Você sabia que a gestão de estoque pode ser uma estratégia de diferenciação da sua empresa perante os concorrentes? Isso porque a gestão do estoque está diretamente ligada a dois dos principais pilares do seu negócio: o bom atendimento ao cliente e a lucratividade. Por isso, os empreendedores inteligentes enxergam o estoque não como um problema, e sim como uma solução para otimizar o negócio e deixá-lo mais atrativo.
Uma breve análise do estoque possibilita fazer um diagnóstico do momento atual de qualquer empresa. Se ele tem um alto giro, é bem controlado e organizado, significa que a empresa está com uma boa saúde financeira. Por outro lado, se ele está estagnado e descontrolado, isso quer dizer que alguém está perdendo dinheiro.
Ficou curioso em relação à gestão de estoque? Vamos explicar agora tudo o que você precisa saber sobre esse assunto. Vamos lá!
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<h2>O que é gestão de estoque?</h2>
A gestão de estoque pode ser entendida como um ciclo que compreende desde a escolha pelo tipo de estoque que será utilizado pela empresa até a decisão sobre como será feito o controle de entrada e saída dos itens periodicamente.
O controle ou a gestão de estoques envolve o registro, a fiscalização e o monitoramento de entradas e saídas. Todo estoque tem como objetivo gerar uma reserva de produtos, seja para atender à demanda de consumidores, seja para manter a produção funcionando de forma contínua e sem interrupções, ou até mesmo para garantir preços melhores.
Devido a esses diversos objetivos, existem diferentes tipos de estoques: de matérias primas, de produtos em andamento, de produtos acabados e de produtos para venda, como é o caso de lanchonetes, padarias, perfumarias, lojas de roupas e sapatos. Em qualquer segmento, é necessário ter um controle eficiente dos estoques.
Com isso, podemos concluir que um estoque bem gerido é aquele que garante a disponibilidade de produtos de acordo com a demanda, sem excessos nem falta. Mas prever essa demanda é um desafio para qualquer negócio. Vamos descrever agora a importância em se fazer a gestão de estoque. Continue a leitura!
<h2>Por que a gestão de estoque é importante?</h2>
É por meio da gestão de estoque que o dono do negócio tem acesso aos dados para a tomada de decisão em diversas áreas da empresa, como o setor de compras, o de marketing e o financeiro. Para o empresário, o estoque é visto como dinheiro, tanto pelo lado positivo (quando se tem um alto giro), quanto pelo lado negativo (quando o estoque está estagnado).
Por isso, é preciso considerar o ciclo do estoque, que começa com o planejamento da compra de um produto e só termina na venda dele. Durante esse ciclo, o dinheiro investido ficará parado e você pode precisar de fluxo de caixa para dar continuidade às atividades da empresa. Assim, fazer a previsão da demanda e comprar as quantidades necessárias sem excessos é fundamental.
Outro controle necessário para uma gestão eficiente de estoques é a gestão de informações, que é feita por meio da mensuração de indicadores. Afinal, como diz o jargão: tudo o que é medido pode ser controlado e tudo o que é controlado pode ser gerido. Um desses indicadores é o <a href=”http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/previsao-e-giro-de-estoque-sao-dois-fatores-decisivos,5e9c438af1c92410VgnVCM100000b272010aRCRD”>giro do estoque</a>, que é a quantidade vendida em determinado período do estoque da empresa, sendo que mais giros representam mais receita.
Ter conhecimento desse e de outros indicadores tem impacto no <a href=”http://blog.rcky.com.br/como-fazer-um-planejamento-financeiro-empresarial-descubra-aqui/”>planejamento financeiro empresarial</a> e é essencial para otimizar investimentos, prever o volume de vendas e de compras, além de fornecer informações sobre os itens que estão sendo mais ou menos procurados pelo consumidor.
Outra vantagem em se controlar o estoque é que é uma maneira de evitar furtos, fraudes e perdas. Esses acontecimentos são muito comuns, mas, com o controle correto, isso se torna fácil de ser minimizado.
