Uma das grandes questões que um dono de restaurante tem é sobre como controlar o fluxo de caixa. Essa é uma questão fundamental que nem sempre é óbvia.
Na realidade, existem muitos empresários que nem conhecem direito este termo ou mesmo o que ele significa, fazendo o seu controle de forma completamente instintiva e aleatória.
Pensando nisso, hoje a RCKY decidiu dedicar este texto a falar sobre como controlar o fluxo de caixa de forma eficiente no seu restaurante para economizar. Vamos começar?
O que é fluxo de caixa?
Em primeiro lugar é importante definir muito bem o que é fluxo de caixa. Resumidamente, este termo está relacionado ao fluxo de entradas e saídas do caixa da empresa.
Trata-se de um fluxo porque toda empresa possui receitas e despesas, ou seja, dinheiro que entra da venda de produtos e serviços, e dinheiro que sai para pagar contas diversas.
Pode-se entender que o fluxo de caixa é negativo, quando sai muito mais dinheiro do que entra, e positivo, quando entra muito mais dinheiro do que sai. Dificilmente um caixa é exato.
A importância de controlar o fluxo de caixa
A realidade é que, na maioria das vezes, ainda mais com empresas pequenas, o fluxo de caixa não é controlado de forma adequada, por uma série de motivos que podem variar.
Muitos empresários, por precisarem lidar com várias coisas ao mesmo tempo, simplesmente não têm tempo para observar o que entra e o que sai da empresa.
Outros, por outro lado, até podem ter algum tempo, mas lhes falta conhecimento e talvez até as ferramentas para fazer isso, preferindo deixar as coisas acontecerem como dá.
Inclusive, um erro muito comum de donos de restaurante pequenos é misturar suas contas pessoais com as contas do restaurante, pois eles acham que isso é mais fácil.
No entanto, isso apenas dificulta em saber o real faturamento do restaurante e acaba fazendo o empresário se descontrolar quanto aos seus gastos, onerando o estabelecimento.
A realidade é que, controlar o fluxo de caixa de forma adequada é muito importante para fazer uma empresa ter bons resultados financeiros e crescer com saúde.
Dicas para controlar o fluxo de caixa do seu restaurante
Controlar o fluxo de caixa é fundamental para a saúde financeira de qualquer negócio.
Diante disso, o nosso time separou algumas dicas que você precisa conhecer e colocar em prática.
1. Faça um planejamento financeiro
Fazer um planejamento financeiro é uma etapa fundamental para controlar o fluxo de caixa de um restaurante.
Essa prática envolve a análise e o estabelecimento de metas financeiras, bem como a projeção de receitas e despesas futuras.
Confira alguns pontos-chave a serem considerados ao elaborar um planejamento financeiro:
- Estabeleça metas financeiras claras: Defina metas realistas e mensuráveis para o seu negócio;
- Projete suas receitas: Analise suas fontes de receita e projete quanto você espera receber em determinados períodos;
- Estime suas despesas: Liste todas as despesas operacionais e administrativas do seu negócio;
- Identifique áreas de melhoria: Ao analisar suas despesas, identifique oportunidades de redução de custos;
- Acompanhe e revise regularmente: O planejamento financeiro não é um documento estático. Acompanhe regularmente suas receitas e despesas reais em comparação com as projeções.
2. Acompanhe de perto as entradas e saídas de dinheiro
Registrar as entradas de dinheiro, como vendas ou pagamentos de clientes, é essencial para saber quanto dinheiro está entrando na empresa.
Na prática, isso permite que você acompanhe as receitas de perto, identifique padrões de fluxo de caixa e avalie o desempenho financeiro do seu negócio.
Da mesma forma, registrar as saídas de dinheiro, como pagamentos a fornecedores, despesas operacionais e salários, ajuda a controlar os gastos e a entender para onde o dinheiro está sendo direcionado.
Ao acompanhar de perto as entradas e saídas de dinheiro, você também terá uma visão mais precisa da disponibilidade de caixa da sua empresa.
A utilização de ferramentas de gestão financeira, como o software de gestão da RCKY, pode facilitar o registro e o acompanhamento das transações no fluxo de caixa.
3. Controle os estoques e evite excessos
Controlar os estoques e evitar excessos é uma medida importante para manter o fluxo de caixa saudável.
