Quando o negócio começa a crescer, é comum que varejistas procurem por opções de gerenciamento automatizado para seus estabelecimentos. Porém, é importante saber como escolher um sistema de gestão empresarial adequado — evitando que ele se torne um problema e não a solução esperada.
Softwares e plataformas de gestão otimizam atividades e processos da rotina de um varejo — como cadastro e controle de produtos, estoques, vendas, compras e pagamentos, tornando-os práticos e ágeis. Erros manuais são eliminados, o que gera economia e aumento da lucratividade da empresa.
Entretanto, para que isso realmente aconteça, é importante conhecer as opções de sistemas disponíveis e fazer a escolha de forma correta, considerando as características e necessidades do seu negócio. O processo pode ser complexo para quem nunca passou por ele, por isso, o planejamento é fundamental.
Pensando nisso, colocamos abaixo um guia completo de como escolher um sistema de gestão empresarial com eficiência, garantindo o sucesso desse processo no seu negócio. Confira!
Comece com o planejamento
O primeiro passo para qualquer decisão de um negócio é o planejamento. Nesse momento, é importante entender quais são as necessidades dele e como um sistema de gestão pode ajudar a satisfazê-las.
Entenda quais processos precisam mudar, com o software, e quais funcionalidades e serviços são necessários para atender a empresa — alguns negócios querem apenas um sistema de PDV, outros gerenciar filiais ou questões administrativas. Defina também um orçamento e prazo para fazer a transição.
Uma dica é avaliar o mercado e entender como esses sistemas funcionam, identificando se as soluções prontas atendem ao varejo ou se uma plataforma personalizada é a melhor solução.
Busque por empresas especializadas
Com um bom entendimento do mercado e as necessidades da empresa em relação ao sistema de gestão, é o momento de levantar as opções de fornecedores para o seu varejo. O ideal é procurar por empresas especializadas no seu ramo de atuação.
Dessa forma, se você possui um varejo, busque fornecedores de sistemas de gestão para varejo. Isso é importante porque cada segmento de atuação possui características únicas que são colocadas no software e, em alguns casos, a empresa pode acabar pagando por itens que não precisa ou não têm as funcionalidades necessárias para seu estabelecimento.
Avalie as funcionalidades e cultura do software
Ao encontrar empresas especializadas no seu negócio, avalie as funcionalidades e serviços oferecidos por cada uma, eliminando aquelas que não atendam às suas necessidades de sistema de gestão.
Entenda também quais tecnologias e tipo de desenvolvimento são utilizados no software da empresa. Essa análise pode ser feita por algum técnico da equipe, garantindo que as empresas possuem qualidade em seu produto.
Veja a disponibilidade de atendimento do suporte técnico
Imagine um sábado de grande movimento, seu sistema para de funcionar e o suporte não atende. O que você faz? Como isso impacta seus resultados? E a satisfação dos clientes que não conseguem fazer suas compras?
A disponibilidade de atendimento do suporte técnico é um dos fatores mais importantes quando você vai contratar uma solução tecnológica. É indicado procurar por empresas que ofereçam esse serviço de forma contínua, ou seja, 24 horas por dia e 7 dias por semana, garantindo que seu estabelecimento não ficará na mão quando precisar.
Outro ponto importante é o tempo médio de solução de problemas — de nada adianta ter atendimento contínuo se o fornecedor leva uma semana para arrumar seu sistema!
Entenda a frequência de atualizações do sistema
Uma característica comum em softwares de qualquer segmento é a atualização periódica de suas funcionalidades. Novas versões tendem a melhorar a plataforma, solucionando problemas e erros que interferem na experiência dos usuários e incluindo novas funções que otimizam seu trabalho.
É importante questionar sobre a frequência que esse processo ocorre e como ele interfere na sua experiência — algumas plataformas realizam atualizações diariamente e isso pode travar ou até mesmo parar seu uso.
Não é indicado a adoção de sistemas que não realizem essas melhorias, uma vez que novas tecnologias surgem o tempo todo e empresas que não se adaptam, tendem a ficar defasadas e menos eficientes.
Além disso, é fundamental saber se essas atualizações são gratuitas ou geram um custo adicional para o estabelecimento. Normalmente, soluções contratadas como SaaS (Software as a Service) não cobram por isso, porém as opções mais antigas e tradicionais trabalham com versões vendidas de forma individual de seus sistemas.
Confira a existência de limitações da plataforma e custos adicionais
Além do custo de atualização do sistema, que pode ser um adicional significativo para o estabelecimento, é importante questionar sobre outros valores que não estão apresentados no site dos fornecedores — como implementação, treinamentos e até mesmo o suporte.
Entenda também se existem limitações nos serviços contratados, como número de usuários, espaço de armazenamento de dados, funcionalidades, suporte, etc. Muitas empresas trabalham com planos, ou seja, dependendo do plano contratado, há limitações para os serviços disponíveis.
Tanto os custos adicionais como as possíveis limitações devem ser considerados durante o processo de escolha do seu sistema de gestão para o varejo. O ideal é considerar o custo total em longo prazo, antes de tomar sua decisão.
Peça referências de clientes
Após avaliar todas as funcionalidades e serviços oferecidos pelas empresas encontradas, é o momento de buscar referências de qualidade de entrega com outros clientes. Muitos negócios colocam os seus principais clientes na página inicial de seus sites, basta identificá-los e entrar em contato ou até mesmo solicitar um telefonema ou e-mail direto com o fornecedor.
Outra forma de analisar a entrega das empresas é pelas redes sociais e sites de avaliações, como o Reclame Aqui. No Facebook, é comum que os clientes e usuários de um software o avaliem e coloquem seu feedback nos comentários. Uma simples busca mostra esses resultados.
Identifique o melhor custo-benefício
Por fim, sua escolha deve ser feita considerando o melhor custo-benefício dentre as opções identificadas. Sua decisão deve ser aquela que atenda às suas necessidades e ofereça mais pelo preço mais justo.
É evidente que esse processo exige planejamento e atenção. Existem muitas variáveis a serem consideradas e diversas opções no mercado, porém, seguindo as dicas listadas acima, sua decisão será a mais adequada para o seu estabelecimento.
Lembre-se que o barato pode sair caro, por isso, escolha sempre uma empresa especializada e referência no seu segmento de atuação. Um bom parceiro pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso nesse tipo de empreendimento.
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