Você já parou para pensar que o sistema da sua franquia pode ser responsável por comprometer os resultados do negócio? Pois é, um software inadequado tem o potencial de prejudicar todos os processos de uma empresa.
Afinal, ao confiar em um programa incompleto ou que não é apropriado às características de um determinado empreendimento, muitas operações acabam sendo afetadas.
Basta pensar que uma ferramenta de gestão tem o papel de integrar dados de diferentes setores, a fim de centralizar o conteúdo e facilitar a tomada de decisão.
Imagine, portanto, se toda essa informação usada para traçar estratégias estiver errada ou se não for precisa o suficiente.
De tal modo, saber escolher a ferramenta correta é determinante para o sucesso de uma franquia ou de qualquer outro tipo de negócio.
Por isso, no post de hoje, listamos os 6 problemas mais comuns decorrentes da escolha equivocada de um sistema.
Confira!
1. Comunicação ineficiente
O sistema da sua franquia deve garantir uma comunicação rápida, clara e objetiva entre todos os profissionais e departamentos da empresa.
Em certos momentos, as atividades desempenhadas precisam ser esclarecidas ou transmitidas a outros colaboradores em tempo real, sem atraso. No entanto, com um software de gestão incompleto, essa tarefa é dificultada.
Com recursos limitados ou layout pouco intuitivo, uma ferramenta ruim pode impedir que dúvidas simples, porém, cruciais para o andamento do trabalho, sejam esclarecidas.
Também pode acontecer de as respostas demorarem muito para chegar de um departamento a outro…
Complicando toda dinâmica da empresa, prejudicando, inclusive, que o cliente seja atendido com excelência.
2. Falhas de planejamento
Não é difícil prever que esta é uma consequência direta das dificuldades de comunicação citadas acima, certo?
Se o sistema da sua franquia não conta com meios para se comunicar adequadamente, os gestores do negócio encontram obstáculos na hora de planejar os processos e estabelecer prazos.
As atualizações referentes a um cliente ou projeto, por exemplo, precisam ser discutidas com precisão para que não atrapalhem outros departamentos.
É fundamental que exista um calendário a ser seguido, com datas bem definidas para cada etapa.
Logo, ao contar com um sistema de gestão de baixa qualidade, todas essas informações podem ser perdidas ou repassadas de maneira duvidosa.
Sem confiar nos dados obtidos através do programa, se torna impossível usá-los como base para formular qualquer tipo de decisão, não é mesmo?
E mesmo que isso acabe sendo feito, o risco do planejamento ser “furado” é muito grande!
Como resultado, o prejuízo pode ser ainda maior, tanto para os clientes quanto, obviamente, para sua franquia.
3. Processos lentos e inadequados
Seguindo a lógica dos dois tópicos anteriores, outra consequência de um sistema de gestão incompleto é a morosidade que ele pode causar nos processos.
Isso porque, sem recursos tecnológicos suficientes para acelerar a transmissão de dados, por exemplo, tudo acaba demorando mais do que deveria.
No entanto, além de garantir que todas as informações da empresa estejam alinhadas entre todos os setores, é imprescindível que isso ocorra da forma mais rápida possível.
Cada vez mais, as pessoas têm pressa e querem resolver tudo num piscar de olhos.
É claro que nem tudo pode funcionar com tamanha velocidade, porém, muitas tarefas podem sim ser otimizadas com a ajuda da tecnologia.
A automação é um excelente exemplo do que pode ser feito quando se pretende ganhar tempo e mitigar o número de erros nos processos.
Desse modo, se o sistema da sua franquia possui muitas limitações quanto a esse tipo de tecnologia… isso pode ser um péssimo sinal!
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4. Problemas de priorização
Com muita frequência, vemos empresas que se complicam simplesmente por não conseguirem definir quais são as tarefas com urgência baixa, média e alta.
Em outras palavras, é comum que a dificuldade em estabelecer o que deve ser feito primeiro e o que pode aguardar mais um pouco prejudique o andamento de toda dinâmica da franquia.
Assim sendo, contar com um sistema de gestão tecnológico e com recursos adequados ao seu tipo de negócio é vital!
Por meio de poucos cliques, o software adequado é capaz de identificar quais são as prioridades do momento, mostrando de forma intuitiva os pontos que merecem mais atenção a fim de evitar imprevistos.
Com isso, muita correria desnecessária pode ser evitada e, mais do que isso, prazos não são perdidos e projetos importantes não ficam para trás.
Sem contar, é claro, a qualidade que as atividades ganham, uma vez que podem ser executadas com mais tranquilidade e atenção.
