Não gosta do sistema de frente de caixa da sua loja? Trocar pode ser mais simples do que você imagina!

Identificando a necessidade de trocar seu programa para caixa de loja

Quando falamos de sistemas, não é sempre que “se acerta de primeira” quando o assunto é escolher entre as várias opções do mercado, um programa para caixa de loja que melhor satisfaça o seu negócio, é necessário ficar atento a agumas questões.

Se este é o seu caso, e infelizmente tem se esbarrado em empecilhos como o carregamento de informações, alimentação de um novo banco de dados e importação dos registros, saiba que existe a solução.

O primeiro passo é buscar por programas para caixa de loja que sejam compatíveis com seu banco de dados, pois isso facilitará o momento da importação das informações para o novo sistema.

Dessa forma, o processo se tornará mais simples e será possível mitigar ou até mesmo eliminar a quantidade de horas que seriam gastas carregando as informações no novo sistema.

Motivos para trocar o seu programa para caixa de loja

O que à primeira vista parecia ser uma boa opção de sistema PDV ou até mesmo a melhor alternativa de baixo custo, pode virar um verdadeiro pesadelo quando o programa se torna obsoleto e os seus recursos se mostram insuficientes para atender as necessidades da loja.

Um bom sistema é desenvolvido por empresas especialistas em softwares para solução de problemas e melhoramento de processos, mas que sempre se preocupam em manter seus softwares atualizados para disponibilizar os melhores recursos que um sistema possa ter no mercado.

O casamento da tecnologia com a inovação possibilita o desenvolvimento de programas para caixa de loja que atenda as necessidades das empresas clientes e dos clientes da loja também, afinal a parte mais interessada do programa é justamente seu usuário final.

Como são muitas as razões que podem caracterizar a necessidade da substituição de um programa por outro, segue abaixo alguns motivos:

• Dificuldades para conseguir atendimento do suporte técnico do sistema: vários minutos na linha telefônica ouvindo “musiquinha” ou prazos longos para agendamento de atendimento ou soluções de problemas também desestimulam as empresas a permanecer com o sistema;

• Sistema muito obsoleto ou com poucas atualizações: se o sistema não acompanha a inovação, em breve apareceram programas substitutos, mais eficientes e no mesmo valor;

• Sistema que disponibiliza menos recursos do que o necessário para operacionalização da loja: a ineficiência de um programa é um dos motivos mais sérios que levam as empresas a trocar de sistema. Justamente por não atender as particularidades da loja, isso configura a necessidade da troca de um sistema por outro;

• Sistema que “burocratiza” os processos das atividades: as inúmeras janelas abertas necessárias para executar apenas uma ação compromete a capacidade de processamento da máquina, e muitas vezes impossibilita o andamento de outra atividade em simultâneo;

• Incompatibilidade com a nova máquina ou sistema operacional: por vezes é possível que ao efetuar a troca de sistema operacional ou de computador (hardware) também é possível que haja incompatibilidade dessas novas plataformas com o antigo sistema causando a mudança de programa para caixa de loja;

• Falhas constantes de carregamento das informações: as janelas que carregam mensagens de erro, bloqueio ou necessidade de reinicialização do computador por travamento incomodam qualquer um, principalmente nos momentos em que a atividade demanda maior tempo de execução;

• Alto custo para manutenção, atualização e treinamentos: os altos custos para manter o programa e seus módulos também é um fator importante levado em conta quando se pensa em mudar de sistema.

“Preparando o terreno” para operar o novo programa

Após se certificar de que detém dos recursos necessários quanto à conexão, segurança, maquinário e pessoal qualificado para operar o sistema, é chegado o momento de preparar o backup das informações do antigo sistema e reservar em um HD externo o arquivo de importação do banco de dados para carregar o novo programa para caixa de loja.

Os lojistas sabem que isso pode levar certo tempo e exigir alguns gastos, mas é importante que eles se atentem a segurança deste processo, avaliem os riscos e tomem cuidado com imprevistos.

As atividades da loja não podem parar, e mesmo que seja necessária muita paciência, toda essa etapa pode ser mais prazerosa com a chegada do novo se o lojista puder contar com os serviços de uma empresa responsável e competente.

Ao contratar uma empresa dessa área, é necessário tomar cuidado, procure uma consultoria que passe segurança e seja confiável, que ofereça todo suporte adequado, tenha experiência em conversão de banco de dados, disponha de um representante do sistema para uma visita técnica se necessário, entre outras medidas.

Como evitar problemas no momento da troca de um programa para outro

Os problemas e imprevistos são riscos inerentes a qualquer processo, mas é possível evitá-los e diminuir o número de ocorrências.

Como o sistema PDV para loja é um aliado indispensável para as empresas que realizam venda em estabelecimento físico, se torna verdadeiramente considerável a importância do suporte deste software.

Ter uma equipe responsável por implementar o programa e treinar seus funcionários pode ser fundamental neste momento de transição, e realizar o processo de migração dos dados de forma bem-sucedida exige experiência e responsabilidade.

