Você mantém completo controle sobre o estoque de mercadorias do seu mercadinho? Saberia informar quantas unidades possui de determinado produto? Quanto vale o estoque de mercadorias da sua empresa?
Perguntas como essas servem de reflexão e são importantes para estimular pequenos e médios empreendedores a manterem o controle de seus estoques.
Muitas vezes deixado de lado, ou visto como algo muito trabalhoso e complexo, o controle e a conferência de estoque são ferramentas essenciais para o sucesso de uma empresa. Sem um controle adequado, fica difícil mensurar o real retorno que a empresa está alcançando, assim como se antecipar e realizar pedidos de mercadorias antes que elas acabem ou evitar compras em excesso que acabam com o fluxo de caixa do negócio.
Para ajudar você pequeno e médio empreendedor, proprietário de mercearia, minimercados e muitos outros estabelecimentos, no artigo de hoje apresentaremos dicas importantes relacionadas ao controle e conferência de estoques, para que você tenha sempre em mãos esta importante informação e possa tomar decisões mais assertivas.
O que é uma conferência de estoque
A conferência de estoque é um procedimento adotado pelas empresas que desejam e precisam conhecer a quantidade disponível em estoque de cada um dos seus produtos.
O objetivo desta conferência é o de realizar uma comparação, entre o estoque físico e o estoque no sistema de uma empresa. Realizando acertos, quando necessário.
Através da conferência de estoque, é possível obter informações precisas e muito importantes para o negócio, como por exemplo o valor total de mercadorias em estoque, o que acaba dando dimensões do valor total investido na empresa.
Como fazer uma conferência de estoque?
Sabemos que a realização de uma conferência de estoque,é um processo trabalhoso e que requer muita força de vontade. No entanto, é possível reduzir o trabalho e ganhar um tempo considerável com a ajuda de um sistema de gestão para lojas.
Vejamos, através de um passo a passo, a melhor forma para realizar a conferência de estoque em sua empresa:
Determine um horário
Para que não existam divergências entre o estoque real e aquele disponível em seu sistema de gestão, é importante que o estabelecimento esteja fechado durante o período de contagem, assim evitamos por exemplo, que produtos sejam vendidos ou entrem no estoque, sem sua correta contabilização, gerando divergências de conferência.
Uma boa dica, neste sentido, é programar a contagem de estoques para o período noturno, após o expediente da loja ou então em finais de semanas. Pois assim, o estabelecimento não deixará de realizar as suas vendas normalmente.
Em alguns casos, quando é preciso um pouco mais de tempo para contabilizar todo o estoque, pode ser necessário informar aos clientes que o estabelecimento será temporariamente fechado para balanço.
Mantenha os produtos organizados
Manter produtos bem organizados, antes de iniciar a conferência de estoque, também é uma boa opção. Organize os produtos por setor e se possível coloque todos os itens semelhantes em um mesmo local. Exemplo: Leite Integral ABC, junto com todos os demais.
Produtos semelhantes espalhados por diversos locais dentro do estabelecimento, podem dificultar a contagem, fazendo com que um tempo maior seja necessário para finalizar a conferência.
Invista em um coletor de dados
Coletores de dados são grandes aliados durante a conferência de estoques em empresas, este equipamento é muito semelhante a um leitor de código de barras. No entanto, sua grande diferença está na possibilidade de armazenar e contabilizar dados, ao invés de apenas realizar a sua leitura. Outra vantagem deste tipo de equipamento, diz respeito a sua portabilidade, não necessitando de cabos e portanto, facilitando a livre circulação e contagem nos diversos setores do estabelecimento.
Com um coletor de dados, você apenas precisará realizar a leitura do código dos produtos contabilizados. Cada vez que um código é bipado ele fica registrado na memória do equipamento, registrando mais de uma vez o mesmo código, eles passam a ser somados e armazenados.
Após a leitura do código de todos os itens presentes no estoque e nas prateleiras do mercadinho, basta conectá-lo ao computador via porta USB, para enviar as informações para o seu sistema de gestão de lojas, atualizando assim todo o estoque de produtos cadastrados no seu sistema.
Um coletor de dados, possui um custo ainda elevado para algumas empresas, no entanto, é possível encontrar modelos para locação por determinado período. Fazendo uso de mais de um equipamento como este, podemos setorizar a contagem da loja, ganhando muito em termos de agilidade.
É possível deslocar um funcionário para contabilizar o setor de frios e laticínios, enquanto outro cuida do setor de perfumaria e produtos de beleza, outro cuida dos cereais e assim sucessivamente. Ao final, basta importar os dados de cada coletor em seu sistema de gestão comercial.
Seu sistema de gestão comercial não realiza conferência de estoque? Sua empresa ainda não possui um sistema de gestão?
Se a sua empresa ainda não conta com um sistema de gestão comercial, avalie esta possibilidade. Os sistemas de gestão comercial são desenvolvidos para dar maior dinâmica e controle sobre os negócios de qualquer empresa.
Em sua grande parte estes sistemas oferecem diversos recursos, como por exemplo, controle e conferência de estoques, controle de contas á pagar e a receber, cadastro de clientes, produtos e fornecedores, além da emissão de documentos fiscais como o NFC-e, SAT e NFe.
Agora, se a sua empresa possui um sistema de gestão comercial, mas ele não dispõe de funcionalidades que auxiliem no controle e conferência de estoque ou então você não possui o suporte que precisa por parte da empresa desenvolvedora para entender o funcionamento dos seus recursos, este pode ser o momento ideal para conhecer os produtos e serviços ofertados pela RCKY.
A RCKY, desenvolve produtos completos para o gerenciamento facilitado de diversas empresas e negócios. Além de muitas funcionalidades importantes, como por exemplo a que permite o controle e conferência de estoque, você contará com um time de profissionais capacitados para auxiliar e retirar todas as suas dúvidas e também de sua equipe!
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Agora, que você já sabe o que precisa ser feito para que a sua empresa tenha total controle de estoques, é hora de planejar a execução da conferência! Caso necessite de apoio, a RCKY, está a sua disposição!
