Como dar conta de tantas atividades em um único dia? Fica difícil ser eficiente quando não há organização dos processos da empresa. Pensando nisso, separamos algumas dicas de produtividade para empreendedores.
Você perceberá que controlar o tempo, utilizar a tecnologia de maneira consciente e buscar a ajuda da equipe são ações fundamentais para planejar o crescimento do seu negócio. Quer saber mais? Acompanhe e confira!
A importância de otimizar os processos da empresa
Você percebe que o seu dia passa “em um piscar de olhos” e nunca consegue concluir todas as tarefas que tinha em mente? Talvez seu problema seja a ausência de organização e otimização dos processos.
Quando o empreendedor utiliza ferramentas para auxiliar o próprio trabalho, encontra mais tempo para se dedicar aos objetivos e planejamento do negócio. Consequentemente, o dia rende mais e as atividades são executadas com êxito.
Otimizar as operações também ajuda muito quem pretende expandir uma empresa. Afinal, você consegue monitorar melhor a equipe, controlar os custos com mais eficiência e elaborar estratégias para fidelizar clientes. Tudo isso permite que você melhore a qualidade dos produtos e serviços oferecidos no estabelecimento, o que contribui diretamente para o aumento da rentabilidade do negócio.
Ao sistematizar processos, você também consegue dar mais atenção à equipe de trabalho e criar ações para motivar os colaboradores. Afinal, quando eles estão engajados, conseguem atender melhor os clientes e gerar mais resultados para a empresa.
7 dicas de produtividade para empreendedores
Um gestor que se mantém produtivo tem mais facilidade em acompanhar os resultados do negócio e o trabalho da equipe. Veja como fazer o seu tempo render mais!
1. Organize as tarefas
É comum que uma pequena ou média empresa tenha problemas operacionais ao longo do dia, e muitos deles exigem a atenção do gestor. Contudo, é preciso criar uma lista de prioridades sobre as tarefas que devem ser executadas em cada período para que você seja mais produtivo.
Também é fundamental planejar as estratégias com a finalidade de fazer seu negócio crescer. Para tanto, leve em consideração as perguntas:
- Qual é o foco do negócio?
- Aonde quero chegar?
- O que preciso fazer para alcançar as metas?
- Como ter processos mais ágeis e eficientes?
Ao responder essas questões, você terá mais foco nas atividades que são importantes para a empresa.
2. Controle o seu tempo
Uma empresa enxuta precisa contar com bons colaboradores e um gestor muito eficiente. Por isso, controlar o tempo utilizado em cada tarefa é essencial para dar conta de todas as demandas.
Não é possível olhar o celular ou o computador o tempo todo para verificar e-mails e mensagens do WhatsApp. É comum você pensar que “é só uma olhadinha”, porém, se parar para monitorar o período que ficou nessas ferramentas, perceberá que gastou muitos minutos (ou até horas). O ideal é separar dois ou três momentos do dia para verificar as mensagens.
A tecnologia deve ajudá-lo a ser mais produtivo, reduzindo o tempo utilizado nas tarefas. O Toggl é uma solução simples que permite monitorar o período usado para cada demanda. Basta inserir a atividade a ser executada, dar play na hora de iniciá-la e stop ao finalizá-la.
Você pode, inclusive, usar o Toggl para controlar o tempo gasto para acessar os seus e-mails e o celular. Provavelmente, você se surpreenderá com a informação registrada pelo aplicativo.
3. Tenha uma comunicação assertiva
Procure manter um diálogo saudável com os seus colaboradores. Uma equipe que entende a importância de cada membro para a execução de um trabalho de qualidade consegue desempenhar as atividades com mais energia e motivação.
4. Use a tecnologia a seu favor
Muitas soluções ajudam o gestor a ser mais produtivo. O Trello, por exemplo, permite que você crie listas de tarefas, indique quem deve realizá-las e qual o horário para concluí-las. É uma ferramenta simples e útil para organizar as atividades do dia.
Já o Skype pode ser utilizado para fazer reuniões e ligações com fornecedores. Ele diminui a necessidade de deslocamentos para realizar conversas e pedidos.
Também é possível instalar uma ferramenta para limitar o acesso às páginas que geram distração e afetam sua produtividade. O StayFocusd permite personalizar os sites que devem ser bloqueados e limitar o tempo para navegar nas páginas.
Como pode ver, muitos recursos online são eficientes e ajudam a elevar a qualidade do trabalho para que você tenha mais produtividade no dia a dia.
5. Adote ferramentas de gestão
É muito importante investir em uma solução de gestão do seu negócio. Uma ferramenta como essa fornece informações precisas e abrangentes sobre a organização. Isso contribui com a redução de custos e aumento do faturamento, pois é possível controlar a média de consumo dos clientes e evitar desperdício de mercadorias.
Um sistema como esse também ajuda a otimizar os processos. Isso porque facilita o controle do estoque, das vendas, o gerenciamento de clientes e a análise de faturamento da empresa.
Muitas soluções ainda contribuem para aumentar a satisfação do cliente, uma vez que dão mais velocidade ao processo de vendas. Assim, é possível reduzir filas e atender mais consumidores em um curto espaço de tempo.
A tecnologia contribui para você melhorar o atendimento ao cliente, oferecer um produto de qualidade e entender exatamente o que precisa ser melhorado para fazer o negócio crescer.
6. Faça reuniões curtas e produtivas
É muito comum você fazer reuniões com a equipe para resolver problemas ou verificar a falta de produtos? Tente reduzir ao máximo o tempo dedicado a esses encontros. Muitas vezes, uma conversa rápida é muito mais produtiva porque não cansa e mantém todos os profissionais focados no diálogo.
7. Descentralize tarefas
O dono não pode se responsabilizar por realizar as tarefas do início ao fim de um processo. Imagine agora se o proprietário de uma padaria tiver que preparar o pão, atender clientes e ainda assumir a frente de caixa? Fica impossível fazer um bom trabalho!
Por isso, é muito importante que você descentralize as tarefas e nomeie pessoas responsáveis para cada atividade. Dessa forma, conseguirá se ocupar com a gestão do negócio e com o planejamento da expansão da empresa.
Como você pôde perceber, a produtividade para empreendedores depende muito de processos organizados e do trabalho eficiente de toda a equipe. Com a ajuda de todos, é possível crescer e potencializar os resultados do negócio.
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