Gestão multilojas: Como eliminar os problemas entre as filiais

2 de julho de 2024

Renata Simões

Você já conhece os benefícios que um sistema de gestão multilojas pode oferecer para o seu negócio?

Neste artigo, vamos explicar como essa ferramenta funciona e de que forma ela pode contribuir para melhoria da gestão e dos resultados, agregando valor para empresas que possuem filiais.

Se você possui ou pretende abrir filiais, continue conosco e acompanhe este artigo até o final para saber mais sobre o assunto.

O que é um sistema de gestão multilojas?

Um sistema de gestão multilojas é um software projetado para centralizar e otimizar a gestão de várias lojas ou unidades de negócio, seja no varejo ou atacado.

Esse tipo de sistema é útil para franquias, redes de lojas ou empresas com presença em diferentes localidades.

Dentre as principais características e vantagens que um sistema de gestão multilojas pode oferecer, podemos destacar:

Centralização de informações: Esse tipo de sistema permite que se obtenha uma visão unificada de todas as lojas, facilitando o acompanhamento de vendas, estoques, finanças, dentre outros aspectos.
Gestão de estoque: Um sistema de gestão multilojas permite monitorar os níveis de estoque e facilita a transferência de mercadorias entre unidades, otimizando o nível de estoque em cada uma.
Gestão financeira: Um sistema multilojas é capaz de gerar relatórios financeiros que agregam dados de todas as lojas, permitindo análises globais de faturamento, vendas, lucratividade e outros indicadores importantes.
Estratégias de marketing: Com a visão centralizada de todas as unidades, é possível elaborar estratégias de marketing mais eficientes, identificando, por exemplo, quais lojas possuem melhor desempenho em determinadas campanhas ou promoções.
Padronização: Um sistema multilojas ajuda a padronizar processos em todas as unidades, garantindo consistência na operação e na experiência do cliente.
Facilidade na expansão: Para empresas em fase de expansão, adicionar novas lojas ao sistema é um processo simples e direto, facilitando o crescimento da rede.

Por esses e outros motivos, se você possui filiais, vale a pena investir em um bom sistema de gestão multilojas.

Quais recursos não podem faltar em um sistema de gestão multilojas?

Um sistema de gestão multilojas precisa oferecer funcionalidades que atendam às necessidades específicas de empresas que operam com filiais.

Nesse sentido, dentre os recursos que não podem faltar, podemos destacar:

Integração entre lojas

Sincronização em tempo real: Garantir que todas as lojas tenham acesso a dados atualizados instantaneamente.
Transferência entre lojas: Capacidade de mover facilmente estoques entre diferentes unidades.

Gestão centralizada de estoque

Visibilidade do estoque: Ver o nível de estoque de cada loja individualmente e globalmente.
Alertas automáticos: Notificações sobre níveis de estoque baixos ou excessivos.

Relatórios consolidados

Desempenho de vendas: Relatórios de vendas por loja, região ou globalmente.
Análise financeira: Visão unificada das finanças de todas as lojas.
Indicadores-chave de desempenho (KPIs): Métricas como lucratividade, rotatividade de estoque, entre outros.

Gestão de compras unificada

Pedidos centralizados: Fazer pedidos para todas as lojas a partir de um único ponto.

Integração com Pontos de Venda (PDV)

Consistência: Garantir que todos os PDVs, independentemente da localização, estejam integrados ao sistema central.
Atualizações em tempo real: As vendas feitas em qualquer PDV devem refletir instantaneamente no sistema central.

Estratégias de marketing centralizadas

Campanhas unificadas: Capacidade de lançar e monitorar campanhas promocionais em todas as lojas simultaneamente.
Segmentação de clientes: Utilizar dados de todas as lojas para segmentar e personalizar estratégias de marketing.

Acesso móvel e na nuvem

Flexibilidade: Acesso ao sistema de qualquer lugar, ideal para gestores que viajam entre diferentes lojas.
Segurança: Proteção de dados na nuvem com medidas robustas de segurança.

Suporte multiusuário com controle de acesso

Diferentes níveis de acesso: Permitir que diferentes funcionários acessem partes específicas do sistema com base em suas responsabilidades.
Monitoramento: Registro de todas as ações realizadas pelos usuários no sistema.

Personalização e escalabilidade

Adaptabilidade: A capacidade de personalizar o sistema de acordo com as necessidades específicas do negócio.
Expansão fácil: Adicionar novas lojas ao sistema sem complicações, facilitando a escalabilidade do negócio.

Não tenha dúvida, se você possui um negócio no atacado ou varejo com filiais, um sistema de gestão multilojas é a solução ideal para a sua empresa.

Quais os riscos de não utilizar um sistema multilojas para gestão de uma rede de lojas?