O estoque é um ativo que consome capital de giro e, se não for gerenciado adequadamente, pode comprometer a liquidez da empresa.
Para controlar os estoques, é importante estabelecer processos eficientes de gerenciamento, como o uso de sistemas de inventário, e a análise de demanda e previsão de vendas.
Monitore regularmente os níveis de estoque, identifique produtos com baixo giro e faça análises de sazonalidade para ajustar as compras de acordo com a demanda.
Ao manter um controle adequado dos estoques, você terá um fluxo de caixa mais equilibrado, reduzirá custos e poderá atender às necessidades dos clientes de forma mais eficiente.
4. Tenha uma reserva de emergência
Ter uma reserva de emergência é uma prática financeira fundamental para controlar o fluxo de caixa e proteger seu negócio de imprevistos financeiros.
Ao criar uma reserva de emergência, é recomendável definir um valor a ser alcançado, levando em consideração suas necessidades específicas de negócio.
Uma prática comum é estabelecer uma reserva capaz de cobrir de três a seis meses das despesas operacionais.
Ter uma reserva de emergência proporciona tranquilidade financeira, e protege seu negócio de imprevistos.
5. Analise e reduza os custos desnecessários
Faça uma análise detalhada dos custos do seu negócio e identifique áreas em que seja possível reduzir gastos.
Avalie os fornecedores atuais e negocie melhores condições ou busque alternativas mais econômicas.
Analise os processos operacionais e identifique oportunidades de eficiência para diminuir custos.
Elimine despesas supérfluas que não contribuam diretamente para o crescimento ou o funcionamento adequado do seu restaurante.
Uma gestão eficiente de custos contribui para um fluxo de caixa mais saudável e aumenta a rentabilidade do negócio.
Ao revisar periodicamente seus custos e encontrar maneiras de reduzi-los, você terá um controle mais preciso sobre o fluxo de caixa, possibilitando um melhor aproveitamento dos recursos.
Qual a diferença entre fluxo de caixa e DRE?
A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e o Fluxo de Caixa são duas ferramentas financeiras essenciais para uma empresa, mas que servem a finalidades diferentes:
Demonstração do Resultado do Exercício (DRE):
- A DRE mostra a lucratividade da empresa durante um período específico, geralmente um trimestre ou um ano fiscal.
- Ela detalha as receitas, custos e despesas da empresa durante esse período para calcular o lucro líquido.
- A DRE ajuda a entender a eficiência operacional da empresa e sua capacidade de gerar lucro a partir de suas atividades principais.
Fluxo de Caixa:
- O fluxo de caixa, por outro lado, mostra como o dinheiro flui dentro e fora da empresa durante um período de tempo, também geralmente um trimestre ou ano fiscal.
- Ele detalha as entradas de caixa (como vendas, investimentos, empréstimos) e as saídas de caixa (como despesas operacionais, pagamento de dívidas, investimentos em ativos).
- O objetivo do fluxo de caixa é garantir que a empresa tenha dinheiro suficiente para cobrir suas despesas e investimentos, além de verificar sua capacidade de gerar fluxo de caixa positivo.
Em resumo, enquanto a DRE se concentra nos resultados financeiros e na lucratividade da empresa, o fluxo de caixa se concentra na liquidez e na saúde financeira, mostrando como o dinheiro está sendo gerado e gasto ao longo do tempo.
Na prática, ambos os relatórios são importantes para entender a situação financeira de uma empresa, mas eles fornecem perspectivas diferentes.
Quais os riscos de não controlar o fluxo de caixa?
Não controlar o fluxo de caixa pode levar a uma série de problemas e riscos para uma empresa, incluindo:
Insolvência: Se uma empresa não controla seu fluxo de caixa e gasta mais dinheiro do que recebe, ela corre o risco de ficar insolvente, ou seja, não ter fundos suficientes para pagar suas obrigações financeiras.
Falta de capital de giro: Se o fluxo de caixa não for controlado adequadamente, a empresa pode enfrentar uma falta de capital de giro, o que pode afetar negativamente suas operações.
Incapacidade de pagar fornecedores e credores: Se uma empresa não tem controle sobre seu fluxo de caixa, ela pode não ser capaz de pagar seus fornecedores e credores em tempo hábil, o que pode resultar em relações comerciais prejudicadas e até mesmo em litígios legais.