5. Informações desencontradas
Não é nenhum exagero dizer que um sistema de gestão ruim pode atrapalhar mais do que ajudar sua franquia.
Afinal de contas, o programa pode fornecer informações incorretas, desatualizadas ou sem nenhuma precisão, bem como já citamos.
Consequentemente, uma simples tarefa pode se transformar em um pesadelo!
Imagine emitir um relatório e, a partir do documento, tomar uma série de decisões com relação a prazos, preços, compras, vendas, contratações e descobrir, depois de tudo feito, que os dados não tinham compromisso com a realidade.
Sem dúvida alguma, esse é um dos maiores problemas causados por um sistema falho e inadequado, pois as consequências podem ser graves e, até mesmo, irreversíveis!
6. Falta de segurança cibernética
Por fim, outro grande problema de contratar qualquer sistema de gestão é a falta de segurança.
Os dados da sua franquia e dos seus clientes não podem estar vulneráveis, pois são confidenciais.
As ameaças cibernéticas são cada vez mais comuns e vão desde a infecção por vírus até o roubo de informações empresariais.
Como resultado, você perde credibilidade no mercado e, obviamente, a confiança do público.
Como escolher um sistema para franquia
A escolha de um sistema para gerenciar franquias é uma decisão crucial, pois pode impactar significativamente a eficiência operacional, o controle financeiro, a comunicação entre franqueador e franqueados e, consequentemente, o sucesso da rede de franquias.
Para evitar os problemas que citamos neste artigo e muitos outros, é importante investir em um software de alta qualidade, confiável e preparado para atender às necessidades da sua empresa.
Diante disso, confira nossas dicas e descubra o que levar em consideração na hora de escolher um software para sua franquia:
Defina suas necessidades
Antes de tudo, liste as necessidades específicas da sua franquia, o que pode incluir:
- Sistema de ponto de venda (PDV);
- Gestão de estoque e finanças;
- Relatórios e indicadores detalhados.
Defina as funcionalidades mais importantes para sua operação, e não abra mão delas na hora de escolher um sistema.
Escalabilidade
O sistema escolhido deve ser escalável, ou seja, precisa ser capaz de crescer junto com sua rede de franquias.
Não importa, se a sua marca possui 5 unidades ou centenas de lojas, o sistema deve ser capaz de manter tudo interligado, integrado e funcionando de forma eficaz.
Facilidade de uso
Um sistema para franquias, precisa ser intuitivo e fácil de usar, pois isso reduz o tempo e os custos de treinamento e garante que os franqueados o utilizem de forma adequada.
Além disso, verifique se o fornecedor do sistema oferece treinamento e suporte adequado para sua equipe e para o time de franqueados.
Relatórios e análise
Um bom sistema deve fornecer relatórios detalhados que permitam acompanhar o desempenho das unidades e da rede de franquias como um todo.
Relatórios e indicadores são fundamentais para que a franquia e os franqueados consigam tomar decisões assertivas que colaborem para o crescimento da rede como um todo.
Flexibilidade e personalização
O sistema deve ser flexível o suficiente para se adaptar às peculiaridades e mudanças do seu modelo de negócio ao longo do tempo.
Além disso, é importante que a ferramenta não fique parada no tempo, mas receba atualizações e novas funcionalidades sempre que necessário.
Segurança
Certifique-se de que o sistema tenha medidas de segurança robustas para proteger dados sensíveis, como informações financeiras e de clientes.
Além disso, o software deve oferecer uma funcionalidade que permita a realização de backups regulares da base de dados.
Acesso móvel
Em um mundo cada vez mais digital e conectado, é vantajoso que o sistema seja acessível via dispositivos móveis, permitindo que você e seus franqueados monitorem o negócio de qualquer lugar.
A solução da RCKY, por exemplo, conta com PDV móvel, o que reduz filas e facilita o atendimento aos clientes nas lojas.
Custo-benefício
Além do custo inicial, considere outros custos associados, como taxas de manutenção, atualizações e treinamento.
Avalie se o investimento proporciona um retorno adequado em termos de funcionalidades e benefícios.
Teste antes de comprar
Se possível, faça um teste ou demonstração do sistema antes de se comprometer e adquirir o software.
Uma demonstração permitirá que você avalie a interface, funcionalidades e a adequação da ferramenta às necessidades da sua franquia.
Comprometimento do fornecedor
Avalie a reputação e a estabilidade do fornecedor do sistema.
Uma parceria de longo prazo é ideal, por isso, é muito importante escolher um fornecedor que esteja comprometido com atualizações contínuas e melhoria do produto.
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