XML da nota fiscal: Saiba o que é e pra que serve

Você sabe o que é, qual a importância e como gerar o XML da nota fiscal? Se você possui algum tipo de dúvida sobre o assunto, continue conosco e acompanhe nosso artigo até o final.

Neste conteúdo, a RCKY vai esclarecer de forma simples e objetiva, tudo o que você precisa saber sobre os XMLs. Vale a pena conferir!

O que é XML da nota fiscal?

XML é uma linguagem de computação que foi projetada para armazenar e transportar dados de forma estruturada e legível.

No contexto das notas fiscais, o XML é um arquivo que contém todas as informações relacionadas a uma transação comercial registrada na nota fiscal eletrônica.

Sendo assim, esse arquivo contém dados como informações do emitente (empresa que emitiu a nota fiscal), do destinatário (cliente), dos produtos ou serviços vendidos, valores, impostos, data e hora da emissão, entre outros detalhes relevantes para a transação comercial.

O XML da nota fiscal é utilizado principalmente para cumprir obrigações fiscais, permitindo que os órgãos fiscais realizem a verificação e a validação das transações comerciais.

Como conseguir um XML de nota fiscal?

Para obter o XML de uma nota fiscal, você tem algumas opções, dentre as quais, podemos destacar:

• Através de portais governamentais: Aqui no Brasil, é possível baixar o XML de uma NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) através do Portal da NFe.
• Integração com sistemas de automação: Se você utiliza um sistema de gestão empresarial (ERP), pode ser possível configurar integrações para que os XMLs das notas fiscais sejam automaticamente baixados e armazenados no seu computador.
• Fornecedores de serviços: Existem empresas que oferecem soluções para acesso e gerenciamento de XMLs de notas fiscais, o que pode ser útil se você precisar lidar com grandes volumes de documentos.

Como fazer o download do XML da nota fiscal por meio do Portal da NFe

Para fazer o download do XML da nota fiscal de forma gratuita, por meio do Portal da NFe na internet, siga às orientações do passo a passo abaixo:

1. Acesse o Portal Nacional da NFe;
2. Selecione a opção “Consultar NFe”;
3. Insira a chave de acesso da nota fiscal desejada (44 dígitos);
4. Complete o captcha e clique em “Continuar”;
5. Após carregar as informações, clique em “download do documento” e insira o Certificado Digital e faça o download do XML.

Como usar XML de nota fiscal?

O XML da nota fiscal é utilizado principalmente para cumprir obrigações fiscais e para manter registros eletrônicos de transações comerciais. Aqui estão algumas maneiras comuns de usar o XML de uma nota fiscal:

Arquivamento e organização: O XML da nota fiscal pode ser arquivado e organizado como parte da documentação fiscal da sua empresa. Manter registros eletrônicos das notas fiscais é importante para a conformidade fiscal.

Integração com sistemas de gestão empresarial: O XML da nota fiscal pode ser importado para sistemas de gestão empresarial (ERPs) para atualizar automaticamente os registros financeiros e de estoque da sua empresa.

Validação e verificação: Os XMLs das notas fiscais podem ser utilizados para validar e verificar a autenticidade das transações comerciais.

Os órgãos fiscais podem usar esses arquivos para verificar se as transações foram devidamente registradas e se os impostos foram calculados e pagos corretamente.

Emissão de documentos complementares: Em algumas situações, você pode precisar emitir documentos complementares, como cartas de correção, cancelamentos ou notas fiscais complementares.

O XML da nota fiscal original pode ser usado como base para a emissão desses documentos, garantindo consistência e precisão nos registros.

Recuperação de informações: O XML da nota fiscal pode ser usado para recuperar informações específicas sobre uma transação comercial, como detalhes dos produtos ou serviços vendidos, valores, impostos e informações do emitente e do destinatário.

Diferenças entre XML, NF-e e DANFE

Vamos esclarecer as diferenças entre XML, NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica):

XML:

• O XML é uma linguagem utilizada para estruturar dados de forma hierárquica e legível por humanos e máquinas.
• O XML da NF-e é o documento digital que contém todas as informações da nota fiscal eletrônica e é utilizado para armazenamento, transmissão e validação das transações comerciais.

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica):

• A NF-e é um documento fiscal eletrônico que substitui a nota fiscal em papel e é emitido e armazenado de forma digital.
• A NF-e é composta pelo XML da nota fiscal, que contém todas as informações da transação comercial, e por uma representação gráfica simplificada, conhecida como DANFE.
• A NF-e é emitida e autorizada pelo Fisco antes ou no momento da realização da transação comercial e tem validade jurídica para comprovar operações de venda de produtos ou serviços.

DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica):

• O DANFE é uma representação gráfica simplificada da NF-e, utilizada para acompanhar o transporte das mercadorias ou serviços.
• O DANFE contém informações resumidas da NF-e, como dados do emitente e do destinatário, descrição dos produtos ou serviços, valores totais da transação e chave de acesso para consulta da NF-e completa.

Como gerar o XML da nota fiscal?

Para gerar o XML da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), você precisará seguir algumas etapas específicas. Confira o passo a passo abaixo:

1. Credenciamento na Secretaria da Fazenda do seu estado:

• Antes de começar a emitir NF-e, é necessário se credenciar junto ao órgão responsável pela administração tributária do estado onde sua empresa está registrada.

2. Utilizar um software emissor de NF-e:

• Você precisará de um software emissor de NF-e para gerar o XML da nota fiscal eletrônica, como por exemplo, o software de gestão comercial da RCKY.

3. Preencher os dados da NF-e:

• No software emissor de NF-e, preencha os dados da nota fiscal eletrônica, incluindo informações como dados do emitente (sua empresa), dados do destinatário (cliente), descrição dos produtos, entre outros detalhes relevantes para a transação comercial.

4. Emitir a NF-e:

• Após preencher todos os dados necessários, emita a NF-e utilizando o software emissor. O software irá gerar automaticamente o XML da NF-e com base nas informações fornecidas e irá assinar digitalmente o arquivo com o certificado digital da sua empresa.

5. Armazenar o XML da NF-e:

• Após a emissão da NF-e, é importante armazenar o XML da nota fiscal eletrônica de forma segura e acessível.

O XML é o documento fiscal oficial e deve ser mantido em arquivo digital por no mínimo 5 anos.

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