Não utilizar um sistema multilojas para a gestão de uma rede de filiais pode trazer diversos riscos e desafios significativos para a gestão do negócio, dentre os quais, podemos destacar:

1.Inconsistência de dados

Sem um sistema unificado, cada loja pode usar diferentes métodos para gerenciar estoque, vendas e finanças, levando a inconsistências nos dados.

Na prática, isso pode dificultar a obtenção de uma visão clara e precisa do desempenho geral da rede.

2.Gestão ineficiente de estoque

A falta de um sistema centralizado pode resultar em problemas de gerenciamento de estoque, como excesso de estoque em algumas lojas e falta em outras.

No dia a dia, isso pode levar a perdas financeiras devido a produtos não vendidos ou insatisfação do cliente devido à falta de produtos.

3.Dificuldade na tomada de decisões

Sem dados centralizados e atualizados, é difícil para os gestores tomarem decisões assertivas e estratégicas.

A falta de métricas e informações de qualidade pode afetar a capacidade da empresa de responder rapidamente às mudanças do mercado e às necessidades dos clientes.

4.Custos operacionais mais altos

A gestão individual de cada loja pode resultar em processos redundantes e ineficientes, aumentando os custos operacionais.

Um sistema multilojas pode ajudar a automatizar e otimizar processos, reduzindo custos.

5.Problemas de conformidade fiscal

Gerenciar uma rede de lojas sem um sistema unificado pode dificultar a manutenção da conformidade com a legislação fiscal.

Na prática, isso pode resultar em problemas durante auditorias por parte do fisco, e até mesmo em multas e penalidades.

6.Dificuldade na implementação de promoções e programas de fidelidade

Sem um sistema centralizado, é complicado coordenar promoções, descontos e programas de fidelidade de forma eficiente e uniforme em todas as lojas.

Por sua vez, a dificuldade em questão pode afetar diretamente a experiência dos clientes e o volume de vendas do negócio.

7.Segurança e proteção de dados

Vários sistemas desconectados podem ser mais vulneráveis a falhas de segurança.

Um sistema multilojas bem implementado e integrado pode oferecer melhores controles de segurança e proteção de dados, o que é uma exigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Diante de todos os pontos apresentados até aqui, não tenha dúvidas, usar um sistema multilojas pode ajudar a mitigar esses riscos, proporcionando uma gestão mais eficiente, consistente e segura de toda a rede de lojas.

Como escolher um sistema de gestão multilojas?

Escolher um sistema de gestão multilojas é uma decisão importante, pois a ferramenta escolhida terá impacto direto na operação, eficiência e, eventualmente, na rentabilidade do negócio.

Por isso, antes de começar a busca, identifique e liste as necessidades específicas do seu negócio. Isso pode incluir:

Número atual de lojas e possíveis expansões futuras.
Volume e natureza das transações.
Especificidades de seu setor de atuação.

Na sequência leve os seguintes fatores em consideração:

Pesquise e avalie opções: Na sequência, busque referências sobre o sistema com outros empresários e solicite demonstrações para conhecer de perto os recursos e funcionalidades disponíveis.
Verifique a escalabilidade: Certifique-se de que o sistema possa se adaptar ao crescimento do seu negócio. Adicionar novas lojas ou funcionalidades não deve ser um processo complicado.
Avalie a usabilidade: O sistema deve ser fácil de usar para garantir que a equipe o adote rapidamente. Uma interface confusa pode resultar em erros e ineficiência.
Examine a segurança: O sistema deve ter medidas robustas para proteger informações sensíveis. Além disso, verifique como o sistema lida com backups e a recuperação de dados em caso de falhas.
Suporte e treinamento: Um bom suporte técnico e treinamento adequado são importantes para a implementação e uso contínuo do sistema.
Avalie os custos: Avalie os custos com licenças, hardwares, mensalidades, suporte e implantação.

Ao seguir nossas dicas você tomará a decisão certa ao escolher um sistema de gestão multilojas.

Quando vale a pena ter um sistema multiloja no seu negócio?

Se você está planejando abrir novas filiais ou já possui múltiplas lojas, um sistema de gestão multilojas se torna essencial para garantir uma gestão centralizada, consistente e eficiente.

É muito complicado gerenciar diferentes unidades de negócio quando cada uma opera isoladamente.

Um sistema multiloja proporciona uma visão centralizada e consolidada das operações, tornando a gestão mais estratégica e informada.

Além disso, um sistema unificado reduz redundâncias e otimiza processos. Por exemplo, a compra de produtos e a gestão de estoque pode ser centralizada, garantindo melhorias significativas nos controles.

Por fim, vale comentar que se você precisa de relatórios consolidados que mostrem o desempenho de todas as lojas e deseja analisar métricas e KPIs em um nível global, um sistema multiloja é fundamental.

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