Um dos principais desafios do pequeno e médio empresário é fazer seu negócio crescer de forma sustentável, garantindo a satisfação do cliente ao mesmo tempo que amplia sua rentabilidade. Para isso, muitos estão adotando a tecnologia como aliada, usando principalmente um sistema de automação de vendas.
Essa ferramenta ajuda a tornar as empresas mais otimizadas, promovendo benefícios como redução de erros manuais, agilidade no atendimento aos consumidores e nas decisões de negócio. Como consequência, há aumento do retorno sobre os investimentos feitos, lucratividade e fidelização dos clientes, bem como a criação de um negócio mais competitivo no mercado.
Mesmo com tantos benefícios, ainda é comum encontrar empreendedores que duvidam da necessidade de uma gestão de vendas automatizada. A percepção de que o investimento é alto vai contra a realidade de um mercado cada vez mais tecnológico. Dessa forma, não adotar essa tendência é garantia de fracasso ou, pelo menos, grandes dificuldades de crescimento.
Pensando nisso, colocamos abaixo as principais informações sobre essa ferramenta, mostrando como um sistema de automação de vendas ajuda no sucesso do seu negócio. Leia até o final para conferir!
O que é automação de vendas?
Primeiro, vamos entender o que é de fato automação e como ela é aplicada no ambiente de vendas e gestão empresarial. Basicamente, o termo é usado para indicar a adoção de um sistema ou processo que é realizado de forma automática. Ou seja, sem ajuda ou pouca interferência humana. Para isso, são usadas diferentes tecnologias e soluções de TI.
Dessa forma, a automação de vendas é o processo de adotar um sistema tecnológico que realiza, de forma automática, certas funções dentro dos processos que a área executa. Entre as mais comuns estão o controle de pedidos e produtos em estoque, gestão de clientes e parceiros dentro da cadeia de compras, elaboração de relatórios e controle de operações no ponto de venda.
Para ficar mais simples, basta entender que um sistema de automação de vendas nada mais é do que um software ou plataforma onde as atividades do time são feitas de forma mais rápida. Por exemplo, ao invés de ter que criar uma planilha do Excel para controlar os produtos em estoque e seu giro, o time pode usar um sistema que já apresenta um ambiente de cadastro para cada item, conexão com uma interface que registra as vendas realizadas no ponto de venda (PDV) e atualiza seu estoque de forma automática.
Como resultado, o time ganha agilidade em suas tarefas, podendo focar em questões mais estratégicas do negócio. Além disso, problemas causados por erros manuais são eliminados, o que resulta em menos custos para a empresa. Outro ganho importante é a possibilidade de armazenar o histórico da operação, permitindo uma visão completa sobre ela ao longo do tempo, ideal para tomar decisões mais seguras.
A estratégia pode ser usada por qualquer empresa. Porém, a automação de processos no varejo é especialmente importante. Um sistema voltado para esse tipo de negócio garante que, além dos benefícios mencionados, a interação no ponto de venda seja mais eficiente, evitando filas, falta de produtos e confusões que resultam na insatisfação do cliente e, consequentemente, problemas em sua competitividade.
Quais são os tipos de automação de vendas?
A automação pode ser feita em diversas etapas do processo de vendas, gerando benefícios em cada uma delas. Confira abaixo as principais para o seu negócio!
Ponto de venda
O primeiro tipo de automação é o do PDV, por um sistema voltado para as atividades realizadas no check out e atendimento de um estabelecimento. Essa solução é ideal para negócios do varejo e de alimentação, como lojas, restaurantes, mercados, padarias e açougues.
O sistema pode apresentar funcionalidades como registro de pedidos em comandas, envio automático para cozinha, bar e caixa. No momento de finalização de um atendimento, o software apresenta a possibilidade de fazer a leitura da comanda e apresentar toda a conta do cliente, agilizando todo o processo de venda.
Gestão de estoque
Outra possibilidade é a automação da gestão de estoque de uma empresa, facilitando o controle de entrada e saída de cada produto, bem como a fiscalização de validades e todo o processo de pedidos e entregas. Uma solução completa permite uma visão completa dessa frente de negócio, reduzindo problemas como perdas ou falta de mercadoria que comprometem o sucesso de um estabelecimento.
Controle financeiro
O sistema de automação de vendas também pode ser focado em processos financeiros, relacionados com todas as movimentações de capital realizadas para adquirir matéria-prima para produção ou produtos para revendas no estabelecimento. As funcionalidades incluem o controle de contas a pagar e a receber e também o recebimento das compras feitas pelos clientes no ponto de venda.