Sobretudo, a gestão eficiente de estoques é importante para assegurar a disponibilidade dos produtos na quantidade certa. Isso garante que o seu dinheiro não esteja sendo mal investido, com a compra de produtos com pouco giro, por exemplo. Além disso, ter os produtos procurados pelo cliente para pronta entrega é a garantia de que ele sairá satisfeito do seu estabelecimento e de que não precisará procurar a concorrência.
Não tenha dúvida: a melhor forma de sair na frente é fazendo com que o consumidor encontre tudo aquilo que procurava, estratégia adotada por muitas empresas de sucesso. Ademais, a gestão do estoque é o que garante a continuidade das operações. Em empresas de produção, por exemplo, a falta de uma pequena peça, como um parafuso, é suficiente para parar toda a produção.
Desse modo, a gestão de estoque serve para manter o negócio saudável e, por esse motivo, deve receber atenção redobrada, independentemente do segmento. Mas, na prática, como fazer essa gestão de estoque? É o que vamos explicar no próximo item. Continue a leitura!
<h2>Como fazer gestão de estoque?</h2>
O primeiro passo para fazer a gestão do estoque é avaliar o espaço que você tem disponível em seu estabelecimento. Se o espaço for muito reduzido, talvez seja necessário negociar com o fornecedor formas de estocagem e entregas que funcionem de acordo com a regra <a href=”https://www.significados.com.br/just-in-time/” target=”_blank” rel=”noopener noreferrer”>“just in time”</a>.
Isso quer dizer que os produtos serão entregues justamente quando forem necessários e serão utilizados imediatamente, ou, no caso de compra e venda, serão comprados para vendas em curto prazo. Essa é uma estratégia japonesa de trabalhar com o estoque mínimo para evitar desperdício de espaço, dinheiro, energia, entre outros recursos.
Os elementos mais importantes que devem ser levados em conta na gestão do estoque são:
<ul>
<li>registro;</li>
<li>categorização;</li>
<li>peculiaridades e sazonalidade;</li>
<li>organização; e</li>
<li>relacionamento com os fornecedores.</li>
</ul>
É o que vamos detalhar a seguir.
<h3>Registro</h3>
Para manter o controle do estoque, torna-se necessário fazer o registro de todos os itens. Esses registros demandam muito tempo e atenção. Em muitos casos, isso ainda é feito com papel e caneta, ou com planilhas eletrônicas. Porém, o essencial é adotar ferramentas tecnológicas para manter esses registros atualizados de forma automática.
Essa fase funciona como um cadastramento dos produtos, como se cada mercadoria tivesse uma identidade única. Isso facilita o inventário e a localização dos produtos no estoque. Feito isso, os itens devem ser categorizados.
<h3>Categorização</h3>
Para fazer a categorização, os itens devem ser primeiramente organizados. Existem várias formas de fazer isso, e a escolha vai depender da forma que for mais eficiente para o seu negócio. O essencial é criar critérios de endereçamento e organizar os produtos de acordo com eles. Esses critérios podem ser:
<ul>
<li>a rotatividade de cada item (facilitar o acesso a itens que saem constantemente);</li>
<li>o fluxo de movimentação do estoque;</li>
<li>produtos sem movimentação;</li>
<li>valor agregado do produto;</li>
<li>marcas;</li>
<li>cores;</li>
<li>tamanhos;</li>
<li>peculiaridades no armazenamento (temperatura, umidade);</li>
<li>sazonalidade.</li>
</ul>
Uma forma de categorizar o estoque utilizada por muitas empresas é classificando os itens de acordo com a <a href=”https://endeavor.org.br/curva-abc-gestao-estoque/”>curva ABC</a>. Os produtos A são itens de maior importância, valor ou quantidade, e são aqueles itens que têm um alto giro devido à alta demanda. Normalmente, chegam a representar 80% das vendas.
