabor Guaraná.
De acordo com a situação anterior, como você cadastrar estes produtos em seu sistema, sabendo que trata-se do mesmo item? O ideal nesse caso para evitar duplicidades e padronizar nomenclatura, siglas e abreviações, é seguir o padrão definido pela sua empresa, adaptando portanto, o nome presente em ambas as notas de compra, para a realidade da sua empresa.
Exemplo de padrão: Nome do Produto + Marca + Sabor ou Produto + Marca + Sabor + Unidade
Defina o melhor padrão a ser seguido pela sua empresa!
Cadastre seus produtos por categoria
Para cadastrar produtos com maior eficiência, uma dica interessante, é segmentar e classificar os seus produtos por categorias.
Em supermercados por exemplo, podemos observar de forma prática esse funcionamento, quando encontramos um corredor para perfumaria, outro para produtos de limpeza, outros para biscoitos e assim sucessivamente.
Ao cadastrar um produto no seu sistema, informando sua categoria, você contará com maior organização e ainda criará mecanismos que podem funcionar como filtros na hora de imprimir ou visualizar um relatório de produtos.
Não deixe de informar a unidade do produto
Ao cadastrar um produto, é muito importante também, que você não deixe de informar a unidade de medida utilizada para o item em questão.
Dentre as unidades mais conhecidas e utilizadas, temos a Unidade, o Pacote, o Kilo, o Fardo e em casos mais específicos como lojas de materiais para construção o Metro Quadrado e o Metro Cúbico.
Além de ser uma informação importante para a emissão de notas fiscais, a unidade também ajudará no processo de contagem e inventário de estoque.
Esteja atento a correta tributação dos produtos
Ao cadastrar produtos, você deverá informar também alguns aspectos ligados a tributação dos itens. Recomendamos que você tenha muita atenção durante esta etapa e que em caso de dúvidas consulte o seu contador.
Os dados fiscais e tributários de cada produto são muito importantes, para que você evite descumprir a legislação tributária ou pague mais impostos do que realmente deveria.
Conclusão
Percebeu quantas dicas bacanas para melhor cadastrar produtos e a importância delas para melhorar alguns processos importantes para a sua empresa?
Portanto, se você ainda não segue algumas dessas dicas na hora de cadastrar produtos em sua empresa, não perca mais tempo e comece hoje mesmo a padronizar esse importante cadastro em seu sistema de gestão comercial.
Créditos da imagem:
Daniel von Appen