Ao escolher o novo sistema, com ele se elege um novo fornecedor e sua equipe de suporte técnico. Se esta equipe é competente, ela te ajuda a definir melhor o que pode ser migrado e o que deve ser cadastrado novamente, dessa forma é possível prever ao menos quanto tempo será gasto no carregamento das informações.

Monitorar os progressos dos treinamentos e seus resultados permite ao lojista perceber os benefícios da mudança de sistema no curto prazo.

O retorno sobre o investimento pode demorar, mas com as execuções de atividades mais rápidas e o uso de melhores recursos para registros das vendas com certeza surtirá efeitos positivos.

As vantagens da substituição do programa para caixa de loja

Uma das maiores vantagens da troca de um sistema é a diminuição dos custos e aumento da segurança dos dados. Quanto menor é a chance de retrabalho e menor é o tempo gasto com a execução de uma atividade, melhor é o aproveitamento do sistema e menor é o custo. Ainda que seja mais perceptível no longo prazo, a substituição do programa para caixa de loja pode permitir a redução dos custos de forma segura protegendo todas as informações da empresa.

O que levar em consideração na escolha de um novo programa

A insatisfação com o velho e as expectativas com o novo configuram a balança que tende para a substituição do programa para caixa de loja. Mas cada uma das vantagens dessa mudança é analisada para se avaliar o custo-benefício da adoção de um novo sistema.

São dezenas de coisas que devem ser levadas em conta quando se pretende optar por outro software de caixa. No entanto, algumas delas são triviais para se evitar que seja necessária outra troca em um período muito curto. São elas:

• Suporte: antes de adquirir outro serviço ou produto, pesquise pelo fornecedor e pelo sistema em sites de reclamações para conhecer a pontuação da empresa. De repente, procurar saber se também existe a opção de período de teste do programa pode ser uma alternativa para conhecer melhor o software e a empresa;

• Atendimento: muito semelhante ao item anterior, o atendimento é o ponto que avalia o tempo de espera e a qualidade. Não adianta ser rápido se não solucionar, e não adianta resolver se não for em tempo oportuno. O ideal é que o atendimento leve o tempo suficiente e seja assertivo. Outro item interessante é procurar saber se no site do fornecedor existe um acesso particular para o cliente, onde ele também possa acompanhar seus pedidos a partir de ID ou números de protocolo contendo o status do andamento. 

• Funcionalidades: avalie se os recursos disponíveis são realmente necessários e se há opção de adquirir o programa e seus módulos separadamente de modo a customizar as aplicações que serão utilizadas pela empresa. Desse modo é possível economizar dinheiro e processamento;

• Exigências de sistema operacional e hardware: pesquise por sistemas que sejam compatíveis aos demais recursos que a loja já possui para que a troca e adaptação de tudo só ocorram se houver necessidade. Economizar e gastar somente o suficiente são sinônimos;

• Qualidade, experiência e credibilidade da empresa e do programa: procure as referências da empresa e avalie as opiniões de outros usuários do sistema, afinal o lojista estará se tornando um cliente;

• Custo de manutenção: tenha ciência dos custos com a licença do software, o valor das mensalidades, o valor da hora do suporte técnico, entre outros custos para se estimar os gastos de manter o programa em funcionamento.

Quais funcionalidades não podem faltar em um sistema de frente de caixa

Controle financeiro: No novo sistema, as informações financeiras da empresa ficarão organizadas e serão facilmente compreendidas? O preenchimento e a consulta dos dados é simples e ágil?

É sempre muito importante que os gestores da empresa tenham acesso às despesas, receitas, pagamentos e recebimentos de maneira prática e eficiente. 

Controle de estoque: Uma interface amigável e prática de controle de estoque é essencial para um sistema de caixa para loja. Afinal, manter um controle eficiente de estoque nem sempre é uma tarefa fácil, sendo muito importante contar com um sistema que auxilie nessa tarefa.

Lojas que não controlam adequadamente o seu estoque costumam enfrentar problemas sérios relacionados a saúde dos negócios, como por exemplo a redução do capital de giro e a perda de vendas devido a falta de itens importantes em estoque.

Além disso, com uma boa gestão de estoques, o lojista sabe exatamente o que comprar e quando deve comprar evitando a formação de estoques de produtos que possuem baixa saída e rotatividade.

Consultas e relatórios: Toda empresa, independente do seu tamanho produz informações diariamente, são muitos os dados gerados e que se armazenados de forma estruturada servem de parâmetro para auxiliar os gestores nas tomadas de decisão.

Nesse sentido, na hora de escolher um novo sistema de caixa para a sua loja, é preciso levar em consideração as consultas e relatórios que o sistema é capaz de gerar, assim como também o nível de detalhamento e a qualidade das informações apresentadas.

Sendo assim, antes de tomar uma decisão, não deixe de entrar em contato com a RCKY, conhecer nossos produtos e serviços, solicitar uma cotação e assistir uma demonstração das funcionalidades do nosso sistema de caixa.

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