Os produtos B são aqueles que têm uma saída constante, mas que não representam a maior parte da receita. Com uma importância intermediária, representam cerca de 15% das vendas. Por sua vez, os produtos C são os de menor importância, com baixo valor de demanda, ou seja, são vendidos raramente. Em média, são responsáveis por 5% das vendas.
Para saber qual a porcentagem que cada produto representa na sua receita, basta multiplicar a quantidade vendida pelo valor unitário. Feito isso, ficará fácil entender quais são os produtos A, B ou C, e quanto deve ser investido em cada classe. Mas não se esqueça de que, para saber quanto se deve comprar de cada tipo de produto, é sempre recomendado fazer a <a href=”http://blog.sebrae-sc.com.br/previsao-de-demanda/”>previsão da demanda</a> de cada um deles, considerando suas peculiaridades.
<h3>Peculiaridades e sazonalidade</h3>
Existem algumas características de certos produtos que devem receber uma atenção especial na estocagem. Produtos perecíveis, por exemplo, precisam ser armazenados da forma correta para evitar perdas. Nesse caso, é recomendado seguir a <a href=”http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/o-que-e-fifo-ou-peps/43673/”>regra do FIFO</a> (First In, First Out) — ou, em português, PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai). O controle eficiente desse tipo de produto vai direcionar promoções e estratégias de vendas antes do vencimento, de forma a não perder dinheiro.
É relevante também ter em mente que a demanda por certos produtos não é fixa durante o ano inteiro — é a chamada sazonalidade. Então, se a sua loja tem uma receita expressiva com a venda de produtos sazonais, a previsão da demanda deve contemplar essas diferenças para que, em períodos de queda de vendas, você esteja pronto para adotar outras estratégias.
No entanto, para <a href=”http://blog.rcky.com.br/como-aumentar-as-vendas-da-sua-empresa-temos-as-respostas/”>aumentar as vendas</a>, você deverá estar preparado para o período de alta demanda e, para isso, o estoque deverá estar abastecido.
<h3>Organização</h3>
Para manter a organização do estoque, a dica é seguir a <a href=”https://www.citisystems.com.br/programa-5s-empresas-conceito-implantacao-auditoria/”>metodologia japonesa “5S”</a>. A proposta dessa ferramenta é reduzir o desperdício de recursos e de espaço de forma a aumentar a eficiência operacional. O “5S” se refere aos sensos de:
<ul>
<li>utilização;</li>
<li>limpeza;</li>
<li>organização;</li>
<li>padronização;</li>
<li>disciplina.</li>
</ul>
Assim, deve estar no estoque apenas aquilo que realmente precisa estar ali. As demais coisas devem ser retiradas, pois estão ocupando espaço e atrapalhando o fluxo (senso de utilização).
Além disso, o ambiente deve ser mantido sempre limpo, para evitar atrair insetos e roedores, e organizado — cada item deve estar em seu devido lugar. Essa organização deve ser padronizada para que qualquer pessoa consiga encontrar os itens procurados (senso de limpeza, organização e padronização).
Por fim, a disciplina faz com que todos os outros sensos sejam aplicados continuamente. A elaboração de fluxogramas e mapas pode ser útil nessas tarefas.
<h3>Fornecedores</h3>
A escolha dos fornecedores também tem impacto direto sobre a gestão do estoque. Tendo isso em vista, desenvolver um <a href=”https://endeavor.org.br/relacionamento-fornecedores/” target=”_blank” rel=”noopener noreferrer”>relacionamento de confiança</a> com seus fornecedores pode ser a chave para ser bem-sucedido no seu negócio. Com um relacionamento mais próximo, você poderá negociar prazos, formas de pagamentos, periodicidade das entregas e garantir que o fornecedor estará sempre disposto a atendê-lo.
O fornecedor deve ser visto como um parceiro estratégico para o seu negócio. A confiança nele faz com que não seja preciso comprar produtos além do necessário e em grandes quantidades, já que ele poderá fornecer em tempo hábil aquilo de que você precisa.
