Como funciona o controle de vendas da sua empresa? Você ainda controla as vendas e gerencia o seu negócio com o auxílio de planilhas? Será mesmo que essa é a melhor opção?
Muitas empresas ainda controlam seus processos com o auxílio de planilhas. Em uma rápida pesquisa na internet, é possível encontrar diversos sites que comercializam planilhas para controle de vendas e gestão empresarial.
Entretanto, será mesmo que essa é a melhor escolha para a gestão dos negócios de uma empresa?
Nesse conteúdo, a RCKY analisa a gestão empresarial sob a ótica das planilhas e aponta os principais problemas encontrados por quem escolhe esse tipo de ferramenta para o gerenciamento empresarial.
Por que não usar planilhas para gestão empresarial e controle de vendas
As planilhas podem auxiliar em algumas rotinas e tarefas da sua empresa, no entanto, fazer delas a única fonte de armazenamento e tratamento de informações relacionadas à gestão empresarial pode ser um grande risco.
Confira na sequência algumas das vantagens e problemas encontrados por empresas que tentam implementar planilhas como ferramenta para controle de vendas e gestão empresarial.
1.Planilhas para controle de vendas não emitem notas fiscais
Um dos primeiros problemas encontrados por quem pretende ou começa a utilizar uma planilha para controle de vendas diz respeito à emissão de notas fiscais.
Por melhor que seja a planilha, ela não poderá dispor de recursos para emissão de notas e outros documentos fiscais, o que é uma grande desvantagem do uso das planilhas como sistema de gestão.
A emissão de notas fiscais sobre as vendas é obrigatória, logo quem opta por não emitir documentos fiscais, além de perder clientes enfrentará problemas com o fisco, correndo inclusive o risco de responder pelo crime de sonegação fiscal.
2.Planilhas não oferecem segurança
As informações da sua empresa precisam estar seguras e livres de ameaças, como ataques de hackers e acesso de pessoas não autorizadas, principalmente após a entrada em vigor da LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados.
Armazenar as informações de uma empresa em planilhas, acaba expondo todos os seus dados e acessos não autorizados, afinal, qualquer pessoa pode visualizar, editar e até mesmo apagar informações.
3.Planilhas podem perder dados
Outra importante desvantagem relacionada ao uso das planilhas para controle de vendas e gestão empresarial, diz respeito aos riscos relacionados à perda de dados.
Manter todas as informações vitais para o funcionamento e desenvolvimento das atividades de uma empresa em planilhas é expor o futuro dos negócios e suas operações a um nível elevado de risco.
Um erro no sistema operacional ou nas próprias planilhas e pronto, temos um arquivo corrompido e na maioria das vezes irrecuperável, fato que sem dúvida seria capaz de gerar prejuízos significativos.
4.Planilhas podem dificultar o trabalho
É importante destacar que as planilhas foram desenvolvidas para cumprir finalidades específicas, logo tentar adaptá-las para gestão empresarial e controle de vendas pode não gerar o resultado esperado.
Por incrível que pareça, ao invés de ajudar, uma planilha pode até mesmo atrapalhar a produtividade e a organização do trabalho em uma empresa.
Imagine, por exemplo, como seria difícil manter organizada e confiar nos dados presentes em uma planilha compartilhada por 10 funcionários?
Com o passar do tempo, as planilhas começam a ficar repletas de informações, apresentando lentidão e travamentos, fato que torna o trabalho cansativo e pouco produtivo.
5.Planilhas não geram relatórios inteligentes
Por mais que seja possível elaborar alguns gráficos com a ajuda de planilhas, elas não podem fornecer relatórios inteligentes ou fazer uso de inteligência artificial, por exemplo.
No mundo dos negócios, contar com relatórios, métricas e indicadores inteligentes é fundamental para o sucesso dos negócios.
Por que um sistema é a melhor opção para controle de vendas e gestão empresarial
Conforme observado nos tópicos anteriores, as planilhas possuem uma série de desvantagens que podem comprometer e colocar em risco os negócios e as atividades de uma empresa.
Agora, é hora de conhecer as principais vantagens que um sistema apropriado de gestão pode oferecer para as empresas.
1.Emitem notas fiscais
Ao contrário das planilhas de controle de vendas, os sistemas de gestão empresarial podem emitir todos os documentos fiscais que uma empresa precisa, incluindo cupons e notas fiscais modelo DANFE.
Ao emitir notas fiscais a sua empresa não perde mais vendas e ao mesmo tempo evita multas e problemas com o fisco.
2.Oferecem segurança
Por sua vez, os sistemas de gestão também oferecem maior segurança para as informações vitais necessárias para o funcionamento de uma empresa.
Por meio de um sistema de gestão, é possível criar usuários, conceder e retirar privilégios para que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às determinadas informações.
3.Oferecem rotinas de backup
Outra vantagem relacionada ao uso dos sistemas de gestão diz respeito às rotinas de backup do banco de dados que garantem a segurança das informações armazenadas.
Ao optar por um sistema de gestão, a sua empresa não corre mais riscos relacionados a perda de dados e informações.
Os sistemas de gestão empresarial contam com rotinas de backup que ajudam a manter as informações sempre em segurança.
4. Podem trabalhar com múltiplos usuários
Se nas planilhas de vendas o número de usuários é um problema, para os sistemas de gestão empresarial não.
Ao contrário das planilhas, os sistemas são desenvolvidos para receber e fornecer informações a diversos usuários simultaneamente com total segurança.
5.Fornecem relatórios e dados inteligentes
Por fim, vale destacar que os sistemas de gestão empresarial e controle de vendas podem fornecer uma série de relatórios e indicadores inteligentes.
Com diversos relatórios a sua disposição o empresário pode analisar a evolução da sua empresa e tomar as melhores decisões para o sucesso dos seus negócios.
5.Possuem PDV integrado para o seu caixa
Para quem trabalha no comércio, ter um sistema PDV é essencial para prestar um atendimento eficiente. Um sistema PDV zera filas com muita mais rapidez, e agiliza diversas tarefas na hora da venda, como o cálculo do troco e estornos por exemplo.
A sua empresa ainda utiliza planilhas? Aposente esta prática antiga, conte com as soluções em gestão empresarial da RCKY.
Entre em contato conosco, assista uma demonstração sem compromisso e conheça as funcionalidades e benefícios que a RCKY pode oferecer para a sua empresa.
