Fazer o fechamento de caixa é uma prática indispensável a qualquer empresa que lida com transações financeiras. Isto é, todas!
Independentemente do tamanho do negócio, é fundamental manter um controle rígido do fluxo de caixa, a fim de evitar prejuízos e garantir uma gestão financeira eficiente.
Além disso, o fechamento diário de caixa é uma maneira de identificar possíveis erros, fraudes e inconsistências nas movimentações financeiras.
Sendo assim, neste artigo, vamos entender o que é o fechamento de caixa, qual a sua importância e como fazê-lo corretamente, evitando transtornos e visando traçar estratégias mais assertivas.
Acompanhe!
Afinal, o que é fechamento de caixa?
Resumidamente, o fechamento de caixa é um procedimento realizado ao final de um período de operações financeiras de um estabelecimento, como um comércio, restaurante, loja, etc.
Tal prática consiste em conferir e registrar todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa, tendo como objetivo principal verificar se o saldo final está correto.
Durante o dia, diversas transações financeiras podem ocorrer, como vendas de produtos ou serviços, recebimentos de pagamentos, retiradas de dinheiro para troco, entre outras.
Dessa maneira, é vital que todas essas movimentações sejam registradas em um sistema de controle, como um software de gestão, para que a conferência possa ser feita com maior precisão e praticidade.
Assim, ao final do expediente, o responsável pelo caixa deve contar o dinheiro em espécie, comparando o valor encontrado com o registro de entradas e saídas no sistema de controle financeiro.
Vale ressaltar que isso deve ser feito a partir da verificação de todos os comprovantes de transações registrados e incluídos no total de vendas do dia. Caso haja alguma discrepância, é preciso buscar a origem do problema.
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Qual a importância de fechar o caixa todos os dias?
Bem como citamos, o fechamento de caixa é essencial para garantir a integridade das operações financeiras da empresa, evitando perdas financeiras, fraudes e outros tipos de prejuízos.
Além disso, é uma ferramenta importante para a gestão financeira do negócio, permitindo que sejam identificados problemas no fluxo de caixa, novas estratégias, metas e alinhamento de expectativas, por exemplo.
De forma simplificada, podemos destacar as principais razões pelas quais o caixa deve ser fechado diariamente.
Confira:
- Identificar discrepâncias: se você não conferir suas transações todos os dias, pode levar muito tempo até perceber alguma discrepância em suas contas. E aí… pode ser tarde demais!
Isso pode dar origem a uma grande bola de neve, pois você não saberá exatamente quanto dinheiro tem em caixa e nem onde foi parar o lucro de determinado dia trabalhado.
- Prevenir fraudes: fechar o caixa diariamente ajuda a prevenir fraudes. Se um funcionário está desviando dinheiro do caixa, por exemplo, você será capaz de detectar isso rapidamente.
Sem o fechamento de caixa, a fraude pode passar despercebida por longos meses, o que pode levar a grandes perdas financeiras.
- Facilitar a tomada de decisões: quando você tem informações financeiras precisas e atualizadas, fica muito mais fácil tomar decisões importantes, pois há maior clareza quanto à real situação do negócio.
Por outro lado, se você não sabe ao certo quanto dinheiro tem em caixa, por exemplo, pode ser bastante complicado decidir se pode ou não investir em novos equipamentos ou contratar mais funcionários.
Além dos motivos listados, ainda podemos mencionar como vantagem a organização financeira, permitindo que sejam identificados e corrigidos erros de lançamentos. Isso pode evitar, por exemplo, cobranças indevidas.
Portanto, fechar o caixa diariamente é uma prática que garante a transparência e a precisão dos registros financeiros de um comércio!
Como fazer o fechamento de caixa corretamente?
Bom, agora que você já sabe a importância de realizar o fechamento de caixa diariamente, é hora de descobrir como o procedimento deve ser feito para evitar equívocos.
Veja, a seguir, alguns passos básicos para não errar mais:
- Contagem do dinheiro em caixa: a primeira coisa a fazer é contar todo o dinheiro que está no caixa, incluindo pagamentos recebidos em notas, moedas, pix e cartões;
- Verificação dos documentos fiscais: em seguida, é preciso conferir todos os documentos fiscais, como cupons e notas fiscais emitidos durante o dia, para garantir que as informações estejam corretas;
- Cálculo das vendas realizadas: na sequência, é necessário somar todas as vendas realizadas durante o período e verificar se o valor corresponde ao que está registrado nos documentos fiscais;
- Subtração dos pagamentos efetuados: depois de somar as vendas, é hora de subtrair o valor dos pagamentos realizados, por exemplo, a fornecedores, a fim de chegar ao valor líquido das vendas;
- Verificação do troco: agora, você deve conferir se o valor do troco em caixa corresponde ao que deveria estar disponível, de acordo com as vendas que foram feitas;
- Fechamento do caixa: após todos os valores terem sido conferidos, agora sim é o momento de fechar o caixa, subtraindo o valor total das vendas do valor total dos pagamentos realizados;
- Emissão de relatório: para terminar, é importante emitir um relatório com todas as informações do fechamento de caixa, incluindo o valor total das vendas, o valor dos pagamentos realizados e o valor final em caixa.
Também vale destacar que todas as movimentações devem ser registradas corretamente e o fechamento de caixa deve ser feito de forma rigorosa para garantir a integridade dos registros financeiros e evitar problemas futuros.
O que fazer para facilitar o fechamento de caixa?
Caso você já esteja aí preocupado, pensando se existe alguma maneira mais eficiente e ágil de realizar o fechamento de caixa sem cometer falhas, temos uma ótima notícia, porque sim, existe!
Diante da relevância do procedimento, é de suma importância torná-lo menos sujeito a erros, mas, ao mesmo tempo, sem perder tanto tempo do dia conferindo mil vezes o mesmo valor.
Por isso, para ajudar a garantir que todas as transações financeiras estejam registradas corretamente e que o dinheiro em caixa corresponda ao total das vendas do dia, o ideal é contar com um bom sistema de gestão.
O programa permite automatizar tarefas, integrar informações, emitir relatórios, tudo em tempo real. Com isso, é possível ter certeza de que as informações estão corretas e atualizadas.
Portanto, se você quer ter tranquilidade, agilidade e segurança ao realizar o fechamento de caixa, conheça o sistema de gestão da RCKY, o jeito mais fácil de garantir a saúde financeira da sua empresa!