Controlar o estoque não parece ser uma tarefa fácil, não é mesmo? Por isso, a tendência é automatizar a gestão dos estoques. Vamos falar agora sobre isso.
<h2>Quais as vantagens em se automatizar a gestão do estoque?</h2>
Achar que o uso de um software para controlar o estoque é só para as grandes organizações é um pensamento ultrapassado. Pequenas e médias empresas já têm percebido a diferença que um estoque automatizado faz para o negócio e, por isso, estão implantando cada vez mais essas ferramentas. Se você busca ter um controle preciso dos indicadores de sua empresa para tomar decisões estratégicas, portanto, precisa adotar a automatização do estoque.
Assim, você poderá saber o valor do seu estoque pelo preço de compra ou venda, e identificar quais são os produtos que estão amarrando seu capital e quais mercadorias têm um maior giro. Com essa definição, fica mais fácil decidir em quais itens investir ou descontinuar o investimento. Isso sem falar na geração de relatórios integrados, o que vai economizar o seu tempo.
Inclusive, assim que um produto sai do estoque, ele é automaticamente baixado, o que proporciona um panorama exato do que está ou não disponível, mostrando o que deve ser reabastecido.
Ao utilizar softwares de gestão em seu negócio, você ainda poderá dar adeus às tarefas manuais de registro e inventário que tomam tanto tempo. No caso de empresas que têm outras filiais, essa automatização passa a ser ainda mais essencial. Com a utilização do software, os sistemas que têm impacto sobre os estoques funcionarão de forma integrada. Isso significa que você terá as informações das quais precisa em um só lugar.
Como você pode notar, ter um <a href=”http://blog.rcky.com.br/tire-sua-duvida-vale-confiar-em-um-sistema-de-gestao-empresarial/” target=”_blank” rel=”noopener noreferrer”>sistema de gestão</a> de estoques representa economia de tempo e otimização da sua rotina, além de facilitar a tomada de decisão por oferecer acesso em tempo real à situação da empresa. Com esse controle automático e em tempo real dos estoques, é possível evitar o comprometimento do capital de giro e manter sua empresa saudável financeiramente e bem vista perante os clientes.
Está curioso para saber o que fazer para automatizar a gestão do estoque? Vamos abordar esse assunto agora!
<h2>O que fazer para automatizar a gestão de estoque?</h2>
Cada vez mais empresas de todos os portes estão buscando formas de automatizar o estoque. Para fazer isso, o primeiro passo é investir em um software de gestão que seja adequado ao seu tipo de negócio.
Em seguida, é preciso definir quais são os processos envolvidos na gestão do estoque e mapeá-los. Nessa tarefa, você deverá identificar falhas no processo e oportunidades de melhoria. Com as falhas identificadas, é importante implantar ações para a correção desses desvios e acrescentar as melhorias encontradas.
Os resultados devem ser avaliados e, se estiverem de acordo com o esperado, o processo deve ser padronizado para, então, ser automatizado. Ou seja, para automatizar o controle do estoque, é necessário mapear e melhorar os processos, já que serão padronizados. Após essas tarefas, os funcionários que terão acesso ao sistema deverão ser treinados para o melhor aproveitamento dele.
Agora, chegamos ao momento de apresentar algumas ferramentas utilizadas para automatizar a gestão do estoque.
<h2>Quais são as ferramentas para automatizar gestão de estoque?</h2>
Por muito tempo, o controle dos estoques era feito de forma manual ou por meio de planilhas eletrônicas. Em muitas empresas, essa rotina ainda é uma realidade. Entretanto, empreendimentos que buscam o crescimento constante e acompanham as tendências e melhorias proporcionadas pela tecnologia estão aproveitando as ferramentas para automatizar o estoque.
A seguir, vamos falar sobre três das ferramentas mais utilizadas para automatizar o estoque e explicar cada uma delas. São elas:
<h3>ERP</h3>
O Enterprise Resource Planning (ou Sistema de Gestão Empresarial) é uma ferramenta muito utilizada em empresas de variados tipos e segmentos, por ser capaz de controlar todas as informações do negócio de forma integrada, dando suporte para a tomada de decisão.
