7 dicas para otimizar o estoque da sua adega de bairro

30 de agosto de 2022

Equipe RCKY

Otimizar estoque é uma necessidade dramática de qualquer empreendedor que venda produtos, incluindo os donos de adegas de bairro.

Muitos pensam que ter uma adega é fácil, ou que é um negócio garantido e sem erros. No entanto, há uma série de fatores que precisam ser observados para se atingir o sucesso.

Pensando nisso, hoje, nós da RCKY, decidimos listar 7 dicas para otimizar o estoque da sua adega de bairro e com isso aumentar o seu faturamento. Vamos começar?

1. Tente trabalhar com um estoque menor

Para otimizar estoque, algo que pode ser feito por uma pequena adega é considerar trabalhar com uma capacidade de estocagem reduzida e mais focada.

Em outras palavras, gerenciar um grande armazém de produtos de diferentes categorias e usos, com várias datas de validade, é mais complicado e pode gerar prejuízos.

Isso acontece porque o estoque de uma empresa está intrinsecamente relacionado à sua demanda, e se estamos falando de uma adega de bairro, trata-se de uma demanda menor.

Em contrapartida, um estoque menor precisa ser reposto com mais velocidade. Nesse caso é muito interessante contar com bons fornecedores.

Isso não significa, no entanto, que o estoque da sua adega não possa ser grande. A questão é saber organizar bem os itens guardados nele, evitando problemas com vencimentos.

Por outro lado, não se pode negar que um estoque menor é muito mais fácil de se cuidar. De fato, na maioria das adegas, otimizar o estoque significa reduzi-lo de tamanho.

2. Padronize as descrições de itens

Quando se está organizando um estoque, um dos principais problemas que podem ocorrer é quanto à descrição dos itens que serão guardados. É necessário ter um padrão.

Se a adega, por exemplo, tiver uma grande cartela de bebidas variadas, é imprescindível que seja fácil navegar nas listagens para ser capaz de encontrar o produto certo.

Existem duas medidas básicas que podem ser tomadas para otimizar estoque:

Itens iguais devem ser registrados com o mesmo padrão;
Os campos de registro e descrição devem ser usados com todos os itens.

Qualquer coisa diferente disso poderá causar muita confusão e dores de cabeça para quem estiver responsável pela checagem dos itens do estoque.

O resultado será uma grande perda de tempo e, em muitos casos, vai resultar em uma inspeção deficiente que deixará passar um monte de erros. Padronização é a chave para otimizar o estoque.

3. Separe os itens do estoque de forma inteligente

Algo que pode ajudar tremendamente a otimizar estoque, é a separação de todos itens de forma inteligente e adequada às condições e características da empresa.

Para separar e guardar os itens do estoque é interessante considerar características como tamanho, similaridade com outros itens e os cuidados de conservação.

No caso de uma adega, será necessário verificar as características dos itens, padronizando-os, como já mencionamos no item anterior, e fazendo essa separação em um local adequado.

Separar os itens de forma inteligente, por sua vez, traz muitas vantagens para a operação do estoque da empresa. Ajudando em especial na velocidade dos processos de:

Encontrar os itens desejados;
Encontrar itens similares aos desejados, porém menos conhecidos.

4. Crie medidas para se precaver contra furtos

Não há como falar em otimizar estoque, sem que a segurança seja uma prioridade. Isso porque, além de prejuízos financeiros, também podem ser gerados prejuízos operacionais.

Caso o estoque da adega não seja bem organizado e padronizado, os administradores podem demorar muito para compreender o que acontece com um determinado item.

Nesse sentido, limitar o acesso ao estoque apenas a pessoas credenciadas e fazer uso de ferramentas tecnológicas, como câmeras e sistemas de gestão, é imprescindível.

Leve em consideração que itens faltantes no estoque no qual os administradores não sejam capazes de identificar, podem acabar gerando também problemas contábeis.

Isso sem contar todo o tempo que será perdido tentando descobrir o que aconteceu com os tais itens. Um tempo precioso que poderia ser gasto de formas mais produtivas.

5. Estabeleça inspeções periódicas do estoque

Mesmo com toda segurança do mundo e um modelo de organização exemplar, ainda assim é muito importante que o estoque da adega seja periodicamente inspecionado.

Em muitos casos, uma inspeção programada mensalmente ou quinzenalmente, irá ajudar quem organiza o estoque da empresa a se prevenir contra possíveis erros ou problemas.

