No cenário corporativo atual, ganha destaque aquela empresa que se rende à tecnologia e usa tudo o que ela pode oferecer a seu favor. Uma nova cultura organizacional surge para ajudar os empreendimentos em tempo de crise e pensar na questão do meio ambiente: estamos falando do paperless.
Esse termo — que quer dizer “sem papel” — consiste em reduzir ou eliminar de vez o uso do papel físico dentro da empresa, transformando tudo em documentos digitais e arquivos que podem ser armazenados na nuvem ou em ambiente seguro dentro de uma máquina própria.
Uma informação muito importante: todas as empresas, independentemente do porte ou setor, podem aderir a essa tendência. Quer conhecer mais sobre ela e aprender como aplicá-la em seu empreendimento? Nós mostraremos tudo o que você precisa saber!
O conceito paperless virou tendência mundial
Empresários do mundo inteiro já se renderam a essa nova cultura organizacional e estão entrando na era sem papel. Isso porque o assunto “meio ambiente” é cada vez mais forte em todos os países e as pessoas estão preocupadas em proteger o planeta.
Retirar gradativamente os papéis do cenário corporativo é uma forma muito eficaz para ajudar na redução do impacto ambiental e colaborar com a preservação da Terra. Portanto, por que não aderir a esse conceito e preparar os seus negócios para um novo nível da tecnologia?
Dicas para entrar de vez na era paperless
Após a decisão adequada que consiste em retirar todos os papéis físicos da empresa, é necessário algumas etapas para que tudo passe a funcionar perfeitamente. Veja!
Informatizar a empresa
O investimento pode ser alto, mas empresários que aderiram ao conceito paperless garantem que o retorno pode chegar em doze meses. Máquinas novas e realmente seguras precisam fazer parte do estabelecimento e, de preferência, para todos os funcionários.
Conscientizar e treinar os colaboradores
É necessário fazer uma reunião com toda a equipe e apresentar o projeto, mostrar o que consiste esse conceito e como a sua implantação impactará — e facilitará — o trabalho de cada um deles. Além disso, assim que decidir sobre o sistema que utilizará, ofereça treinamento para os colaboradores.
Digitalizar os documentos
Essa etapa é a mais trabalhosa, mas é a principal. Todos os documentos precisam ser digitalizados e transformados em documentos seguros. Para quem não tem um funcionário especializado e/ou não entende sobre o assunto, contratar um profissional qualificado é uma boa alternativa.
Usar um software de gestão
É importante optar por um sistema que permita a gestão de todos os documentos da empresa de forma simples e integrada. Esse tipo de software é desenvolvido especialmente para esse fim e costuma suprir todas as necessidades de um empreendimento que funciona sem papel.
Eliminar os papéis do ambiente corporativo
Estipule um prazo para que os documentos físicos sejam eliminados de vez do ambiente corporativo. O limite costuma ser de 30 a 90 dias após a sua digitalização e armazenamento seguro, mas isso pode variar dependendo da necessidade de cada empresa.
Benefícios de uma empresa sem papel
Tirar de vez o papel da empresa e entrar de cabeça na era paperless tem diversas vantagens. Veja algumas delas!
Liberação de espaço físico
Ao retirar o papel da empresa, vai ter fim, também, aquela montanha imensa de documentos em cima das mesas, anotações e recados em folhas espalhadas pelo ambiente, blocos ocupando gavetas, entre outros. Ou seja, haverá uma liberação muito importante do espaço físico.
Redução de custos
O custo com aquisição de papel para impressão, anotações, fotocópias, entre outros, costuma ser muito alto. Sem falar que existe um grande desperdício de material. Com o conceito paperless, esse gasto será significativamente reduzido, trazendo uma grande economia para a empresa.
Preservação do meio ambiente
A ajuda com a preservação do meio ambiente começa desde a derrubada das árvores para a fabricação do papel, passando pelos produtos químicos utilizados nesse processo e finalizando com o produto sendo descartado de maneira imprópria. É bom fazer a sua parte.
Ganho em eficácia
Demanda-se muito tempo para procurar determinada parte de um documento físico. Fazer busca em um arquivo digital é muito mais rápido e eficaz. Em apenas alguns segundos, é possível localizar exatamente as informações necessárias.
Aumento da produtividade
Com um simples sistema de busca ou até mesmo por meio de um QR Code, é possível encontrar determinado documento — que demoraria muito tempo se ele fosse físico — em segundos. Assim, o funcionário será muito mais produtivo e exercerá as suas funções com maior eficiência.
Solidez no trato das informações
Todas as informações inseridas nos documentos digitais estarão muito mais seguras do que se estivessem em papel. Os arquivos são criptografados e somente pessoas autorizadas poderão ter acesso aos dados. Isso garante a tranquilidade de todos os envolvidos.
Autoridade corporativa
Uma empresa que se declara paperless e segue esse conceito tem muito mais autoridade e governança corporativa, principalmente diante dos stakeholders que estão sempre em busca de empresas na qual possam investir. Eles se sentem seguros e tranquilos para esse fim.
Fidelização dos clientes
É possível até mesmo fidelizar clientes por meio do paperless, uma vez que as pessoas se sentem atraídas por empresas que estão envolvidas em questões ambientais e projetos sociais. Vale a pena divulgar as intenções do empreendimento para chegar até os consumidores diretos ou indiretos.
Aderir a um mundo sem papel não é tão difícil quanto parece, nem tampouco complicado. Com paciência, você até se esquecerá que, um dia, os documentos físicos fizeram tanto volume e foram tão presentes em seu ambiente físico.
Sem falar que consciência tranquila não tem dinheiro que pague. Se é possível colaborar com o meio ambiente e ainda trazer pontos positivos para a sua empresa, então por que não?
Como foi visto, o conceito paperless está cada vez mais em alta no mundo inteiro e não há dúvidas de que seu investimento traz mais do que vantagens financeiras para a empresa. Ele traz tranquilidade, segurança e notoriedade ao empreendimento.
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