Desse modo, o ERP integra as informações de diferentes setores e emite relatórios que auxiliam no processo decisório.
A automatização do gerenciamento de estoque por meio de um sistema como esse confere mais agilidade e eficiência aos processos operacionais e administrativos. Isso porque o ERP proporciona ao gestor informações contínuas sobre o fluxo de movimentação das mercadorias, o histórico de vendas, os prazos de entrega dos fornecedores e os períodos de sazonalidade.
Com um banco de dados centralizado, as informações podem ser cruzadas para a criação de indicadores, o que torna possível prever a demanda e manter o estoque em equilíbrio. Com o auxílio desse sistema gerencial, portanto, o negócio reduz as perdas, desvios e desperdícios de produtos. Além disso, fazer o inventário — que era uma tarefa muito maçante — se torna algo simples.
O ERP também torna possível fazer uma análise individual de cada item do estoque e avaliar seu impacto na receita, possibilitando comparar o lucro gerado por diferentes categorias de itens. A verificação do impacto dos produtos sobre a receita gera subsídios para campanhas promocionais e de marketing, o que impacta as vendas. Inclusive, o sistema ERP já considera os valores de impostos, que é algo que causa muita dor de cabeça aos empreendedores.
<h3>SRM</h3>
O SRM (Supplier Relationship Management) ou Gestão de Relacionamento com Fornecedores é uma ferramenta estratégica para otimizar o relacionamento com os fornecedores. Como vimos, esse relacionamento deve ser visto como uma parceria estratégica. Isso é fundamental para manter os controles dos estoques sempre em dia, já que qualquer empresa depende das entregas dos fornecedores.
O principal objetivo do SRM é <a href=”http://blog.rcky.com.br/conheca-7-maneiras-de-reduzir-os-custos-na-sua-empresa/” target=”_blank” rel=”noopener noreferrer”>reduzir custos</a> na cadeia logística por meio da otimização dos processos de compra. O SRM também é uma das mais importantes ferramentas de controle de estoque. Ele envolve recursos tecnológicos e práticas de gestão integradas ao fluxo de informações da cadeia de suprimentos, simplificando e tornando mais eficaz os processos entre a empresa e o fornecedor.
<h3>Código de barras</h3>
O código de barras também é uma ferramenta muito importante para controlar o estoque de forma automatizada. É uma representação numérica e alfanumérica aparentemente simples, mas que carrega muitas informações sobre o produto. A decodificação é feita por meio de leitores de códigos de barras. Esses dispositivos capturam, decodificam e transferem os dados para um computador, para que sejam analisados por um software.
Ele foi criado para agilizar o processo de verificação de entrada e saída de produtos. Atualmente, ajuda a automatizar e padronizar processos para um melhor controle logístico. A utilização desses códigos reduz as chances de erros a praticamente zero.
Como você pode ver, essas três ferramentas mostram que a tecnologia tem sido empregada para agilizar processos e minimizar erros na gestão de estoque. Isso gera um aumento da produtividade e redução de custos.
Por isso, muitas soluções voltadas para pequenos e médios negócios têm sido criadas, se aproximando mais da realidade de muitas empresas. Ainda assim, deve-se ter cuidado com algumas delas, que oferecem uma opção gratuita, mas muito limitada. Isso faz com que, em longo prazo, o empreendedor seja levado a aceitar o pacote pago, devido ao crescimento do negócio.
Assim, é importante estar sempre atento ao que as empresas oferecem, buscando empresas de confiança e com tradição no mercado, para que você possa investir naquilo que melhor atende ao seu objetivo empresarial e que esteja adequado ao seu segmento e porte.
Agora que você já aprendeu tudo sobre gestão de estoque e a importância de se automatizar essa tarefa, não perca mais tempo! Comece agora mesmo a colocar em prática as dicas do nosso texto e use a gestão do seu estoque como uma forma de sair na frente dos concorrentes.
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