Vale ressaltar que uma vez estabelecida uma rotina de inspeções, elas devem ser seguidas à risca, sempre nas datas estipuladas. Método e organização é a chave.

Isso porque, se o objetivo é de fato otimizar o estoque, é necessário ter uma mentalidade administrativa bem desenvolvida. Por isso, inspeções aleatórias só abrem brecha para problemas.

6. Feche bons acordos de fornecimento

Nenhum estoque pode ser eficiente e rentável caso não existam bons acordos entre o fornecedor e a empresa, tudo deve ser bom para ambas as partes.

Alguns detalhes que o dono de uma adega deve observar na hora de fechar um contrato de fornecimento para otimizar estoque são:

Valor total com frete, e se existe algum desconto por quantidade;
O tempo total de entrega dos itens;
O histórico do fornecedor, para ver se sua reputação é boa.

Também considere que nem sempre os fornecedores que estão mais próximos fisicamente da empresa são de fato as melhores opções. Não caia na armadilha da conveniência.

Em muitos casos, fornecedores mais distantes podem oferecer condições muito mais interessantes e vantajosas para empresa, ainda mais para compras em maior quantidade.

7. Use um sistema informatizado

A nossa sétima dica é uma das mais importantes. Trata-se de fazer a utilização de um sistema de gestão informatizado, tal como o sistema de gestão da RCKY.

Com esse tipo de solução a sua adega será capaz de controlar todas as entradas e saídas com muito mais precisão, facilidade e velocidade e, com isso, economizar muitos recursos.

Por outro lado, é importante lembrar que existem muitas soluções diferentes no mercado de sistema de gestão para otimizar o estoque. Cada um apresenta características diferentes.

No entanto, a análise é muito importante pois, o fato é que existem sistemas mais adequados para um determinado tipo de empresa.

No caso do sistema de gestão de RCKY, os principais segmentos de mercado atendidos são:

Vantagens de um sistema de controle de estoque

Vamos aproveitar e elaborar um pouco mais sobre a dica 7. A razão disso é porque usar um sistema de gestão de estoque é algo que pode trazer muitos benefícios para a sua adega.

Veja a seguir como otimizar estoque com algumas das principais vantagens de um sistema de controle de estoque.

Integração de setores

Um sistema de controle de estoque consegue integrar os diferentes setores da empresa por meio da automatização de processos, aumentando a velocidade e a precisão.

Isso ocorre porque essa solução registra os produtos entregues pelo fornecedor, indicando que já estão no estoque. Da mesma forma acontece com as saídas de mercadoria.

Com esses dados facilmente verificáveis e auditáveis, é possível sempre acompanhar as vendas e fornecer dados preciosos para o setor financeiro, diminuindo erros e reduzindo a apuração de impostos.

Contudo, é importante estudar bem qual é a compatibilidade do sistema com as diferentes funções que a sua empresa possui.

Previsibilidade de compras

Outra das principais vantagens de ter um sistema de gestão de estoque é a previsibilidade que se adquire no processo de reposição de itens.

Ainda é possível estabelecer limites de estoque máximo e mínimo, assim o administrador da empresa será alertando quando for preciso fazer mais compras ou promoções.

Com os relatórios emitidos pelo sistema, otimizar estoque se torna algo muito mais fácil, pois a adega sempre saberá quais são os produtos mais relevantes.

Também se tornará muito mais fácil fazer promoções pontuais sem correr o risco de sofrer um desabastecimento, ou mesmo de perder dinheiro.

Economia de tempo e dinheiro

Uma das vantagens mais evidentes e fáceis de se verificar ao fazer uso de um sistema de gestão de estoque é toda a economia de tempo e dinheiro que será possível adquirir.

A economia de tempo vem com facilidade com que os processos agora poderão ser executados. Também haverá diminuição de tempo com erros e checagens.

Isso, por sua vez, leva a uma economia de recursos financeiros que, se antes eram empregados para cuidar do estoque, agora podem ser melhor alocados para o funcionamento ou melhoramento da adega.

Análise de custos

Por fim, a análise de custos, fundamental para otimizar estoque, pode ser feita com as informações de:

Valor da matéria-prima;
Tempo de permanência no estoque;
Índices de perdas;
Estimativa de lucro para cada produto;
Entre outros.

De forma geral, isso significa que o sistema de controle de estoque facilitará muito no momento de fazer uma análise financeira da empresa, para otimizar as suas finanças.

Gostou de saber mais como otimizar o estoque da sua adega? Então aproveite para conhecer mais as soluções que a RCKY pode oferecer a sua empresa.