A gestão das finanças é uma das principais preocupações dos empreendedores, afinal, trata-se de um fator fundamental que define os rumos da empresa. Deste modo, encontrar a melhor forma de fazer a gestão financeira é algo importante.
Para que as finanças fiquem sempre organizadas é preciso ter um sistema eficaz que ajude na organização, mas também que se encaixe no perfil do seu restaurante para facilitar o dia a dia.
Infelizmente, algumas pessoas ainda têm muita dificuldade no assunto e costumam deixar a organização financeira de lado, algo que pode trazer diversos problemas, principalmente na hora de fazer o balanço financeiro anual.
Por esse motivo, no artigo de hoje, explicaremos de forma simplificada qual a melhor forma de fazer gestão financeira do seu restaurante e deixar tudo em ordem.
Qual a melhor forma de fazer gestão financeira?
Quando se pensa na gestão financeira de uma empresa, é normal vir a cabaça a imagem de uma planilha toda elaborada, isso é comum, pois esta é uma forma que em partes, pode ser eficaz, pois é melhor do que como era feito a anos atrás, porém, esta não é a forma mais adequada para se fazer este controle sem cometer erros.
Atualmente, existem outras maneiras de organizar as finanças, que inclusive se mostram bem mais eficazes e demandam menos tempo.
A melhor forma de fazer gestão financeira vai depender da realidade do seu negócio e das suas preferências, visto que cada pessoa pode ter afinidade com um método.
No entanto, entre as opções disponíveis, o software é o modo que se destaca, por ser personalizável e se adaptar à necessidade da empresa com mais facilidade.
Planilha, app ou software? Como escolher?
Para escolher a melhor forma de fazer gestão financeira é necessário analisar alguns detalhes do seu negócio, desta forma você conseguirá decidir pelo método que trará mais benefícios.
Não se limite aos papéis e planilhas
Fazer a gestão financeira com o auxílio de papéis e planilhas não é mais recomendado, pois são métodos que exigem mais dedicação e atenção, principalmente para quem prefere fazer tudo na ponta do lápis.
Planilhas até funcionam de certo modo, porém deixam a gestão mais limitada. Já as soluções com software vão muito mais além. Pois trazem outro parâmetro ao mostrar como está de fato a parte financeira da empresa.
Avalie a sua necessidade
As necessidades de um restaurante variam de acordo com o ramo de atividade, mas também por conta de quem a administra, afinal, as pessoas têm mais afinidade com algumas áreas do que com outras.
Avalie quais são as suas carências para que suas finanças fiquem em ordem, defina bem o que está buscando em uma ferramenta para facilitar a gestão financeira.
Se necessário faça um check list e apresente para a empresa que está estudando contratar a plataforma.
Procure soluções completas
Uma metodologia, só será boa caso ofereça soluções completas para as dificuldades que você encontrará na gestão financeira.
Avalie os recursos disponíveis no sistema, verifique cada funcionalidade de acordo com suas necessidades, visto que escolher um modo que tem muitas funções, mas que não estão de acordo com o que você precisa não trará benefícios.
Considere a segurança
Vale ressaltar que o sistema escolhido será responsável por armazenar informações importantes que não devem ser acessadas por qualquer pessoa.
Desta forma, é preciso ter certeza de que está escolhendo uma forma confiável e segura para armazenar os dados da empresa para fazer a gestão financeira.
Uma dica é verificar se o sistema tem algum código de segurança SSL, com este código fica mais seguro compartilhar informações entre servidores e dispositivos, também há sistemas com arquivos criptografados, outra forma de ter segura atualmente.
Tenha apoio visual
Para quem costuma fazer apresentações das finanças da empresa para toda a equipe, o apoio visual é uma parte fundamental para que todos consigam visualizar de forma clara o que está acontecendo.
Então, ter uma plataforma completa, significa que seus recursos incluem apresentações em gráficos, além dos números a que se referem.
Avalie o custo-benefício
Implementar um sistema de gestão financeira pode ser considerado um investimento, pois, algumas plataformas e sistemas são pagos, por isso é importante avaliar o custo-benefício antes de escolher.
Para fazer essa avaliação, é preciso considerar a funcionalidade e vantagens que o sistema oferece e relacionar com custo que vai gerar para a empresa.
Nem sempre o melhor será o mais caro, sendo assim não siga esta linha de raciocínio e considere todas as dicas desse artigo.
