Ainda é um fato, um tanto comum, ver que pessoas utilizam planilhas para fazer o gerenciamento e controle de estoque de seu restaurante. No entanto, será mesmo que utilizar planilha é a melhor opção?
Se considerarmos as planilhas, realmente elas nos trazem facilidades que o papel, o único meio em que era possível de se fazer o controle de estoque para restaurante, não nos possibilitava.
São facilidades tais como melhor locação e organização dos registros, a possibilidade de criar planilhas cada vez mais bem elaboradas, cálculos prontos, entre outros.
O que nos fez, portanto, passar para as planilhas foi o fato de podermos estar cada vez mais precisos e rápidos no processo de controle de estoque para o nosso restaurante. E que facilidade!
Foi a possibilidade de estarmos abertos à nova tecnologia que conseguimos ter mais eficiência em nosso negócio, afinal, o mundo todo estava se adaptando a esse progresso.
Porém, com o passar do tempo, vimos que as possibilidades de erro não foram 100% resolvidas – mesmo com um progresso mais eficaz!
Erros humanos que sempre acontecem
Entre os erros humanos que sempre acontecem temos o fato de que algum valor pode ser mal colocado na planilha.
Esse erro humano se dá por diversos motivos, o principal, que certamente você identificará, é o fato de termos que nos preocupar com muitos detalhes da planilha e, assim, acabarmos não dando tanta atenção em todos os pormenores.
Isso seria resolvido se pudéssemos nos concentrar mais em informações essenciais e deixássemos que as questões mais técnicas da planilha pudessem ser feitas: ou por algum terceiro, ou pela própria planilha (que certamente não fará).
Problemas com as fórmulas que acabam comprometendo tudo
Há também, seguindo a linha dos erros humanos, a questão das fórmulas que, caso apresentem um único erro, podem estar comprometendo todo o gerenciamento e controle da planilha. Uma experiência, realmente, muito ruim.
O pior, ainda, é quando não identificamos onde está o erro e passamos horas e horas procurando o fio da meada. E sabemos o quanto isso pode ser desgastante para nós (que poderíamos estar despreocupados com a planilha e fazendo algo mais útil).
Sistema de gestão e seus benefícios para restaurante
Existem, além das planilhas manuais, algo que podemos utilizar e que corrige a grande maioria dos erros: um sistema de gestão. Com ele é possível fazer o controle de estoque para restaurante de uma maneira muito mais precisa e aplicada.
Assim fica muito mais rápido e eficiente manter o controle do estoque. Os grandes restaurantes, por exemplo, conseguem sair na frente, e se manterem grandes, porque a parte administrativa e de gestão estão muito bem servidas por um sistema.
Há, tirando as vantagens próprias do sistema com todos os seus benefícios, o fato de que possuir um sistema de gestão substitui muitas pessoas para realizar várias funções. Quando não uma, portanto, bastam poucas pessoas.
Entre todos os seus benefícios, destacamos:
Não perca tempo e evite erros nas fórmulas;
Experimente cálculos exatos e realistas;
Integre com a área de produção e matéria prima.
Não perca tempo e evite erros nas fórmulas
Uma vez que o sistema, por si só, possui todas as fórmulas já prontas e adaptadas a realidade de seu restaurante, não será preciso mover um dedo sequer para repará-la.
Basta apenas colocar as informações essenciais e deixar que o sistema fará tudo por você. Ele é pronto para isso e também testado e adaptado para que tudo ocorra da melhor forma possível.
Isso evitará erros humanos? Claro que não. No entanto, você conseguirá identificá-los com maior precisão – afinal, são erros simples de digitação e nada relacionado às fórmulas.
E, dessa forma, você irá ganhar mais tempo para se dedicar a outros afazeres mais importantes: sem preocupações que, aliás, você não deveria ter.
Experimente cálculos exatos e realistas
Um sistema de gestão oferece ainda muitas outras facilidades, entre elas o fato de podermos experimentar cálculos mais precisos e exatos. Isso porque teremos a segurança de que estão sendo feitos sem erros por parte do próprio sistema.
E que cálculos? Todos aqueles que são essenciais para o melhor controle de estoque: valores, quantidades, datas, etc.
E você não precisará escrever e possuir muitos papéis, o próprio sistema fornece relatórios precisos (com vários parâmetros) que podem ser impressos a qualquer momento.
Integre com a área de produção e matéria prima
Aqui vem a melhor parte. Certamente fazer a integração com outras áreas de produção e matéria prima nos traz ótimas vantagens.
O fato de termos tudo concentrado em um único lugar nos permite que tenhamos um controle ainda mais eficiente, que obtenhamos maior qualidade nos processos e saibamos, em tempo real, como as coisas estão se passando em nosso restaurante.
E isso, além de todas as outras particularidades de um sistema integrado, evidentemente uma planilha não faz. Algo completo que, mesmo se tentássemos fazer nem uma planilha não conseguiríamos ter tanta precisão em tempo real.
É natural, com o passar do tempo, nos adaptarmos ao que de melhor possamos aproveitar em nosso negócio. Sobretudo em nossos restaurantes que possuem um modo particular de se lidar – e às vezes, dependendo do movimento, temos uma correria tremenda!
Essas facilidades, portanto, são ótimas e por isso, caso queiramos estar sempre atualizados e com um diferencial que nos ajude no desenvolvimento frente ao nosso concorrente, não podemos perder tempo com aquilo que, necessariamente, não valeria a pena.
Créditos da imagem:
Michael Browning