Outra possibilidade, é a automação ser feita no processo de elaboração e envio de relatórios financeiros, como de faturamento e custos mensais — normalmente usados pela gestão para compreender o desempenho do negócio.
Gestão de pessoas
As atividades relacionadas ao cuidado e controle das pessoas envolvidas nos processos de venda também podem ser automatizadas. Pode-se adotar uma solução que permite o cadastro de clientes, parceiros e fornecedores, apresentando o histórico do relacionamento, movimentações realizadas e tipo de parcerias estabelecidas com cada membro da cadeia de vendas.
Gestão de redes
A automação também pode ser focada no gerenciamento de uma rede de negócios, ou seja, nas atividades que envolvem o controle de mais de uma unidade. Normalmente, uma solução com esse objetivo apresenta diversas funcionalidades em todos os processos relacionados à gestão, como ponto de venda, pessoas, estoque e financeiro.
Esses são alguns exemplos de atividades e processos que podem ser feitos por um sistema de automação de vendas. Existem soluções focadas em apenas uma frente ou sistemas mais completos, que auxiliam a gestão de forma mais satisfatória, incluindo todos os itens que citamos acima.
Qual a importância de investir em automação de vendas?
Mesmo após conhecer melhor o que é automação de vendas e como ela atua para otimizar um negócio, ainda podem restar dúvidas se é realmente importante fazer esse investimento. Existem diversos motivos que mostram que a estratégia deve sim ser prioridade para um negócio. Vamos falar mais sobre eles abaixo. Confira!
A principal razão para automatizar suas vendas e gestão é pelos ganhos financeiros que ela gera. A automação elimina erros manuais, aumenta a capacidade de trabalho dos funcionários e fornece dados que reduzem os riscos das decisões. Tudo isso gera valor monetário para o negócio.
Além dos ganhos financeiros, a satisfação dos clientes também é impactada de forma positiva. Quando uma gestão é otimizada, o negócio funciona melhor, sem erros que comprometem a experiência de seu público — como a falta de produto ou demora no check out. Isso é importante para que essas pessoas retornem ao local, gerando mais receitas recorrentes e fidelização.
De forma geral, a gestão também é feita com mais segurança. Uma solução eficiente apresenta dados e insights sobre o negócio que facilitam a tomada de decisão a respeito de compra de produtos, movimentações com parceiros e mudanças em todo o processo de vendas.
Por fim, a adoção de soluções tecnológicas é uma tendência importante no mercado. Cada vez mais, os clientes pedem por ambientes automatizados e práticos, garantindo melhores experiências em seu atendimento. Dessa forma, não investir num sistema de automação de vendas é andar contra essa necessidade e reduzir sua capacidade de atender essa demanda.
Quais empresas podem contratar esse tipo de sistema?
Qualquer empresa pode (e deve) adotar a automação de vendas em seu negócio. Independentemente do tamanho ou segmento de atuação, o processo gera benefícios significativos e garante mais competitividade no mercado.
Um erro comum dos pequenos e médios empresários é acreditar que o investimento em tecnologia, principalmente num sistema de gestão empresarial, é muito alto e não pode ser suportado dentro de seu orçamento. Infere-se que essas soluções são apenas do alcance de grandes corporações.
Entretanto, a realidade é que esse cenário não representa mais o mercado. Com o advento das novas tecnologias e sua popularização, o acesso a sistemas, softwares e outras inovações é basicamente o mesmo para todos os tamanhos de empresas, nos mais diversos segmentos de atuação.
Existem soluções voltadas para atender cada tipo de necessidade e possibilidade de investimento. Por isso, mesmo quando no começo, o quanto mais automatizado, melhor!
O que faz um sistema de automação de vendas?
Como falamos, a automação pode ser aplicada em diferentes frentes da gestão de vendas. Por esse motivo, as funcionalidades de um sistema também mudam de acordo com cada opção.
De forma geral, a solução oferece funções que facilitam a atividade de todos os membros do time, tanto funcionários de frente de caixa, como profissionais da gestão, como gerentes e diretores. Entre elas, estão:
- elaboração de relatórios;
- armazenamento de informações;
- cadastros de clientes, parceiros e fornecedores;
- integração entre áreas (pedidos, cozinha, bar, check out etc.);
- cadastro e controle de produtos;
- gestão de pagamentos e recebíveis;
- demonstrativos financeiros;
- controle de comandas;
- integração com sistemas TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) para pagamentos com cartões;
- apresentação de indicadores de negócio.