Perda de oportunidades de investimento: Sem uma compreensão clara do fluxo de caixa, uma empresa pode perder oportunidades de investimento ou crescimento, pois pode não ter os fundos disponíveis para aproveitar essas oportunidades quando surgirem.
Dificuldade em planejar e tomar decisões: O controle do fluxo de caixa é fundamental para o planejamento financeiro de curto e longo prazo de uma empresa.
Sem esse controle, a empresa pode ter dificuldade em planejar com precisão e tomar decisões assertivas sobre investimentos, expansão ou redução de custos.
Não tenha dúvidas, a falta de controle do fluxo de caixa pode levar a sérios riscos financeiros e operacionais para uma empresa, comprometendo sua capacidade de operar de forma eficaz e sustentável.
Como controlar o fluxo de caixa?
Afinal de contas, é possível fazer o controle adequado do fluxo de caixa? Bem, existem duas alternativas:
- Usando uma planilha de Excel;
- Usando um sistema de gestão automatizado.
Vamos falar sobre cada uma delas.
Usando uma planilha de Excel
Você entende de Excel? Muitos empresários não têm essa habilidade, apesar de ser uma ferramenta muito útil e poderosa para administração de uma empresa.
No caso, quando falamos de controlar fluxo de caixa, estamos falando tanto sobre criar uma tabela própria, quanto também fazer uma tabela gratuita já pronta e formatada.
Sim, hoje em dia é possível encontrar muitas tabelas prontas de Excel de forma gratuita na internet que servem para gerência financeira, em especial o controle do fluxo de caixa.
Com uma tabela em mãos, basta então registrar todas as vendas e despesas do dia, informando principalmente qual foi o método de pagamento utilizado.
Para fazer o fechamento do fluxo diário de caixa, será necessário:
- Somar todas as entradas;
- Subtrair todas as saídas da soma das entradas;
- Anotar o valor final que deve ser somado ao saldo disponível no caixa.
Os problemas da planilha de Excel
A questão em relação a fazer uso de uma planilha de Excel para controlar o fluxo de caixa, é o fato de que esse controle precisará ser feito todo de forma manual, o que custa tempo.
Entretanto, para além da perda tempo, há o fato de que podem haver falhas no registro das entradas e saídas ou até mesmo erros cometidos no cálculo do fechamento final.
Trata-se de uma opção mais econômica, porém, a sua economia pode ter altos custos. Ainda mais se tratando de um restaurante que pode ter dias muito movimentados.
Usando um sistema de gestão automatizado
Como o próprio nome diz, ele faz com que o processo aconteça automaticamente.
Todas as entradas e saídas no fluxo de caixa do restaurante são contabilizadas dentro do sistema imediatamente no momento que elas são feitas, evitando qualquer falha.
Alguns sistemas, inclusive, podem ser gerenciados a distância por um aparelho smartphone, o que simplifica muito mais a gerência do estabelecimento.
Entretanto, é importante entender que existem muitas opções de sistema no mercado, cada um com as suas características próprias, com vantagens e desvantagens específicas.
Inclusive, essas diferenças podem ser vistas até mesmo nos seus preços. Alguns são mais acessíveis do que outros, mas isso não diz respeito exatamente à qualidade.
Conheça o sistema de gestão de restaurantes da RCKY
Você conhece o sistema de gestão de restaurantes da RCKY? Com esta solução tecnológica controlar o fluxo de caixa vai ser tornar uma tarefa muito simples e fácil.
Primeiro porque este sistema entrega uma grande mobilidade, pois junto dele é acompanhado um PDV Mobile.
Com esta ferramenta é possível fazer pedidos e finalizar vendas diretamente na mesa, ganhando muito mais agilidade e precisão para o atendimento.
Considere também que o sistema RCKY é 100% online e se comunica com os principais equipamentos de automação comercial com grande facilidade.
Outras vantagens são:
- PDV com recurso para chamada de comandas em restaurantes self-service;
- Disparo de pedidos da mesa para a produção na cozinha automaticamente;
- Cadastro de clientes para obter históricos e informações essenciais;
- Visão total dos pratos mais pedidos e outros relatórios de gestão;
- Controle financeiro centralizando reduzindo perdas em toda a estrutura.
Por fim, o sistema de gestão da RCKY para restaurantes oferece de longe o melhor custo-benefício do mercado. Fale com um de nossos consultores diretamente no WhatsApp para saber mais!