Outra parte que pode demandar custos é a implementação do sistema, este detalhe pode ser crucial para definir a melhor forma de fazer gestão financeira, especialmente para quem procura algo eficiente e imediato.
Alguns sistemas, principalmente os mais atualizados, precisam de treinamento específico ou de que seja contratada uma empresa especializada para a instalação.
Confirme se o suporte do sistema oferece essas informações e quais serão os custos adicionais envolvidos no processo de implementação.
Importância do software de gestão para o seu negócio
O software de gestão possui um papel muito importante no sucesso e eficiência de um negócio nos tempos modernos.
Aqui estão algumas razões pelas quais o software de gestão é importante para as operações empresariais:
- Automação de processos: O software de gestão permite a automação de uma variedade de processos comerciais, desde a gestão financeira até o gerenciamento de estoque.
- Tomada de decisões assertivas: Ao fornecer relatórios e indicadores, o software de gestão ajuda os líderes de negócios a tomar decisões mais assertivas.
- Controle financeiro: As ferramentas financeiras do software de gestão ajudam a controlar orçamentos, gerenciar despesas, rastrear receitas e fornecer insights sobre o desempenho financeiro da empresa.
- Eficiência operacional: A automação de processos e a integração de diferentes funções e departamentos melhoram a eficiência operacional.
- Gestão de estoque: Para empresas que lidam com produtos, um software de gestão pode ajudar no controle dos níveis de estoque.
- Atendimento ao cliente: Os sistemas de gestão costumam oferecer recursos de atendimento ao cliente, que ajudam no gerenciamento de relacionamentos, melhorando a satisfação do cliente e as vendas.
Não há como negar, o software de gestão é uma ferramenta poderosa que pode melhorar a eficiência e a tomada de decisões dentro de um negócio, independentemente do tamanho ou setor.
Como escolher um software de gestão para sua empresa?
Escolher o software de gestão certo para sua empresa é uma decisão crítica que pode impactar significativamente a eficiência operacional e o sucesso geral.
Aqui estão alguns passos e considerações importantes ao selecionar um software de gestão empresarial:
1. Compreenda suas necessidades:
- Antes de começar a procurar um software, identifique as necessidades específicas da sua empresa. Considere áreas como gestão financeira, gestão de estoque, vendas, entre outras.
- Liste as funcionalidades essenciais para atender às demandas do seu negócio.
2. Estabeleça um orçamento:
- Defina um orçamento claro para o software de gestão.
Considere quanto você pode investir com o custo inicial de implantação, mas também com os custos contínuos, como taxas de manutenção, atualizações e suporte técnico.
3. Avalie a escalabilidade:
- Certifique-se de que o software seja escalável e capaz de crescer com o seu negócio. Isso é especialmente importante se você planeja abrir filiais no futuro.
4. Usabilidade e treinamento:
- Considere a usabilidade do software. Um sistema fácil de usar reduzirá o tempo de treinamento para os funcionários e minimizará a resistência à adoção.
- Algumas empresas oferecem demonstrações ou períodos de teste para avaliar a usabilidade antes da compra.
5. Suporte técnico e atualizações:
- Avalie o suporte técnico oferecido pelo fornecedor. Certifique-se de que há um plano de suporte robusto e que as atualizações do software são fornecidas regularmente para lidar com problemas de segurança e melhorias de funcionalidades.
6. Segurança de dados:
- A segurança dos dados é crítica. Certifique-se de que o software conte com recursos que permitam realizar o backup seguro e periódico dos dados armazenados.
7. Avaliações e referências:
- Leia avaliações de outros usuários e busque referências de empresas semelhantes à sua que utilizem o software em questão.
8. Teste e avaliação:
- Antes de tomar uma decisão final, assista demonstrações, teste o software ou aproveite períodos de avaliação oferecidos pelos fornecedores.
Lembre-se de que escolher o software de gestão certo é um passo fundamental para a eficiência e o sucesso do seu negócio.
Quanto custa um sistema de gestão?
Se está à procura de um sistema de gestão que ofereça praticidade e eficiência no dia a dia, a RCKY tem a solução que você procura.
Nossas soluções em gestão empresarial para restaurantes contam com todos os recursos que você precisa para manter a organização dos seus negócios, incluindo:
- Controle financeiro completo;
- Controle de mesas, pedidos e delivery;
- Gestão de estoque;
- Relatórios e indicadores;
- Frente de caixa e emissão de cupons fiscais;
- Dentre outros recursos importantes.