Essas são algumas das mais importantes funcionalidades encontradas em um sistema de automação de vendas. Seu uso permite o controle total da operação, feito de forma remota quando a plataforma é disponibilizada na rede e não apenas em formato de licenças para dispositivos.
Quais os benefícios de implantá-lo?
Já mencionamos que um sistema de automação de vendas proporciona diversos benefícios para qualquer negócio, certo? Agora, vamos entender melhor como os principais deles funcionam. Confira!
1. Redução de custos
Com a automação, os erros manuais são reduzidos ou eliminados, entre eles está a marcação de pedidos errados, falta de atualização de controles ou até mesmo digitações equivocadas que comprometem os resultados do negócio.
Dessa forma, há uma redução de custos significativa ao adotar um software, não só pela eliminação desses problemas, mas também pelo retrabalho que não é mais necessário.
2. Melhoria na logística
O controle de estoque é um dos principais desafios dos pequenos e médios varejistas. Ter produtos demais resulta em falta de espaço, desperdícios e capital parado, enquanto a falta de itens pode resultar em frustrações para os clientes e perda de vendas.
Com a ferramenta, esse controle é facilitado, uma vez que ele fornece a atualização das movimentações de forma automática, bem como uma previsão de consumo que indica o momento ideal de realizar novos pedidos.
3. Diminuição de atividades que não agregam valor
Muitas tarefas burocráticas são necessárias para manter o negócio funcionando, porém, não agregam real valor para o cliente. Dessa forma, o ideal é que elas não tomem tanto tempo do time, permitindo que eles foquem em questões mais estratégicas.
A automação serve justamente para eliminar essas responsabilidades, permitindo que os funcionários apenas gerenciem a ferramenta.
4. Controle sobre as atividades financeiras
Um sistema de automação também aumenta o controle dos gestores sobre as movimentações financeiras, fornecendo relatórios detalhados sobre faturamento, balanço e gestão de custo de seus produtos.
Com isso, a avaliação da lucratividade e saúde do negócio é feita com mais precisão.
5. Facilidade na tomada de decisão
Outro benefício é a facilidade na tomada de decisão proporcionada por um sistema de automação de vendas. Com um dashboard intuitivo e personalizável, é mais fácil visualizar todo o processo de vendas e entender quais pontos precisam de melhorias e investimentos do time e podem ajudar no desafio de como aumentar as vendas do negócio.
6. Impulso para as vendas
Entre as decisões que são facilitadas com um software de automação está a percepção para impulsos de vendas, ou seja, mudanças que incentivam o giro de produtos no ponto de venda. Com os dados coletados, é possível identificar possíveis motivos para a perda de clientes ou sua insatisfação.
7. Melhoria no atendimento
Por fim, adotar um sistema de automação de vendas gera melhoria no atendimento aos clientes de um ponto de venda. O processo é feito com mais agilidade e personalização, sem erros que comprometem a satisfação do público.
A escolha dos produtos também pode ser alterada, oferecendo itens mais atrativos para o perfil dos clientes do local. Por exemplo, com base no histórico de vendas, pode-se identificar que uma categoria específica é sempre muito procurada, apresentando alto giro no estabelecimento, dessa forma, uma decisão inteligente seria investir em mais variedades dessa categoria e colocá-la em locais estratégicos no PDV.
Qual é o passo a passo para a implantação?
O processo de implantação desse sistema pode ser realizado em 7 passos. Entenda melhor cada um deles à seguir:
1. Tomar a decisão
O primeiro passo é entender que existe uma oportunidade em automatizar um processo ou operação do negócio. Para isso, é necessário analisar todas as atividades que envolvem seu funcionamento, identificando todos os pontos que podem se beneficiar da mudança.
Uma dica para ter mais eficiência nesse processo é fazer um levantamento sobre o mercado, entendendo de forma geral quais as possibilidades disponíveis. Além disso, consultar os próprios funcionários para entender atividades que consomem muito tempo e poderiam ser feitas de forma automatizada.
2. Entender o que sua loja precisa
Após entender melhor suas demandas, é necessário fazer uma análise mais detalhada de cada uma delas e determinar suas prioridades e principais necessidades. Essa prática ajuda a determinar quais funcionalidades e tipo de sistema seu negócio realmente precisa e direciona sua busca no mercado, agilizando o processo.
