O que significa NF denegada? Como resolver o erro? Se você está com uma nota com esse status e está em busca de orientação, chegou ao lugar certo.
Neste artigo, vamos explicar o que é nota fiscal denegada, suas implicações e o que você pode fazer para solucionar essa questão.
O nosso objetivo com este conteúdo é ajudar você a resolver essa pendência, liberar a nota fiscal para transporte e as mercadorias que constam nela.
Para saber mais e conferir o que o nosso time separou para você, continue conosco e faça uma boa leitura.
O que é NF denegada?
NF denegada é um status que indica que a Secretaria Estadual de Fazenda, impediu a autorização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em razão de pendências encontradas no cadastro do emitente ou do destinatário.
Algumas razões comuns para a denegação de uma NF-e incluem:
- Inconsistências cadastrais: Pode ocorrer quando há pendências ou irregularidades na Inscrição Estadual do emitente ou do destinatário da NF;
- Dívidas tributárias: A denegação também pode ser resultado de dívidas tributárias, ou seja, situação na qual a empresa está inadimplente perante a Fazenda Pública Estadual;
- Falha no preenchimento: Erros no preenchimento ou na geração da NF-e também podem resultar em sua denegação, especialmente se forem violadas as regras estabelecidas pela SEFAZ.
Quando uma nota fiscal é denegada, isso significa que ela não possui validade jurídica, ou seja, não pode amparar a circulação de mercadorias, o que impede a comercialização e o transporte da mesma.
É fundamental para as empresas ficarem atentas a essa situação, pois o transporte de mercadorias com uma NF denegada pode resultar em penalidades, como a apreensão da mercadoria e imposição de multas.
Em caso de denegação, o emitente deve identificar e corrigir a causa do problema para então emitir uma nova nota fiscal.
A depender do motivo da denegação, pode ser necessário recorrer ao contador para corrigir pendências cadastrais, quitar dívidas ou simplesmente verificar a existência de algum tipo de erro no preenchimento da nota.
Confira os principais motivos:
- Rejeição 301: Uso Denegado, a Inscrição Estadual do emitente está em situação irregular no Fisco;
- Rejeição 302: Uso Denegado, a Inscrição Estadual do destinatário está em situação irregular no Fisco;
- Rejeição 303: Uso Denegado, destinatário não habilitado a operar na UF (Unidade da Federação, o famoso Estado).
Qual a diferença entre NF rejeitada e NF denegada?
A NF denegada e a nota fiscal rejeitada são termos que se referem a situações distintas no processo de emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), mas ambas indicam problemas que impedem a validade ou a autorização da nota.
Entender essas diferenças é fundamental para os emitentes, uma vez que cada situação demanda algumas ações específicas para resolução.
Vamos abordar as diferenças entre elas:
Nota fiscal denegada
Motivo: A denegação ocorre, devido a problemas relacionados ao status do emitente ou do destinatário no cadastro de contribuintes do ICMS do respectivo Estado.
Geralmente, está ligado a irregularidades como Inscrição Estadual baixada ou suspensa, ou então em função da existência de dívidas tributárias.
Consequências: Quando uma nota é denegada, ela não possui validade jurídica. Isso significa que ela não pode ser usada para amparar a circulação de mercadorias.
Transportar mercadorias com uma NF denegada pode resultar em apreensão da mesma e multas.
Solução: O emitente precisa identificar e resolver a causa da denegação, que pode envolver a regularização de pendências cadastrais, quitação de dívidas ou outros procedimentos, e só então emitir uma nova nota fiscal.
Nota fiscal rejeitada
Motivo: A rejeição está geralmente ligada a erros no preenchimento ou na comunicação da nota fiscal com o sistema da Secretaria da Fazenda…
São erros técnicos ou de validação da própria NF-e, como falta de campos obrigatórios, erros no código de algum produto, falhas na assinatura digital, entre outros.
Consequências: Uma nota rejeitada nem chega a ser processada pelo sistema da SEFAZ, ou seja, ela é como se “não existisse” para fins fiscais. Diferente da denegação, a rejeição não tem relação com o status fiscal do emitente ou destinatário.
Solução: É necessário identificar o motivo da rejeição, corrigir o erro na nota e reenviá-la. Geralmente, a SEFAZ fornece um retorno com a descrição do erro, facilitando sua correção.
Em resumo, enquanto a denegação está ligada a problemas cadastrais ou fiscais do emitente ou destinatário, a rejeição está relacionada a erros técnicos ou de preenchimento na própria nota fiscal.
Como cancelar uma NF denegada?
Não é possível cancelar uma NF denegada.
Quando a SEFAZ denega uma nota, isso significa que a nota não é reconhecida como válida, e por essa razão, não se aplica o processo de cancelamento.
Vamos entender melhor:
Status “Denegada”: Quando a SEFAZ denega uma nota, ela está informando que há problemas cadastrais do emitente ou do destinatário que impedem a autorização da NF-e.
Esse status impede que a nota seja usada para acobertar operações comerciais.
Cancelamento de NF-e: O cancelamento é aplicado a notas que foram autorizadas (aprovadas) pela SEFAZ, mas que, por algum motivo, não serão mais utilizadas.
Na prática, uma vez que a nota denegada não é autorizada, não faz sentido realizar um cancelamento.
Como evitar que uma nota fiscal seja denegada?
Para evitar a denegação de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), é essencial que as empresas adotem boas práticas de gestão e mantenham uma regularidade fiscal e cadastral.
Confira algumas dicas e procedimentos que as empresas podem seguir para reduzir o risco de ter suas notas fiscais denegadas:
- Manter situação cadastral regular: A causa mais frequente de denegação de NF-e é a irregularidade no cadastro do emitente ou do destinatário…
Assim, é fundamental garantir que a Inscrição Estadual da empresa esteja regular perante a Secretaria da Fazenda estadual.
- Estar em dia com obrigações tributárias: Dívidas tributárias pendentes podem resultar na denegação da NF-e. Assegure-se de pagar todos os impostos e contribuições em dia;
- Verificar regularidade dos clientes: Antes de emitir uma NF-e, para novos clientes ou fornecedores, é recomendado verificar a situação cadastral e fiscal deles;
- Usar softwares atualizados: Utilize sistemas de emissão de NF-e que estejam sempre atualizados de acordo com a legislação e as exigências técnicas da SEFAZ;
- Treinamento e capacitação: Certifique-se de que a equipe responsável pela emissão das notas fiscais esteja bem treinada e atualizada sobre as normas fiscais e procedimentos de emissão;
- Revisão e conferência: Antes de enviar a nota fiscal, faça uma revisão minuciosa para verificar se todas as informações foram preenchidas corretamente, evitando erros que podem levar à rejeição;
- Acompanhe as mudanças na legislação: O ambiente fiscal brasileiro é dinâmico e sofre constantes mudanças. Esteja sempre atento às novidades e atualizações para garantir que sua empresa esteja em conformidade.
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