3. Avaliar os equipamentos do PDV que você vai precisar
Antes de ir ao mercado buscar uma solução, é necessário avaliar o ponto de venda e entender quais equipamentos específicos devem ser usados para facilitar e otimizar sua operação. Além disso, é importante considerar possíveis legislações e exigências de controle fiscal, que devem ser consideradas em sua escolha.
4. Comparar fornecedores e suas ofertas
Agora que você possui todas as informações sobre suas necessidades, prioridades e exigências, é o momento de ir ao mercado e identificar as melhores ofertas e fornecedores que realmente atendam suas necessidades.
Para isso, vale a pena contar com indicações e a realização de uma pesquisa detalhada de cada opção, garantindo que essas empresas são realmente de confiança e oferecem uma solução de qualidade para o seu negócio. Inclua um levantamento de informações como premiações, número de clientes e reputação geral de cada opção.
Uma dica é buscar um fornecedor que possua um sistema voltado para o seu tipo de negócio e segmento de atuação — por exemplo, se você é varejista, prefira um software focado no varejo. Dessa forma, a solução é criada e pensada para atender suas necessidades.
Além disso, a escolha por um fornecedor do segmento garante que as novas atualizações sejam focadas nos desafios do segmento. O atendimento realizado no suporte também é facilitado, uma vez que os profissionais são especialistas do ramo, capacitados para solucionar os problemas e dúvidas de sua área.
5. Contratar produtos e serviços
Após avaliar todas as opções disponíveis, é indicado selecionar duas ou três empresas para entrar em contato e iniciar um processo de negociação. Nesse momento, é necessário envolver tanto decisores como profissionais técnicos para compreender todo o processo de implementação do projeto.
Feita essa discussão, é possível fazer sua escolha com mais segurança. Uma conversa mais próxima com os fornecedores garante que todos os pontos sejam entendidos e o melhor fornecedor seja identificado.
Uma dica para essa decisão é não se esquecer de itens como treinamentos, custos adicionais e frequência de atualização do sistema. Isso garante que o projeto fique dentro do seu orçamento, seus funcionários sejam capazes de se adaptar facilmente ao novo formato de trabalho e sua ferramenta se mantenha dentro das tendências do mercado.
6. Preparar para implantação
Agora, já com uma parceria estabelecida, é o momento de começar seu projeto. Esse processo deve ser feito à quatro mãos, ou seja, o fornecedor não deve fazer todo o processo sozinho. Isso é importante para que tudo saia conforme o esperado.
O ideal é que seja preparado um cronograma que envolve os momentos de treinamento, instalação do software e equipamentos no ponto de venda, período de adaptação e avaliação do funcionamento, bem como possíveis melhorias e adaptações que garantem o melhor resultado.
7. Usufruir dos benefícios do sistema de automação de vendas
O último passo é aproveitar os benefícios que essa mudança nos processos internos proporciona. Os resultados são claros e percebidos rapidamente, o ambiente interno será mais organizado e produtivo, bem como o atendimento aos clientes, garantindo que seu negócio aumente sua lucratividade, bem como sua competitividade no mercado.
Como escolher a melhor solução?
Como falamos, existem diferentes opções de softwares e sistemas voltados para a automação de vendas de uma empresa. Por isso, é importante se atentar ao processo de escolha de sua solução para garantir eficiência e os resultados esperados com o projeto.
Para isso, é fundamental que as dicas indicadas nos itens 4 e 5 do tópico anterior sejam seguidas. Um estudo detalhado de cada opção é essencial para compreender quais empresas são confiáveis e oferecem soluções de qualidade ao mercado.
Além disso, é importante que a gestão tenha um bom planejamento e mapeamento de sua operação, identificando quais as reais necessidades de automação do negócio e as melhores formas para que elas sejam atendidas. Incluir pessoas experientes e técnicas é uma boa prática nesse momento.
Por fim, é essencial escolher um parceiro especializado no seu segmento de atuação. Essas empresas oferecem sistemas personalizados e criados especialmente para atender as necessidades do seu negócio. Por isso, a aderência os resultados de alta performance são sempre melhores.
Fica evidente que adotar a automação de vendas é uma estratégia fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Especialmente para pequenos e médios negócios, ela ajuda a aumentar sua competitividade e garantir que suas chances de crescimento sejam tão boas quanto das grandes organizações.
Sendo assim, empresários que ainda duvidam do potencial dessa mudança em seus processos, estão perdendo oportunidades em seu negócio, deixando de aproveitar os benefícios que ela proporciona, bem como reduzindo suas chances de sucesso no mercado.
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